Con la presentazione del ‘Patto etico per la ripartenza’ il Club degli Eventi lancia l'Event Pride per ribadire l'orgoglio della professione e il coraggio di avanzare proposte concrete sul tema delle gare

01 luglio 2021: un giorno importante per il Club degli Eventi e della Live Communication perché oggi è stata lanciata la prima campagna promossa dal Club, ‘Un patto etico per la ripartenza’.

Per l’occasione, presso il Mini Studio di Piano B in Piazzale Lodi a Milano si è tenuto uno ‘Zoom Event’, con anche diretta Facebook, moderato da Salvatore Sagone, presidente ADC Group, in cui sono intervenuti i soci del Club per affrontare i sei punti chiave che sono stati riproposti anche nei sei soggetti ideati per la nuova campagna.  Oltre 200 i professionisti del settore collegati.

“La pandemia ha penalizzato la event industry molto più di tanti altri settori, provocando effetti devastanti. Il suo impatto sul mondo della live communication, a più di un anno di distanza dall'inizio dell'emergenza sanitaria, è ancora evidente, pesante e tangibile. Non possiamo prescindere da dati davvero sconfortanti prima di spiegare come nasce la campagna del Club - spiega Sagone -. Secondo il recente studio Astra Ricerche per il Club degli Eventi (Aprile 2021) nel 2020 la perdita media di fatturato nel settore eventi è stata del 70% con punte dell’85%. E anche per il 2021 (la perdita media si attesterà, secondo le proiezioni, intorno al -64% rispetto al 2019, con un pesante impatto anche sull’occupazione (-25% di addetti al settore). Insomma, Il valore del mercato pre-covid - che  parlava di un giro d’affari della event industry  di 65,5 miliardi di euro, con un impatto diretto sul PIL di 36,2 miliardi

15,5 miliardi di entrate tributarie, e con 570 mila addetti (fonte: stima su dati Oxford Economics e Astra Ricerche/ADC Group) – è stato in gran parte distrutto dalla pandemia, come ben raccontato dalla recente campagna di #Italialive, l’iniziativa che riunisce 14 tra le più importanti associazioni del settore, promossa proprio dal Club degli Eventi”.

L’idea di un nuovo patto è nata in seno al Bea 2019, ed è stata lanciata da Marco Iannarelli, presidente Next Group. Si è poi tradotta nella formulazione di un ‘patto etico’, ovvero una serie di ‘raccomandazioni’ che i soci del Club hanno deciso di proporre alle aziende per ripensare il rapporto tra domanda e offerta”.

Lo spiega bene Iannarelli: “Il ruolo delle agenzie si sta evolvendo di anno in anno, ormai mettiamo nel piatto creatività e idee che non vengono condivise solo nel momento dell’evento, si tratta di un affiancamento sempre più consulenziale e strategico. Il valore aggiunto che le agenzie stanno portando sul tavolo delle aziende non deve perdersi. Ancora oggi, a fronte di molte aziende che da anni hanno fatto proprio un comportamento etico trasparente, ci sono ancora tante aziende che spesso hanno un comportamento poco sostenibile e che si rivela decisamente ‘time consuming’ nella procedura progettuale e di gara.

Chiediamo, quindi, la possibilità di ripartire insieme per permettere a tutte le agenzie di concentrare con profitto le proprie risorse nella produzione degli eventi”.

Come? Attraverso una campagna di sensibilizzazione ironica e suggestiva declinata in sei soggetti che corrispondono ai sei punti chiave del dibattito:

1 - Limitare il numero di gare preferendo valutazioni credenziali, case history, workshop, chemistry meeting

2 - Condividere brief chiari ed esaustivi (obiettivi, budget definiti, tempi adeguati al lavoro da svolgere, criteri di valutazione oggettivi e dichiarati in sede di gara)

3 - Limitare il numero delle agenzie in gara a 3 partecipanti

4 - Chiedere un rework solo all’agenzia assegnataria della gara

5 - Riconoscere un rimborso (1% del budget) per la partecipazione alle gare

6 - Anticipare tutti i costi necessari alla realizzazione dell’evento

La campagna è stata presentata da Guido Morozzi che, insieme a Marco Viscardi, ne è il direttore creativo (copy di Alessia Crocini. fotografia di Guido Morozzi).

