Evento culturale

Bea Festival. ‘Agile Management’ e ‘Trust’ i driver dei business model delle top agency di eventi worldwide

Come viene ripensato, oggi, il mondo delle agenzie e dei live events? Il focus, secondo quanto emerge dal talk che ha visto protagoniste le agenzie mondiali più premiate al Bea, è tutto sulle persone. Sia a livello di team - un team felice, inserito in un ambiente lavorativo fecondo e a misura d’uomo, è la ricetta per ottenere produttività e risultati efficienti – sia a livello di clienti, con cui è sempre più necessario lavorare a quattro mani in un cilma di totale cooperazione in progress. Perché i cambiamenti sono sempre opportunità.

+50% di iscrizioni per un’edizione da record. Il Bea Festival 2018, l’appuntamento annuale organizzato da ADC Group dedicato agli eventi e alla live communication e ospitato quest’anno nello Studio 90 degli East End Studios, ha aperto i battenti con il benvenuto di Salvatore Sagone, presidente ADC Group, che, per inaugurare la fitta giornata di contenuti, ha presentato sul palco del Festival insieme Simona Muti, creative & business development director Punk For Business, un panel di vere e proprie eccellenze nel settore a livello mondiale.

‘Rework, Let’s change for good, ripensiamo il mondo delle Agenzie e dei Live Events’ è il titolo del talk che ha visto protagoniste le testimonianze delle agenzie internazionali più premiate in assoluto al Bea World.

A intervenire, dei veri e propri guru di settore (APRI LA GALLERY IN ALTO PER VEDERE TUTTE LE FOTO): Colja Dams, Chief Executive Officer VOK DAMS; Beatrix Mourer, Co-Founder & Creative Director Magic Garden; Detlef Wintzen, Founder & Managing Director Insglück Gesellshaft fur Markeninszenierung; Francisco Serzedello, Executive Director Desafio Global; Cyril Giorgini, Co-Founder & President Auditoire; Andrea Varnier, Ceo Filmmaster Events.

Focus del talk, la rimessa in discussione delle regole del gioco attraverso uno sguardo al panorama internazionale per confrontarsi e scoprire cosa significa creare eventi nel 2018. Quali sono le aspettative, i modus operandi, gli attori coinvolti e le nuove sfide da affrontare in una fase storica di grandi e veloci cambiamenti. Un’opportunità unica per il pubblico del Bea Festival per ‘toccare con mano’ il sentiment nel settore e trarre ispirazione per la gestione del proprio business.

“Niente può sostituire un’esperienza vissuta in prima persona”, spiega Colja Dams, Chief Executive Officer VOK DAMS, è ciò vale per il mondo di 50 anni fa così come per il mondo di oggi. Ma, in un mondo in costante cambiamento, è fondamentale riuscire a proporre un modello di business che ci consenta di capire come questo mondo cambia e come cambiano le persone, cosa le emoziona”.

Partendo da queste premesse, VOK DAMS si è strutturata sul modello di un sistema di Agile Management, prendendo il meglio delle teoria di Scrum, Kanban e Design Thinking. “Gli eventi oggi non sono più solo un ‘channel’, un canale, ma un content vero e proprio e questo è ciò che noi chiamiamo Live Campaign. La digital transformation innesca cambiamenti esponenziali e costanti e il primo step è quello di riuscire a identificare i trend creativi emergenti. In agenzia, sottoponiamo ai dipendenti i trend identificati e chiediamo loro di esprimere un giudizio per capire se sono percorribili o no. Perché tutto sta cambiando: una volta il cliente sapeva cosa voleva e l’agenzia sapeva cosa dargli, senza che ci fossero intoppi. Ma quei tempi sono finiti: il cliente non sa bene cosa chiede e cosa otterrà, l’evento si costruisce strada facendo, lavorando a quattro mani. Per questo, oggi ha più senso investire maggiormente nella fase iniziale di brief e definizione del concept, condividendo idee, stimoli e obiettivi”.

Dams ha spiegato alla platea che oggi sono sempre più i clienti che chiedono di lavorare in questo modo per ottenere più efficienza, innovazione e divertimento. Quali sono, quindi, i fondamenti dell’agile management?

Vediamo cosa significa Agile versus Traditional:

Collaborare con i clienti è più importante che negoziare i contratti.

