Beyond Limits vince la gara ICE per Padiglione Italia a Expo 2017 Astana: operation, management ed eventi per tutti i tre mesi dell'Esposizione in Kazakhstan

Da Expo Milano 2015 a Expo Astana 2017. Dopo l’intensa esperienza maturata per il grande evento italiano, Milano Music Consulting (leggi la scheda dell'agenzia a QUESTO LINK) apre uno spin-off per Astana e Dubai, Beyond Limits. E subito si aggiudica l’incarico per curare in toto il Padiglione Italiano ad Astana in occasione dell’Esposizione Internazionale che si tiene dal 10 giugno al 10 settembre 2017.

Il progetto è estremamente articolato: dalla sicurezza alla fornitura di tecnologie, dalla cura al problem solving per tutte le regioni ospitate, oltre, ovviamente, a un ricco programma di eventi.

In cantiere, strategie e sinergie in vista di Dubai 2020, per cui la società sta cercando un valido partner - meglio se italiano - per lavorare su alcuni contenuti creativi.

In esclusiva per e20express, l’intervista a Michele Salgarello (FOTO), ceo & production director.

Come nasce Beyond Limits e qual è il core business?
Abbiamo aperto contemporaneamente Beyond Limits ad Astana e Dubai come spin-off di Milano Music Consulting per continuare il lavoro fatto a Milano. Dato il successo avuto a Expo 2015 - più di 120 eventi prodotti per 22 nazioni - era un peccato disperdere tale valore. Inoltre, avevamo intuito che c'erano delle necessità molto trascurate da parte dei ‘grandi’ player: gli Expo non sono eventi globali come tutti gli altri, e abbiamo individuato ottime opportunità di business. Astana 2017 ce l'ha confermato. Ci auguriamo sarà lo stesso per Dubai 2020, su cui stiamo già costruendo delle collaborazioni importanti.

Beyond Limits si è aggiudicata la gara per la conduzione del Padiglione Italia a Expo Asana 2017. Quali gli elementi distintivi nella proposta che hanno fatto la differenza per ottenere l'incarico?
Il brief richiedeva la conduzione completa del Padiglione Italiano, dai servizi di sicurezza allo staff, dalla gestione dei volontari ai servizi basilari, fino a tutti gli extra possibili e la cura e il problem solving per le regioni ospitate. Oltre, ovviamente, a tutta la parte articolata degli eventi, da gestire in stretto contatto con l'Ambasciata e ICE. Erano in gara diverse agenzie, alcune molto più grandi di noi e con uffici in tutto il mondo. La differenza è che conosciamo il mondo Expo molto bene, avendo osservato molti competitor durante Expo Milano - un evento storico con luci e ombre- e non volevamo ripetere gli stessi errori. I Padiglioni sono concepiti come ‘micro mondi’ che vanno governati con un’expertise molto specifica e la gestione del budget richiede una soglia di attenzione molto alta nei confronti dei fornitori locali; c'è quindi una fase preparatoria che deve essere fatta con molta accuratezza. Non basta arrivare e ‘partecipare’. Ci vuole molta passione per affrontare un lavoro così impegnativo, a ritmi che definire ‘stressanti’ è un eufemismo.

Da Expo 2015 a Expo 2017. Ci racconta l'evoluzione?
A Milano con Milano Music Consulting ci siamo dedicati prettamente agli eventi e alla consulenza per il Cultural Program delle Nazioni (abbiamo prodotto 14 National Days, per esempio), ma in Astana con Beyond Limits abbiamo alzato l'asticella e il nostro lavoro si è sviluppato anche in ambito construction e forniture di tecnologie, oltre a una moltitudine di servizi che vanno dallo staffing, la logistica, la sicurezza, eccetera.

In cosa consiste l'incarico? Qualche anticipazione sull'evento e sul vostro intervento in Padiglione Italia?
È emozionante: saremo l'anello di congiunzione tra ICE, Ambasciata, Organizzatori e tutto il team creativo del padiglione, oltre a collaborare con Renco che è la società che si è aggiudicata la gara per la construction e che formalmente ci consegnerà le chiavi degli spazi a breve. Cercheremo di essere i migliori ‘custodi’ possibili, l'impegno è molto prestigioso e le responsabilità tantissime: basti pensare che ogni settimana il Padiglione ospiterà una regione italiana e ci saranno mostre, incontri, conferenze sui temi di Expo - ‘Future Energy’ - da seguire e organizzare, ci saranno gli appuntamenti con le delegazioni di quasi 130 tra Paesi partecipanti e organizzazioni governative, incontri diplomatici e occasioni importanti di confronto e networking.

