Il trend dei prossimi mesi? Meno eventi ma di qualità

L'esordio del dibattito tenutosi mercoledì scorso 28 settembre, avviene per voce di Salvatore Sagone, presidente di ADC Group, che illustra come il mercato degli eventi in questi mesi stia attraversando una fase frenetica delle attività, quasi caotica ma, per fortuna, di grande dinamismo. Manca però una programmazione per il futuro, dovuta anche all'incertezza della situazione geopolitica attuale, all'inflazione, al caro energia, all'aumento del costo delle materie prime, alle difficoltà di reperimento del personale coinvolto nella filiera, in tutti i ruoli.

Il tema della sostenibilità, molto sentito dal Club che ne ha fatto un cavallo di battaglia col lancio dell’iniziativa www.eventosostenibile.it, sia in termini ambientali, è stato approfondito nel finale da Barbara Bonori, project leader del progetto.

Ad aprire il confronto tra le aziende e le agenzie presenti fisicamente o collegate è stata  Maria Conti, Chief Communication Officer, Maserati e presidente della giuria del Bea Italia 2022. La manager ha portato la propria testimonianza ed esperienza nella creazione di eventi dal vivo sottolineando l’importanza di trovarsi in presenza per comprendere quale sia il modo migliore per creare valore nelle collaborazioni. Quanto all’approccio “In Maserati facciamo una riunione annuale con tutti i partner coinvolti negli eventi per discutere sull'anno successivo, confrontandoci, per dare la libertà di pensare e proporre idee, fornire una anticipazione delle nostre progettualità per gettare le basi per la creazione di un prodotto migliore”.

La manager osserva inoltre che: “L'Italia è il Paese più audace al mondo. In questo momento di difficoltà economiche dobbiamo diventare geniali. È la difficoltà che stimola il genio.” Maserati, per l'anno prossimo ha deciso di stanziare il 25% in più di budget per gli eventi rispetto al 2022, azione messa in campo anche per sopperire all'aumento dei costi che stiamo vivendo, al fine di non abbassare la qualità della comunicazione. La filosofia dell'azienda è comunque indirizzata all'eccellenza, fino a mettere in campo la formula “Piuttosto meno eventi, ma di qualità.”

“In Fastweb abbiamo cercato di creare un cambio di mentalità – esordisce Arianna Baldanzi, Manager of National & Corporate Events, Fastweb  –, per capire che un media diverso porti a cambiare il modo di comunicare. Abbiamo investito molto nello storytelling, quindi negli eventi sono entrate figure nuove come il coach e l'autore. Finalmente siamo ritornati con gli eventi in presenza. Quello che noto è che l'elemento live, la fisicità è diventata ancora di più dopo la pandemia una leva di business per raggiungere determinati target e obiettivi.”

Anche per Fastweb la pianificazione sul futuro risulta essere un elemento importante, come anche il dialogo con i fornitori nella realizzazione del progetto, anche durante la messa in opera dello stesso, con la possibilità di apportare modifiche. “Stiamo valutando quali interventi fare per contrastare l'aumento dei costi. Credo sia sbagliato nel futuro realizzare eventi con budget minori. Anche noi sposiamo la formula “meno eventi, ma di qualità”.

L'esperienza di Federica Merlo, Head New Product Promotion, Leonardo Helicopters apre gli scenari di un mondo particolare, fatto da una progettazione di prodotto lunga vent'anni, che innesca dinamiche particolari anche per la comunicazione dal vivo. “Quest'anno lanceremo 2 modelli. Noi, essendo una azienda di proprietà statale per il 32%, abbiamo l'obbligo di realizzare gare per qualsiasi cosa, che sono troppe, e questo ci appesantisce nell'essere snelli. Per l'anno prossimo purtroppo avremo a disposizione lo stesso budget del 2022. Per questo faremo meno aventi ma all'altezza dei nostri standard. Anche per noi la programmazione è fondamentale, anche per far sì che il mercato non si dimentichi di noi nel lasso di tempo che passa tra il lancio di un velivolo e l'altro, e per non lasciare spazio agli altri 5 brand mondiali nostri competitori.”

Dalla discussione seguita agli interventi delle tre manager è stata avanzata, da parte di Luca Legnani, in rappresentanza di Papillon 1990, la proposta di creare un contratto flessibile tra azienda e fornitori, che possa andare incontro alla fluttuazioni dei costi delle materie prime e dell'energia. Ne è nato l'invito, lanciato da parte di Maserati, di coinvolgere nelle riunioni del Club anche i responsabili degli uffici acquisti delle aziende, al fine di ampliare il confronto e ideare soluzioni in merito.

L'intervento che portava la voce ed esperienza di Emanuele Landi dell'agenzia Ninetynine, si è focalizzata osservando che, nel mondo degli allestimenti, la pianificazione è fondamentale, in quanto la sua assenza interrompe la possibilità di creazione delle competenze necessarie e delle maestranze, con il conseguente abbassamento della qualità degli eventi messi in opera per i clienti.

