Worldwide – I benefici specifici che la tecnologia può portare ai tuoi eventi

Questo è un classico esempio di qualcosa che dobbiamo cambiare e integrare più a fondo nel nostro modo di gestire gli eventi… ma, come settore, possiamo fare di meglio. Tecnologia significa efficienza operativa, maggiore reach, personalizzazione, una migliore veicolazione dei contenuti e misurazione dei risultati.

Tuttavia, tutti questi vantaggi si scontrano con la fretta di "creare rapidamente un foglio Excel", o con la convinzione che un canapè meriti un budget che un'app non può avere. Siete fortunati: qui vi proponiamo alcuni insight chiave per la vostra (indubbiamente) futura strategia esperienziale, un tema che abbiamo approfondito in un recente incontro con la tech company Cvent. Rimboccatevi le maniche; "vestimi lentamente, perché ho fretta"; e parlate con il vostro fornitore tecnologico, che può portare il vostro evento a un livello di sofisticazione completamente nuovo.

Ognuno di questi punti merita un'attenta considerazione e un approccio strategico, ma arriviamo al sodo: ecco un promemoria dei principali vantaggi che la tecnologia può offrirvi.

Comunicazione e recall

• Partite dal CRM. Definire il target di riferimento inizia con un'analisi del vostro CRM, fondamentale per identificare chiaramente il pubblico di riferimento (chi acquista da me, qual è un lead attuale che devo assolutamente attrarre…), ma anche per individuare potenziali opportunità di personalizzazione (vedi sotto).

• Messaggi personalizzati. Siete sicuri di voler inviare lo stesso messaggio a chi ha partecipato ai vostri ultimi cinque eventi e a un nuovo arrivato? A chi ha un profilo da buyer e a chi lavora nel marketing? Oggi potete segmentare per macro-profili; domani (o anche oggi, in realtà), con l'IA, sarete in grado di personalizzare completamente i vostri messaggi.

• Digital marketing. Il vostro evento è il candidato perfetto per il retargeting e altre strategie di marketing digitale. Evitate di inviare un'e-mail di promemoria generica a tutti: distinguete tra chi ha aperto o cliccato sul vostro invito e chi lo ha ignorato. Ad esempio, chi lo ha aperto più volte merita probabilmente una telefonata di follow-up.

• Analizzate i clic e salvate queste informazioni. Le vostre e-mail pre-evento sono una fonte di insight: potete vedere chi ha cliccato su ciascuna parte del programma e determinare così cosa interessa loro. Si tratta di informazioni preziose per il vostro team commerciale, per personalizzare i messaggi o per stabilire quali sessioni avranno maggiore successo.

• Messaggi pre-evento. Una volta che qualcuno ha confermato la propria partecipazione, non interrompete le comunicazioni. Potete inviare promemoria personalizzati in base a ciò che sapete interessare a ciascuna persona, stuzzicando così il loro interesse. Ad esempio, un video teaser di una sessione a cui sapete che sono interessati.

• … e meeting per creare connessioni. Per stringere relazioni prima dell'evento, potete organizzare incontri online su temi specifici: chiunque si sia iscritto a una determinata sessione può partecipare a un warm-up di 30 minuti per prepararsi all'incontro e conoscere altri partecipanti interessati. In questo modo genererete interesse, costruirete relazioni e aumenterete il desiderio di partecipare.

Grazie alla tecnologia, siete passati dall'organizzare eventi aziendali a fornire insight (nel marketing o nella gestione dei talenti).

L'esperienza dell'evento

• Accesso fluido (Seamless). Oggi molte aziende tecnologiche dispongono di chioschi per il badge in modalità self-service, quindi le lunghe code potrebbero essere un ricordo del passato (non dimenticate che questa è la prima impressione che le persone ricevono).

• Controllo degli ingressi… e controllo degli accessi. L'accesso può essere concesso dal personale che scansiona un codice QR, o attraverso un gate che verifica automaticamente l'ingresso tramite RFID. E se volete lasciare il segno, installate uno schermo che mostri automaticamente un messaggio di benvenuto personalizzato, come "Benvenuto, Roberto".

• Tracciamento in tempo reale. Che sia tramite Wi-Fi o NFC, potete tracciare i movimenti delle persone e vedere quali stand e sessioni destano il loro interesse.

• Interattività. Le vostre sessioni possono essere interattive, sia attraverso il voto, la creazione collaborativa di word cloud o la gestione delle domande (consentendovi di filtrarle ed evitare il flusso infinito di domande da parte di chi cerca visibilità). Nota: evitate di usare queste tecnologie come un mero "espediente di tendenza". Lavorate con i relatori per determinare cosa volete imparare dal pubblico e progettate l'intero programma di formazione tenendo conto di questo, in modo che non sembri un elemento improvvisato.

• Braccialetti e altre modalità di engagement. La tecnologia rende più facile per il pubblico attivarsi e comunicare: un codice QR per scaricare informazioni su un prodotto, per richiedere la presentazione di un relatore o un braccialetto per connettersi con un'altra persona. Tutto questo aiuta i partecipanti a raggiungere i vostri obiettivi e vi permette di sapere cosa interessa a ciascun individuo.

• Riepilogo delle sessioni. L'IA consente ora di registrare tutte le sessioni e di generare sintesi automatiche. Ma si va oltre: potete fare in modo che ogni partecipante riceva un riassunto dell'evento personalizzato in base ai propri interessi.

Il risultato: data intelligence

Questo è il risultato finale, l'immenso valore dell'evento: se integrate la tecnologia in queste diverse fasi, troverete un tesoro. Saprete chi è interessato a quale argomento; saprete chi ha vissuto quale esperienza; potrete arricchire il vostro CRM con una miniera di informazioni e fare un follow-up con azioni di vendita personalizzate. Sì, Excel è allettante perché vi permette di avere qualcosa di pronto in un minuto. Ma investire un po' per implementare la tecnologia vale davvero la pena.

In conclusione, desideriamo ricordarvi alcuni punti chiave per sviluppare una strategia tecnologica per i vostri eventi, e condividere ciò che ci ha raccontato Nadine Vienne, Head of Internal Events di Nissan Europe: grazie alla tecnologia, è passata dalla semplice organizzazione di eventi aziendali a fornire insight ai suoi manager. Questo vale molto di più.