Cambiare in modo più attivo è più importante che lavorare rigidamente su un planning predefinito.

Cercare soluzioni è più importante che avere documenti.

Aggiungere valore fin da subito è più importante che aggiungerlo solo successivamente.

“In tutto questo, è fondamentale creare un ‘agile mindset’, che si basa su un’attitudine positiva, goal comuni, focus sui customer, team work e molte altre caratteristiche. Certo, dall’essere ‘agile’ ad ‘agire agile’ ce ne vuole… Il processo è lungo e anche noi siamo ancora in progress. Ma stiamo crescendo in quella direzione perché pensiamo che sia il futuro”.

Anche Beatrix Mourer, Co-Founder & Creative Director Magic Garden ha parlato delle sfide del cambiamento individuando nella ‘Vision’ l’elemento chiave. “Magic Garden ha 20 anni e nel tempo si è evoluta plasmandosi su un mondo in continua evoluzione. Oggi siamo nell’era della collaborazione, dell’intelligenza artificiale, delle piattaforme che ti permettono di creare il tuo evento su misura, dei millennials, una nuova generazione di lavoratori. Quello che oggi differenzia un’agenzia da un’altra è, a nostro parere, la ‘Vision’, perché crea il significato”.

Avere una vision è importante sia per i dipendenti, che lavorano in modo più consapevole in agenzia e anche per i clienti, per proiettarli nella visione stessa. “Si tratta di un’evoluzione che richiede del tempo ed è molto sfidante e che mixa creatività e strategia. Una rivoluzione che parte dal team, dalle persone, dai loro feeling e dalle loro intuizioni sui brand”.

Qual è la Vision di Magic Garden?

L’Entertainment è più impattante se trasmette singificato. Il senso si crea insieme. L’obiettivo è creare esperienze che rivelino il vero Dna del brand. Cooperare in modo curioso, proattivo, ottimista e autentico è la chiave per ispirare ed essere ispirati. “Tutti dobbiamo essere creativi, tutti quanti. Uscite dall’ufficio! Co-creare accelera la creatività, bisogna ripensare la relazione con i propri clienti e anche con il proprio team. Instaurare la cultura dell’co-operazione è per noi l’obiettivo numero 1 per trasmettere la nostra vision”.

Anche Detlef Wintzen, Founder & Managing Director Insglück Gesellshaft fur Markeninszenierung, ha posto l’accento sull’importanza di creare un ambiente di lavoro che sia terreno fertile per rendere il team più felice e, quindi, produttivo. “Il futuro è negli spazi di co-working, nella formula dello smart e home office, on the way: questo sarà, probabilmente, l’ufficio di domani. I dipendenti potranno lavorare da qualsiasi posto. Pensate che entro il 2022 si parla di oltre 5,1 milioni di coworking members.

Non si timbrerà più il cartellino. E noi crediamo fermamente che più i dipendenti sono soddisfatti, più le idee saranno migliori e il lavoro efficiente. Il focus deve essere sulle persone, sull’agility network. In questo panorama, la parola per noi più il principio numero uno è ‘trust in your people’: bisogna aiutare il team, specializzarlo, metterlo nelle condizioni di lavorare al meglio.  E’ tutta questione di fiducia”.

Passion. Trust. Innovation. Delivery. Reliability. Out of the box. Client oriented. Queste sono le parole chiave del dna di Desafio Global, per cui è intervenuto Francisco Serzedello, Executive Director. L’agenzia portoghese conta a oggi 30 event manager specializzati che le consentono di essere una delle più quotate sul mercato. “Prima di salire su questo palco, ho pensato molto a cosa potervi dire.

Volevo parlare della rivoluzione, che è il mio topic numero uno, del cambiamento… Ma in realtà vorrei focalizzare l’attenzione su un aspetto molto importante del nostro lavoro: quando pensiamo al team, la vera sfida non sono le persone in sé - se le abbiamo selezionate, partiamo dal presupposto che siano valide - ma capire come ‘posizionarle’ nel modo giusto. Come organizzare il loro lavoro perché raggiungano gli obiettivi. Non importa di quante unit disponiate, ciò che importa è come sono organizzate e come lavorano. Noi abbiamo trovato un modello che, per quanto ci riguarda, funziona molto bene: creiamo piccole squadre, autonome al loro interno e con piena libertà. Lavorano bene e i risultati sono eccellenti. Se si riesce a creare uno ‘Specialized Model’, dove ognuno sa seguire tutto il percorso dell’evento dall’inizio alla fine, raramente ci si trova in difficoltà perché se manca qualcuno, diventa sostituibile. Come detto anche prima dai miei colleghi, la struttura deve essere agile, aperta ai cambiamenti e vederli come opportunità. Il mondo va velocissimo e bisogna prendere decisioni lampo”.