L'esperienza culminerà con un evento clou, il National Day dell'Italia (1 settembre). Cosa avete previsto per questa occasione? Cosa avete pensato per creare un evento memorabile e mediaticamente efficace?
Per il 1° settembre, ICE e Ambasciata hanno organizzato per il National Day italiano l'esibizione dell'Orchestra della Scala all'Astana Opera House. Sarà un evento storico per il territorio kazako che, notoriamente, ama molto la cultura italiana e la musica classica in particolare. Noi saremo al fianco delle istituzioni per tutto il necessario supporto in produzione, sia dentro Expo sia fuori dal sito espositivo.

Beyond Limits arriva da un anno costellato da successi. Ci fa una breve carrellata delle ultime case history che hanno lasciato il segno?
Chiaramente Padiglione Italia è stato il clou, ma ad Astana abbiamo fornito consulenza e allestimenti tecnologici dei padiglioni di Principato di Monaco, Arabia Saudita, Georgia e Algeria, lavorando a stretto contatto con i general contractor di riferimento che si sono aggiudicati le gare. Così come per Padiglione Italia, anche per il Padiglione di Arabia Saudita abbiamo vinto la gara completa per la fornitura di staff e servizi durante Expo. Inoltre, per l’Austria e altre tre nazioni siamo stati incaricati della fornitura dei servizi logistici on site. E, naturalmente, saremo ancora impegnati nella produzione di alcuni National Days: per adesso ce ne sono in cantiere cinque, ma il numero è destinato a crescere.

A proposito di segni, qual è il vostro plus distintivo? Cosa offrite ai clienti per differenziarvi nel mercato?
Il nostro segno distintivo è aver capito che, per lavorare negli Expo, devi dedicare anima e corpo a questo obiettivo full time considerandone tutte le caratteristiche intrinseche. C'è, a monte, una fase di studio e analisi molto profonda, con la consapevolezza che, l’aver maturato un'esperienza significativa in ambito globale, non significa automaticamente essere pronti alla moltitudine di sfide che un evento del genere porta con sé. Per esempio, ci sono tre categorie principali di clienti potenziali in un Expo: gli Organizzatori, i Partecipanti (nazioni, organizzazioni o brand) e i General Contractor. Ognuno ha esigenze e priorità diverse, le opportunità sono molte ma vanno affrontate con schemi specifici per ognuno di loro.

Cosa bolle in pentola, adesso? Quali i vostri progetti nel futuro prossimo?
Mentre Astana sarà in pieno svolgimento, cercheremo di strutturarci al meglio per le esigenze last minute e soprattutto ci dedicheremo anima e corpo al cultural program dei partecipanti e all'assistenza nei servizi esterni al sito espositivo. Contemporaneamente, porteremo avanti sinergie e strategie per Dubai 2020.

Come vi state equipaggiando in vista dell’appuntamento di Dubai?
Come dicevo in precedenza, abbiamo deciso di lavorare ai due Expo - Astana 2017 e Dubai 2020 - contemporaneamente. Abbiamo stretto alleanze importanti già da inizio 2016, oltre ad aver coltivato relazioni con gli Organizzatori Emiratini lungo tutto l'anno scorso in diversi dipartimenti. L’esposizione kazaka ci permetterà di stringere rapporti ancora più solidi con molti team delle Nazioni Partecipanti e riteniamo che questo sia un plusvalore in ottica dei prossimi progetti per Dubai, visto che quasi certamente coloro che saranno presenti ad Astana lo saranno a Expo 2020. Vogliamo crescere ulteriormente, soprattutto in ambito di construction e project managing, e stiamo da tempo cercando di ‘fare sistema’ a Dubai perché abbiamo notato parecchio interesse attorno a Beyond Limits, ma ci vogliono pazienza e investimenti. Non sarà un evento per tutti. Stiamo anche cercando un partner prestigioso che possa lavorare con noi su alcune idee e intuizioni che riteniamo valide per Expo Dubai. Se fosse italiano, ancora meglio. Su Dubai abbiamo impostato una strategia quinquennale perché sarà un Expo molto complesso, sfaccettato e con un elemento etico molto preponderante e da non trascurare: una discriminante importante per chi vorrà provare a lasciare il segno.

Serena Roberti