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Bea World 2018 Advisory Board Meeting, idee innovative per un’edizione vulcanica

Consolidare il Bea World Festival quale punto di riferimento per la event industry mondiale, grazie a una promozione mirata e worldwide, all’offerta di contenuti originali e di alto livello, a una formula sempre più ricca, interattiva e spettacolare, e a un maggiore coinvolgimento del mondo corporate. Questi i principali obiettivi da raggiungere secondo i partecipanti alla quinta edizione dell’Advisory Board, riuniti per l’occasione nell’isola di San Miguel (isole Azzorre).

AZZORRE (Portogallo) - Una quinta edizione ‘vulcanica’ quella dell’Advisory Board del Bea World Festival 2018 (il secondo dedicato alla nuova veste globale della manifestazione) organizzato da ADC Group, con la collaborazione dell’Azores Tourism Board e di Apecate, dal 3 al 6 marzo nell’isola di São Miguel, l'isola più grande dell’arcipelago delle Azzorre (APRI LA GALLERY FOTOGRAFICA IN ALTO PER VEDERE LE FOTO).

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Un incontro ricco di spunti e contenuti, emersi grazie al brainstorming tra i professionisti della live communication industry riunitisi con l’obiettivo di ottimizzare e sviluppare le modalità di promozione dell’evento, definire i trend e gli argomenti più attuali del settore da trattare all’interno dei workshop e delle sessioni di formazione, proporre idee per la cerimonia che avrà luogo durante la kermesse che si svolgerà nella città Portoghese di Coimbra, tra il 21 e il 24 novembre 2018. Come nelle precedenti quattro edizioni (svoltesi a Siviglia, San Pietroburgo e Porto) la due giorni – realizzata per il secondo anno in collaborazione con Apecate - comprenderà le sessioni di giuria del premio mondiale Bea World giunto (se si considera la precedente versione Europea) alla sua tredicesima edizione, workshop dedicati alla meeting industry e la Cerimonia di premiazione dei migliori eventi internazionali. Una piattaforma globale, questa, rivolta ai professionisti della industry degli eventi che partecipando alla kermesse avranno l'opportunità, ancora una volta,  di scambiarsi le conoscenze, unire le competenze al fine di allargare le community internazionali della live communication e creare occasioni di business.

30 i rappresentanti delle più prestigiose aziende e associazioni di categoria europee e giornalisti internazionali riuniti alle Azzorre e ospitati nello splendido Azoris Royal Garden Hotel, che si sono confrontati per tutto il corso della giornata del 5 marzo sugli aspetti organizzativi dell’evento.

A fare da cornice all’incontro, la location multifunzionale Micaelense Theatre a Ponta Delgada.

La mattinata si è aperta con i saluti di Marta Guerreiro, segretario regionale per Energia, Ambiente e Turismo delle Azzorre. Come di consueto a fare gli onori di casa Salvatore Sagone, presidente Adc Group, che, coadiuvato da Ilka Dzeik, strategic advisor Bea World Festival & senior partner Event ROI Institute, Ilaria Granato, business development manager Bea World Festival e Brenda Debiasio Romeo, project manager Bea World Festival, ha ricordato i risultati del Bea World Festival 2017, e presentato obiettivi, vision strategia e novità dell’edizione 2018. A moderare i lavori Jose Garcia Aguarod, Eventoplus Media Founder.

Ricordiamo che l’anno scorso l’originaria kermesse europea è diventata globale, attirando un pubblico numeroso e internazionale: 296 eventi iscritti da 110 agenzie provenienti da 29 paesi. 700 invece i partecipanti, 16 i media partners, 22 gli association partners, 28 i membri della giuria. Dati che se sommati a quelli dell’edizioni precedenti portano a risultati strabilianti: 1.800 eventi iscritti in totale da più di 600 agenzie provenienti da 32 paesi. Una media di più di 500 delegati e 180 professionisti, che negli anni si sono alternati in qualità di giurati.