Ecco i pay off ironici:

Non chiameresti mai 8 barbieri per un taglio di capelli, perché farlo con le agenzie di eventi?

Non indosseresti mai scarpe coi tacchi per giocare a tennis, perché farlo con le agenzie di eventi?

Non chiederesti mai la stessa ricetta a 8 chef, perché farlo con le agenzie di eventi?

Non chiameresti mai un tecnico senza pagare il servizio, perché farlo con le agenzie di eventi?

Non chiederesti mai a 8 sartorie di rilavorare sullo stesso vestito, perché farlo con le agenzie di eventi?

Non pagheresti mai il conto del ristorante 7 mesi dopo aver cenato, perché farlo con le agenzie di eventi?

Come abbiamo detto, sei soggetti differenti, ogni soggetto rappresenta uno dei sei punti del manifesto: questa campagna è da oggi sulle principali testate nazionali e sarà veicolata sui social.

Analizziamo punto per punto la campagna insieme ai soci del Club e le aziende che hanno accolto di buon grado l’invito a confrontarsi con i propri partner degli eventi:

LIMITARE LE GARE

Ad Alfredo Accatino, Chief Creative Officer Filmmaster Events, il compito di aprire le danze col primo punto della campagna: “Le gare hanno per le agenzie costi elevatissimi, si parla anche di decine di migliaia di euro. Una cifra insostenibile per molti, se si pensa a quante gare le agenzie partecipano in un anno. Se il mondo è cambiato, sono cambiati anche gli eventi: chiediamo di considerarli non più come un servizio o un acquisto, ma come parte integrante del processo di comunicazione. Per questo, a maggior ragione quando le aziende conoscono i loro interlocutori e il loro background, chiediamo di limitare il numero di gare facendo leva su altri fattori, come il curriculum, le case histories, e le credenziali. Invito le aziende a pensare alle agenzie come a dei centri di ricerca in outsourcing che hanno bisogno di fondi. Per questo, le assegnazioni dirette sarebbero una vera svolta, soprattutto in un periodo come questo”.

Jane Reeve, Chief Communication Officer Ferrari, nonché past president del Bea Italia ed eletta dai soci del Club Azienda più virtuosa nel 2018, avanza delle proposte: “Se ci si trova bene con un’agenzia, se la ‘chimica’ funziona e se, magari, l’evento viene ripetuto ogni anno, si potrebbe chiedere all’agenzia di proporre un progetto creativo prima di indire una gara. Se il progetto piace, si prosegue, altrimenti si mettono le agenzie in gara per trovare l’idea giusta. Anche perché mi sembra corretto dare opportunità anche ad altre strutture che operano sul mercato”.

BRIEF CHIARI

Con Isabella Vallini, COO Gattinoni Mice si parla di condivisione di brief chiari ed esaustivi: Sembra banale ma non è scontato, perché da un buon brief dipende un buon esito della gara. Se i brief non sono approfonditi, se il target di riferimento non è chiaro, se mancano informazioni importanti, si rischia di perdere molto tempo nei rework. Se le informazioni sono chiare, chiara sarà la risposta da parte delle agenzie. Poi ci sono altri aspetti, come, ad esempio, un timing adeguato al lavoro da svolgere o il budget da dichiarare, che non è un tabù ma una variabile importante!”.

Gianmaria Restelli, Responsabile comunicazione esterna e corporate Unipol Group (e presidente dell’edizione del Bea di quest’anno in quanto, anche in questo caso, Unipol è stata eletta dal Club Azienda più virtuosa del 2019) sottolinea la necessità di un percorso di consapevolezza per le aziende. “Avete ragione, spesso in azienda la classica frase è: “questo è quello che abbiamo, stupiteci!”, ma di certo non è la via da intraprendere. Sicuramente è fondamentale avere obiettivi chiari e saper trasmettere i key message, programmando bene il timing per evitare che si dilatino i tempi”.