Anche Cyril Giorgini, Co-Founder & President, Auditoire, ha condiviso con la platea dei Bea Festival il suo pensiero sul business model delle agenzie in via di redifinizione.

“Siamo un’experiential communication agency, immaginiamo e produciamo esperienze globali per i brand e per il loro pubblico. Negli anni ho incontrato così tante persone che mi hanno parlato di crisi e di sfide da affrontare - altrimenti  le agenzie collassano – che ho perso il conto. Quando siamo cresciuti, non avevamo ben presente ‘come crescere’ e in che direzione, non era tutto predefinito. Non c’era una vera strategia. Abbiamo accolto i cambiamenti, che sono naturali, così come è naturale crescere, invecchiare, avere magari dei figli… Il mio consiglio personale è quello di essere ricettivi alle opportunità. Non siate spaventati, il cambiamento fa parte della vita. E, in tutto questo, anch’io punto la lente d’ingrandimento sulla gestione del team: chi è felice quando lavora, lo fa in modo più produttivo ed efficiente. Sposo appieno i concetti dell’agile management e della trust, la fiducia nelle persone. E, se devo essere sincero, i brief che mi piacciono di più sono quelli in cui all’inizio non si capisce niente. E si lavora insieme, si fa un rework, si costruisce un progetto ascoltandosi a vicenda. Si impara a vicenda. L’innovazione, oggi, per me è soprattutto questo”.

A chiudere in bellezza l’incontro, Andrea Varnier, Ceo Filmmaster Events che ha condiviso e ribadito i concetti emersi nel corso del talk. “Anche per noi le persone sono al cuore di tutto. Inutile ripetere cose già dette, ma davvero, anche per quanto ci riguarda, la nostra filosofia si basa sulla trasformazione che abbraccia il cambiamento. Esistiamo da 40 anni e siamo stati pionieri in molti ambiti: siamo stati la prima struttura italiana a creare una company nel MEA, la prima a ideare uno show permanente, la prima a creare un’art experience. E oggi cosa succede? Oggi le credenziali non sono così rilevanti come in passato, i clienti non sanno esattamente ciò che vogliono, non ci vengono riconosciuti i copywright. Le gare diventano sempre più costose e diventano per le agenzie degli investimenti importanti”.

Come fronteggiare lo scenario attuale? “Bisogna cogliere le opportunità. E ricordarsi che oggi, l’evento, non è solo ciò che vivi in real time, ma è una vera e propria storia da raccontare. E’ ciò che puoi dire. Ci sono così tante occasioni per trasmettere messaggi, informazioni, in un tempo velocissimo. La nostra ricetta è proprio quella di credere nei cambiamenti e vederli come opportunità”.

Serena Roberti

 

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BEA FESTIVAL - PARTNER 

Il Festival Italiano degli Eventi e della Live Communication è un evento organizzato da ADC Group

POWERED BY

Punk For Business: ideazione creativa

SPONSOR

Loretoprint: stampe

MAIN PARTNER

Clonwerk: regia

Digivents: app e accrediti

East End Studios: location

Milano Music Consulting: artisti e intrattenimento

New Light: audio e luci

Speciallab: personale e hostess

Sts Communication: video

PARTNER TECNICI

Ba Booth Italia: photobooth

Balsamo: transfer

Coca-Cola Hbc Italia: beverage

Fondazione Birra Moretti: beverage

Galotto: layher

Giò Forma: architetto - progetto palco

Joy Project: effetti speciali

Kimbo: beverage

Laser Entertainment: effetti speciali

Lem International - Silentsystem: cuffie wireless

Modo Rent e Modo Eventi: arredi

MyVote.it: sistema di votazione

nEmoGruppo Architetti: architetto - sale e area expo

Neverest: contributi video

Novital: muletti

Primo Round: social media agency

Souldesigner: selfiebot

Tensotend: tensotrutture

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