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Meetago by HRS, booking tool d’avanguardia

Articolo da e20 ottobre - dicembre 2016. Prenotazioni di gruppo e per viaggi d'affari economiche, veloci e trasparenti? Oggi si può, grazie alla soluzione 'meetago' powered by HRS. Intuitiva e facile da utilizzare, agevola l'adozione da parte di chi prenota e un aumento della conformità alle policy aziendali. La soluzione si basa su un portafoglio hotel consolidato con oltre 300mila strutture, di cui 180mila non appartenenti a catene.

Sono oltre 3.000 le multinazionali di grandi dimensioni che si avvalgono delle soluzioni end-to-end per la gestione degli hotel dei viaggi d’affari targate HRS - Global Hotel Solutions. “Con oltre 300.000 hotel in 190 paesi - spiega Fulvio Origo, marketing director HRS Italia -, HRS presenta una grande selezione di alberghi in tutto il mondo: oltre a centinaia di catene alberghiere, anche 180mila hotel indipendenti. Unico fornitore con accesso a tutti i principali sistemi di distribuzione globale (Gds), vanta 5 milioni di camere disponibili. Inoltre, i clienti aziendali possono beneficiare di risparmi fino al 30% sulle più aggiornate tariffe giornaliere in 40.000 hotel tramite la nostra business tariff”.

Oltre al servizio di hotel procurement e alla negoziazione con gli hotel di tariffe speciali, la società ottimizza i processi di pagamento tramite soluzioni cashless e paperless, ottimizzate dall’automatizzazione di processi di fatturazione. A completamento dell’offerta per le aziende, HRS fornisce soluzioni per la prenotazione di meeting e gruppi tramite un online booking tool all’avanguardia. 

Quali sono gli aspetti principali del servizio proposto? Quali sono, in particolare, le soluzioni messe a punto per il settore Mice? 
HRS rende le prenotazioni di gruppo trasparenti e permette di ridurre i costi in modo sostanziale. Un soggiorno in hotel su tre prenotato da un’azienda rientra in questa categoria. Tuttavia, non esistono né un canale di prenotazione predefinito per gli eventi né processi standardizzati in oltre il 90% delle aziende, il che si traduce in mancanza di trasparenza, spese inutili e problemi di conformità nel settore Mice. Per prenotazioni di gruppi ed eventi online, è possibile utilizzare lo strumento di prenotazione meetago powered by HRS. Lo strumento è intuitivo e facile da utilizzare, agevola l’adozione da parte di chi prenota e un aumento della conformità alle policy aziendali. Inoltre, tra le soluzioni per il Mice di HRS è disponibile il Congress Planner, piattaforma per la prenotazione di allotment di camere per grandi eventi.

Grazie alla visione consolidata delle singole prenotazioni e del settore Mice, è possibile ottenere la piena trasparenza di tutte le spese alberghiere, al fine di identificare le potenziali aree di risparmio e ottenere notevoli vantaggi economici. Grazie all’interfaccia con i principali motori di prenotazione online (Obt), come ad esempio Cytric ed Erp (Sap, ndr), HRS offre accesso completo al processo end-to-end di prenotazione di eventi e gruppi. Il trasferimento dei dati automatizzato permette di valutare l’allocazione di ulteriori costi correlati all’evento, fornendo per la prima volta una visione del costo totale dell’evento. La soluzione si distingue perché si basa su un portafoglio hotel consolidato di HRS con oltre 300mila strutture. Tutto il processo si svolge con un unico strumento dalla richiesta all’e-contract e, infine, attraverso la multicanalità è disponibile anche tramite Travel Management Company (Tmc), agenzie eventi e online booking tool.

Quali sono i principali vantaggi che garantite ai vostri utenti sul fronte Mice? 
Trasparenza, tramite rendicontazione consolidata di prenotazioni individuali e Mice; notevole potenziale di risparmio, tramite ottimizzazione dei processi, minori costi di cancellazione e opzioni di risparmio diretto; processo end-to-end per il rispetto delle policy; presenza globale e offerta di hotel in tutto il mondo con massima disponibilità e consulenza personalizzata.

Inoltre, offriamo uno strumento di pianificazione strutturato con eccellente usabilità e processo intuitivo; siamo presenti a livello internazionale garantendo il miglior supporto possibile e la massima disponibilità; proponiamo processi end-to-end unici attraverso interfacce per gli Obt; garantiamo un elevato livello di personalizzazione (integrazione delle soluzioni Mice nel portale HRS dell’azienda, ndr). Infine, i nostri strumenti e i servizi sono gratuiti.

In che modo garantite reale trasparenza ed effettiva riduzione dei costi?
Attraverso l’ottimizzazione dei processi sia relativamente a costi indiretti sia diretti. Per quanto riguarda i costi indiretti: aumento della produttività (fino all’80% di tempo risparmiato, ndr); riduzione dei rischi al minimo (fino al 45% di costi di cancellazione in meno, applicando le condizioni di procurement specifiche dell’azienda, ndr); conformità (fino all’85% di leakage in meno, grazie 
a un processo basato su un unico strumento all’avanguardia, dalla richiesta fino al pagamento, ndr). 

Mentre il risparmio sui costi diretti si ottiene grazie alla flessibilità (calcolo dinamico dei prezzi fino al 17%, offerte a confronto con le ultime condizioni di mercato, ndr); rinegoziazione (fino al 12%, per le offerte esistenti, supporto informatico, completa-
mente documentata, ndr) e impegno a rispettare le tariffe contrattuali (fino al 15%, ndr). 

Come potrebbe svilupparsi meetago nel prossimo futuro? 
I prossimi sviluppi vanno nella direzione dell’integrazione con soluzioni di pagamento virtuale e della possibilità di gestire i long stay, oltre alla versione Premium appena rilasciata. Quest’ultima consente, tra l’altro, di prenotare tariffe Mice aziendali negoziate, inserire condizioni di approvvigionamento ritagliate su misura e usufruire di servizi di reportistica avanzati.

Quali dati avete racconto fino a oggi relativamente all’utilizzo della soluzione? 
Dal rilascio di meetago in Italia, a marzo, la soluzione è stata adottata da aziende dei settori Fashion, Finance e Servizi. I risultati sono stati unici per il mercato italiano: 4 strutture consultate per richiesta; tempi medi di risposta inferiori alle 5 ore; tempistiche medie di prenotazione prossime alle 48 ore e risparmi di costi diretti fino al’8% rispetto l’anno precedente.