Sul tema delle gare è stato sottolineato dai membri del Club l'importanza non solo della creatività come elemento di scelta, ma anche il curriculum rappresentato dalle capacità realizzative dimostrate da un fornitore, che devono essere un elemento importante di valutazione, e di come anche i periodi lunghi di collaborazione tra marchi e fornitori facilitino l'ottenimento di risultati prestigiosi.

Un auspicio da parte delle agenzie sarebbe la messa in pratica, come già da prassi di Leonardo, di incontri post gara con le realtà escluse dalla commessa, al fine di vedersi spiegati i motivi per i quali la realtà coinvolta nella competizione non è stata scelta. Un'ottima occasione per creare valore e scoprire elementi evolutivi da mettere in opera per migliorarsi.

È stata poi presentata la Live Communication Week che si terrà a Roma presso il Pratibus District dal 22 al 26  (Bea Italia 22/23, Bea World 24/26). E’ stato ricordato che la deadline per le iscrizioni scade il 15 di ottobre. La partecipazione per le agenzie ucraine al BEA World sarà gratuita.  Un'azione a sostegno alla industry locale che sta vivendo il cupo periodo che tutti conosciamo. Quest'anno torneranno le Leisure Activities e ci sarà l'ingresso di una nuova categoria dedicata al Metaverso.

Altra iniziativa di rilievo della manifestazione sarà l”Elephant Prodige”: il concorso dedicato ai talenti under 28 che premierà i migliori mettendoli alla prova in una gara di sviluppo di un brief e 8 ore di tempo per costruirne l'idea creativa. Non solo creativi, ma diverse professionalità potranno parteciparvi: le aziende sono invitate a candidare i loro migliori elementi.

Quest'anno l'assegnazione del prestigioso premio “Azienda Più Virtuosa” verrà basato sulla valutazione di 10 aspetti: il Pagamento acconti/anticipi costi nei tempi necessari e rispetto dei termini di pagamento, la congruità del budget di gara/progetto rispetto alle richieste e ai desiderata, la congruità dei competitor coinvolti in gara (omogenei e limitati a circa 3 strutture, secondo le indicazioni del Patto Etico per la Ripartenza), i tempi adeguati di gara, la realizzazione di brief chiari ed esaustivi, le modalità di lavoro tra Cliente e Agenzia basata su rispetto e collaborazione, il ricorso limitato alle gare preferendo valutazioni credenziali (case history, workshop, chemistry meeting), l'eventuale rimborso gare, la rilevanza dell’investimento in eventi (che dovrà essere maggiore di 1 mln €), e la capacità progettuale dimostrata nonostante l'attuale fase critica per gli eventi.

Con la riunione del 28 settembre è stata aperta ufficialmente la raccolta dei suggerimenti per la prossima ricerca commissionata dal Club che andrà a valutare l'impatto del Covid sul settore degli eventi.

Sul fronte della sostenibilità sono state presentate le prossime azioni promosse dal Club degli Eventi e della Live Comunication dopo il lancio dell’iniziativa www.eventosostenibile.it al fine di creare cultura attorno a questo fondamentale tema, come il prossimo webinar dal titolo “Come si fa un evento carbon neutral?” che si terrà Giovedì 20 Ottobre dalle 12:00 alle 13:00, a cura di Barbara Bonori, con il supporto di Rete Clima e svilupperà i seguenti temi: cosa significa compensare le emissioni? Perché rendere un evento carbon neutral e come si fa; come evitare il greenwashing.

La stessa Bonori ha inoltre ricordato missione, visione e strumenti presenti sul portale realizzato dal Club, eventosostenibile.com: un luogo nato per stimolare le agenzie e tutti i soci alla sostenibilità, creando cultura e fornendo gli strumenti (presenti sul sito) per mettere in opera azioni concrete.

Sempre Barbara Bonori, sul finire della riunione, ha ricordato che la sostenibilità in azienda è un’azione che deve coinvolgere tutti, e osservato che un evento sostenibile è detto tale se al suo termine l’ambiente “Risulta migliore di come lo abbiamo trovato.” Un ottimo cannocchiale col quale scrutare il futuro e stimolare anche la creatività.

La professionista ha anche illustrato uno schema di come si costruisca un evento, e di come ogni singola fase possa essere affrontata in chiave sostenibilità, ivi compresa la post produzione; in modo che tutti gli attori coinvolti si attivino, secondo competenza, per il raggiungimento di un obiettivo comune.

“Non per forza la sostenibilità richiede dei budget maggiori – ha sottolineato Bonori – ma tempistiche ben pianificate sì; onde evitare ricadute di mole lavorative enormi sui fornitori con tempistiche insufficienti, anche perché, non sempre, i fornitori sono preparati per offrire un servizio che sia anche sostenibile, e necessitano quindi di tempo per capire come farlo e strutturarsi.”

L'obiettivo del prossimo webinar va esattamente in questa direzione e vuole essere un'occasione per colmare manchevolezze e dare suggerimenti utili.

Va ricordato che continua il coinvolgimento del Comune di Milano con il Club degli Eventi per lo sviluppo di eventi sostenibili. Ne è un esempio la tavola rotonda sui criteri di sostenibilità necessari alla partecipazione ai prossimi bandi del Comune in scena nei giorni della Milano Green Week.