Come ha spiegato Salvatore Sagone, il Bea World 2018 punta ad affermarsi come una Knowledge Platform,  che offre la possibilità di acquisire conoscenze da clienti, esperti e leader del settore;una Networking & Business Platform, volta a costruire o sviluppare una community composta da influencer, colleghi e potenziali clienti di valore per il business dei partecipanti), e una Awareness Platform, un'occasione unica per essere premiati per i risultati ottenuti con il Certificato di Eccellenza Globale come ulteriore vantaggio commerciale.

Tre gli ambiti principali su cui saranno strtturate le sessioni plenarie: Tendenze e Approfondimenti’ (future insights sui quali si devono concentrare i profesisonisti della live communication, future intuizioni di ciò che sta rimodellando gli eventi e le aspettative dei partecipanti all'evento fino al 2020 del settore; tendenze tecnologiche, culturali/sociali; trend legati alle destinazioni); le Breakout Sessions su Business & Creativity’ (case history e idee innovative dirompenti per far crescere i propri eventi), e i Laboratori Esperienziali, che punteranno a far emergere idee innovative e pratiche per applicare l'innovazione agli eventi.

Salvatore Sagone ha poi dato il benvenuto al presidente della prossima giuria del Bea World Gerd De Bruycker (Cisco), già presidente dell'EuBea nel 2016. “Ho accettato questa sfida per la mia passione per laevent industry- ha spiegato De Bruycker -, che voglio portare a crescere, imparando e traendo ispirazione da voi tutti”.

La vice-president Apecate Ana Fernandes ha poi presentato la nuova destinazione del Festival, Coimbra, situata nel centro del paese, fra Lisbona e Porto, e le location che lo ospiteranno.

“Abbiamo deciso con le autorità locali di cambiare città per portare maggior valore a tutto il Paese - ha spiegato -. Una città ricchissima di cultura, classificata Unesco, che vanta una delle più antiche università al mondo”.

I focus group

Si è poi entrati nel cuore della mission dell’advisory board, cioè perfezionare il format del Bea World Festival, grazie anche ai i feedback sull’ultima edizione dell’evento, raccolti in questi mesi da Adc Group fra i membri dell’Advisory Board, che sono serviti come punto di partenza per la discussione. Tra questi, un interesse crescente per il futuro della industry, l'engagement con i professionisti del settore e il networking, imparare nuove competenze, conoscere gli eventi entrati in shortlist e, last but not least, vincere un premio per certificare la propria qualità.

Per facilitare il lavoro, si è deciso di dividere i partecipanti in quattro gruppi, ognuno dei quali ha avuto il compito di sviscerare un tema specifico. Il primo, Global Promotion, si è concentrato su come aumentare la copertura globale dell’evento e l’engagement delle aziende. Content strategy,  ha invece raccolto idee per gli argomenti, i relatori da chiamare e le attività pre-evento. Il focus del gruppo Participants Experience è stato capire come applicare il tema principale del Festival a tutta l'esperienza dei partecipanti, la realizzazione di una cerimonia di premiazione piacevole per vincitori e partecipanti e raccogliere spunti per supportare networking e divertimento. Infine il gruppo Best Location Award si è occupato di determinare le categorie, la procedura di iscrizione e i membri della giuria del nuovo premio dedicato agli spazi per eventi, avviato tre anni fa nell'edizione italiana del premio Adc.

Dopo un'attenta discussione e il networking in occasione del pranzo ospitato dal Batalha Golf Club & lunch ogni gruppo ha illustrato in sessione plenaria i punti principali emersi e ogni partecipante ha potuto esprimere la sua opinione.

Fra i topic emersi e sui quali secondo i partecipanti all’Advisory bisogna concentrarsi vi è prima di tutto la necessità di avere una maggiore rappresentanza del mondo delle aziende, da coinvolgere attraverso contenuti e attività di loro interesse al fine di sottolineare l'importanza della kermesse come momento di crescita e arricchimento professionale. Inoltre, è emersa la volontà di confermare la vocazione internazionale del Bea World favorendo l'iscrizione da un numero sempre maggiore di Paesi a livello mondiale. La kermesse, poi, deve essere preceduta da attività social e digitali già qualche mese prima dell'inizio e diventare 'esperienza' fin dal momento in cui i delegati sbarcano nel Paese ospitante e protrarsi durante la tre giorni con attività di gamification ed engagement.