LIMITARE IL NUMERO DELLE AGENZIE IN GARA

Chicco Nobili, Ad MCM Comunicazione affronta il caldissimo tema del numero di agenzie coinvolte in gara. “Immaginate a quanto possa ammontare la perdita delle agenzie per gli investimenti senza ritorno nelle gare. Quello che chiediamo nel patto è che non vada sprecato il lavoro di nessuno in un momento in cui il mercato sta soffrendo. La soluzione potrebbe, appunto, essere quella di fare una preselezione e un pre-screening sulla base dei rapporti già esistenti, e limitare il numero di partecipanti a tre”.

“Sono d’accordo - ribatte Jane Reeve -. Il processo di screening è il modo di creare già una short list che abbia un senso. E poi, io non ho mai capito perché non si possa dire il nome di chi partecipa alle gare: trovo che sia invece un fattore importante, perché così le agenzie lo sanno, prendono le misure e lavorano per proporre progetti creativi diversi gli uni dagli altri. Credo sia anche importante dare dei feedback alle agenzie che non hanno vinto”.

I REWORK

Luca Bassetto, ceo FMA Group interviene sulla questione dei rework. “Le agenzie in gara sostengono uno sforzo finanziario che, secondo le stime di mercato, si aggira tra i 20 e i 50 mila euro. Chiedere un rework alle agenzie amplifica ulteriormente i costi e gli sforzi. “Può succedere che la proposta dell’agenzia non incontri i desiderata dei clienti, ma chiediamo di limitare la richiesta alla sola agenzia che ha primeggiato nel primo round del pitch”.

“Questo punto è ‘figlio’ dei punti precedenti - spiega Restelli -. Se il brief è chiaro, se la relazione con l’agenzia è buona, se si limita il numero di partecipanti, i rework potrebbero non essere nemmeno necessari. Tra l’altro, sono un problema anche per le aziende perché, spesso, avvengono quasi sotto evento”.

IL RIMBORSO

Riconoscere un rimborso per la partecipazione alle gare è un tema su cui si dibatte da tempo. “Vorrei spiegarlo alle aziende con una prospettiva diversa - interviene Mario Viscardi, Art Director Piano B -. Passiamo almeno il 50% del tempo a fare gare. Ciò crea, ovviamente, costi fissi e costi variabili per il coinvolgimento nel progetto di gara di professionisti come registi, scenografi e molte altre figure. Sono costi che noi dobbiamo sostenere. E cosa succede? Di norma questi costi vengono ‘nascosti’ nei budget delle gare che si vincono. E di certo non troverete la voce ‘rimborso gare perse’, ma spesso è così, lo fanno tutti, le agenzie devono recuperare da qualche parte. Se ci fosse più trasparenza da entrambe le parti, tutto sarebbe più chiaro. La nostra proposta è di avere come rimborso l’1% del budget complessivo dell’evento. Non è una cifra ‘definita’, è un benchmark per dare un valore al lavoro fatto”.

“Per le aziende stabilire un rimborso fisso è un problema – spiega Jane Reeve - . Se in gara ci sono 4 agenzie e l’evento è di milioni di euro, capite che se si rimborsano tutte con l’1% si parla di cifre importanti. Però quello che si può fare è creare cultura nell’ufficio acquisti e, senza parlare di ‘percentuali’, si può pensare a un gettone di partecipazione. Noi stiamo facendo proprio un percorso di consapevolezza insieme all’ufficio acquisti per affrontare queste tematiche”.

ANTICIPO DEI COSTI

Ed eccoci all’ultimo punto, la richiesta di anticipare i costi necessari alla realizzazione dell’evento. Ne parla Marco Iannarelli: “All’estero molti clienti anticipano i costi prima dell’evento, mentre in Italia succede raramente, pratica che mette in difficoltà molte agenzie, soprattutto in questo momento. Diciamo che abbiamo individuato tre scenari: Il settore della Pubblica Amministrazione è il meno virtuoso e, per i grandi eventi, paga dopo mesi. Poi ci sono quelle aziende che erano pubbliche e ora sono diventate private ma che mantengono questa abitudine, Infine, per fortuna, ci sono anche aziende virtuose che anticipano i costi alle agenzie.  È un tema molto caldo, che la crisi ha acutizzato ancora di più. È indispensabile creare un ciclo sostenibile per le agenzie. Invito le aziende ad adeguarsi agli standard europei e pagare in tempi adeguati”.

Una delle aziende virtuose in questo senso è certamente Unipol. “Sappiamo bene che l’organizzazione di un evento richiede costi altissimi - spiega Restelli -. Fare un evento significa creare un team e per questo team tutto deve essere funzionale al progetto, anche l’aspetto finanziario. Bisogna gestire con anticipo i termini di pagamento, anche in tranche, ma sostenibili e puntuali. Durante la pandemia abbiamo creato un progetto speciale che si chiama ‘Una mano ai fornitori’ per ridurre i tempi di pagamento e sostenere le realtà in difficoltà”.

Sono poi intervenuti con commenti e domande dal pubblico, tra cui un altro rappresentante delle aziende, Luca Corsi, Event Manager Vorwerk Italia che concorda in parte con i punti elencati. “Sono idealmente d’accordo su tutto, ma bisogna essere pragmatici: nelle aziende esistono spesso processi che non sono facilmente superabili. Stapperei una bottiglia di champagne se potessi non fare gare, è un impegno anche per noi sviluppare briefing, gestire i contatti e tutto il resto. Vorrei però sottolineare anche un aspetto: la gara può essere uno stimolo perché a volte può succedere che un partner consolidato si ‘adagi’ proprio perché sa già di avere un incarico per certo. Da noi le gare si fanno sempre. Certo, abbiamo un occhio di riguardo per chi ha già fatto con noi eventi ben riusciti, ma coinvolgiamo anche strutture nuove. Il mio non vuole essere un messaggio ‘negativo’: bisogna anche consentire l’accesso a nuovi partner, spesso sento agenzie che si lamentano perché ‘vengono chiamate in gara sempre le stesse’. Sono però d’accordo sul limitare sia il numero delle gare che dei partecipanti e sul dichiarare il nome delle agenzie in gara, e, soprattutto, sul fornire brief e modalità chiare. Per quanto riguarda, invece, il rimborso… io lo capisco ma non credo sia praticabile, non è possibile moltiplicare il budget per tutte le agenzie partecipanti, è un percorso che dovremmo applicare a tutte le tipologie di gare, non solo agli eventi”.

Quello che è emerso oggi è un Event Pride, un fatto di orgoglio della professione, di coraggio, non si era mai fatto prima – spiega Accatino -. Sensibilizzare le aziende è un grande passo verso una cultura dell’evento che possa dare il giusto valore al nostro lavoro”.

Infine, è emersa la necessità di avviare un dialogo anche tra agenzie e partner fornitori di servizi, tema che verrà presto affrontato dal Club che ha da poco lanciato al suo interno il Capitolo dei Partner.

Per trarre delle conclusioni: molti dei temi affrontati sono stati accolti con grande apertura dalle aziende, disposte a creare un patto più etico per tutti. Chiaramente si tratta di un punto di partenza, di un nuovo percorso che ha ancora tante tematiche ‘calde’ in sospeso.

“Occorre una sensibilità complessiva, a tutti i livelli – commenta Sagone -. Il valore della creatività e dei servizi deve essere riconosciuto e bisogna limitare il timing, stabilire tempi adeguati, affrontare le questioni finanziarie… Certo rimangono dei punti aperti su cui il confronto andrà avanti, mentre su alcuni punti già oggi abbiamo visto che ci si trova d’accordo. La campagna sarà sicuramente un passo importante verso questa direzione”.

Per vedere e condividere i soggetti della campagna, cliccare qui: https://www.clubdeglieventi.it.

Credits della campagna:

Ente Promotore: Club degli Eventi e della Live Communication

Direttori Creativi: Mario Viscardi, Guido Morozzi – Piano B

Copywriter: Alessia Crocini

Fotografia (soggetti Barbieri e Cuochi): Guido Morozzi – Piano B

Location soggetto Barbieri: Charme & Cheveux

Location soggetto Cuochi: Palazzo Serbelloni

Media: Il Sole24Ore, La Repubblica, Italia Oggi

Digital: Canali social del Club degli Eventi e di ADC Group

L’evento è reso possibile grazie al supporto dei partner: Digivents, MINI STUDIO The Digital Playground, Papillon 1990, Plesh, STS Communication.

Serena Roberti