L’Advisory Board è stato inoltre cornice del meeting dell’associazione europea LiveCom Alliance. I partecipanti, guidati da Marteen Schram (Idea), hanno potuto fare il punto sui progressi delle affiliazioni e sui nuovi obiettivi dell’associazione.

Alla scoperta dei tesori delle Azzorre

L'Advisory Board Meeting è stato anche occasione per scoprire la bellezza della natura delle isole Azzorre  (in particolare quelle dell’isola vulcanica di Sao Miguel) e alcuni dei servizi che possono offrire a coloro che scelgono l’arcipelago per i propri eventi.

Proprio per fare toccare con mano la bellezza dei luoghi, ma anche la fantastica esperienza culinaria dell’arcipelago l’ufficio del Turismo delle Azzorre ha organizzato nella 2 giorni attività per il tempo libero e un itinerario gastronomico. Fra questi, il welcome dinner del primo giorno presso la location ospitante, Azoris Royal Garden Hotel, seguito dal pranzo al Batalha Golf Club & lunch, il giorno dei lavori, e dalla deliziosa cena conclusiva presso Arquipélago – Contemporary Art Center & cocktail.

Numerose le attività organizzate per fa conoscere l’isola agli ospiti durante la giornata di sabato 4 marzo: dall’approfondimento sulla fauna marina e il mondo delle balene e dei delfini, che durante tutto l'anno è possibile, tempo permettendo, avvistare al largo delle Azzorre, alla visita del Lago di Furnas per osservare la cucina del "Cozido das Furnas". La giornata alla scoperta delle bellezze naturali dell'isola è proseguita poi con l'arrivo al Parco Terra Nostra, dove è stato possibile per i partecipanti visitare il parco botanico o fare un bagno nella sorgente termale, prima di pranzare nella splendida villa coloniale dalla quale si è potuto godere di un magnifico panorama bucolico. Immancabile la foto di gruppo con vista sul Lago di Fogo e la scoperta delle piantagioni di tè di Gorreana e di ananas. 

Di seguito, i partecipanti dell'Advisory Board 2018:

AUSTRIA: Ivo Franschitz, Emba Board Member & Treasurer.

BELGIO: Gerd De Bruycker, Cisco Corporate Marketing Lead Northern Europe Head of Event Marketing Emear; Alain De Greef,  Bnp Paribas Fortis Head of Sponsoring & Events; Jean-Paul Talbot, EX.Magazine Media Partner; Maarten Vanneste, Meeting Design Institute President.

REPUBBLICA CECA: Norbert Pýcha, Cea/Event Arena Director.

FRANCIA: Bertrand Biard, L'evenement President.

FINLANDIA: Heli Koivuniemi, Evento Editor-in-Chief; Helena Wallo, Faustus OY Writer /Trainer/Blogger.

GERMANY: Ilka Dzeik, Event Roi Institute Senior Partner ; Detlef Wintzen, Famab Board Member; Kerstin Meisner, Memo Media Ceo; Michael Mueller, Samsung Manager Marketing Strategy & Innovation; Rudolph Sommer, Uniceo Vice president Germany.

ITALIA: Federico Toja MPI Director Chapter Business Europe.

OLANDA: Annokkee Eva, Idea-  Dutch Association of Event Agencies President; Maarten Schram, Idea director; Weikamp Sjoerd, Eventbranche Chief Editor.

POLONIA: Dorota Rogozińska, Event Manager News Editor-in chief.

PORTOGALLO: Ana Fernandes, Apecate Association Vice President; Rui Luís Ochoa Romao, Event Point Media Director.

RUSSIA: Maria Kirillova, Beic General Manager; Alexander Safonov, Oriflame Global Conference and Event Director; Yulia Zholya, Naom Member.

SLOVACCHIA: Filip Lezovic, Btl Communications Association.

SLOVENIA: Gorazd Cad, Conventa / Kongres Magazine Ceo.

SPAGNA: Jose Garcia Aguarod, Eventoplus Media Founder; Jaime Sanchez Pozo, Aevea Member.

TURCHIA: Yavuz Ozdel, Yepud President; Zümra Oktayoğlu, Yepud Board Member.

Marina Bellantoni e Ilaria Myr