Gare, il Club degli Eventi e UPA firmano le linee guida nel segno della trasparenza

Momento storico per la event industry italiana. Nella cornice dell’assemblea annuale UPA, tenutasi mercoledì 5 luglio a Milano presso il Piccolo Teatro, il Club degli Eventi e della Live Communication ha sottoscritto con UPA un documento contenente le linee guida per definire le best practice delle gare private per eventi e progetti di live communication.

A firmare il documento, Salvatore Sagone, presidente di ADC Group e organizzatore del Club degli Eventi e della Live Communication, e Lorenzo Sassoli de’ Bianchi, presidente UPA. Presente, inoltre, una delegazione del Club in rappresentanza delle 42 agenzie associate.

Il documento rappresenta un importantissimo riconoscimento per il mondo degli eventi e un traguardo storico ma, anche e soprattutto, un punto di partenza per salvaguardare ruoli, dignità e interessi economici delle parti, e per garantire l’efficacia delle gare. Le linee guida non hanno carattere coercitivo (e non potrebbe averlo per le norme antitrust vigenti), ma sono dei suggerimenti per regolare il rapporto tra aziende e agenzie in nome della professionalità e della trasparenza.

“Il ruolo degli eventi sta diventando sempre più importante nel marketing mix - dichiara Sassoli ai nostri microfoni -. Per questo siamo molto soddisfatti del documento sottoscritto con il Club degli Eventi. UPA è molto sensibile al tema delle gare, ambito che implica responsabilità e rispetto. È necessario avere gare trasparenti, remunerate, ma soprattutto chiare negli intenti, negli obiettivi e nelle informazioni, anche nella fase successiva all’assegnazione. Tante sono le criticità: il fenomeno della gare concluse e poi non realizzate è, ad esempio, un segnale che deriva dalla rapidità del turnover aziendale, dalla poca comunicazione tra ufficio acquisti e marketing e dalla scarsa cultura su questo tema. Compito dell’UPA è proprio quello di promuovere le buone prassi e di educare alla professionalità”.

Il Club degli Eventi e della Live Communication diventa quindi, a tutti gli effetti, un interlocutore di UPA, e potrà segnalare all’associazione presieduta da Sassoli de Bianchi i casi meno virtuosi del mercato.

Ma vediamo i dettagli del documento (VEDI ALLEGATO): innanzitutto il numero dei partecipanti, che non dovrà superare le 3 agenzie, oltre a quella in carica. Secondo un principio di trasparenza, inoltre, si ritiene opportuno che l’agenzia in carica sia a conoscenza della decisione dell’impresa di intraprendere una gara e che le strutture partecipanti sappiano numero e nomi delle agenzie concorrenti invitate alla gara. A seguire, le modalità operative: ottimale sarebbe che tutte le agenzie ricevessero per iscritto lo stesso brief e nello stesso tempo. Si richiede che il brief sia completo anche in merito alla dimensione indicativa dell’investimento, a fronte dell’impegno da parte dell’agenzia alla massima riservatezza. Le eventuali richieste di chiarimento, inoltre, dovranno essere messe a disposizione di tutti. Come gli altri aspetti, inoltre, anche i metodi e i criteri di valutazione delle proposte dovranno essere resi noti. I tempi concessi per l’elaborazione dei progetti dovranno essere indicati nel brief, congrui e rapportati alla complessità dell’operazione. All’interno del briefing, il committente dovrà inoltre indicare i tempi di attivazione del progetto di live communication.

Punto dolente, il rimborso: la complessità della gara e il dispendio di risorse che essa comporta suggerisce, per tutelare la serietà di entrambe le parti, di definire un rimborso su base forfettaria uguale per tutti. Il documento firmato consiglia poi all’azienda di avvisare le agenzie perdenti prima di comunicare la scelta definitiva all’esterno. Le proposte delle agenzie perdenti, inoltre, dovranno restare di proprietà delle agenzie stesse e in nessun caso dovranno essere utilizzate dall’azienda. Tutti i dati comunicati dal cliente nel corso della gara saranno di esclusiva proprietà del cliente e non potranno essere utilizzati per terzi. La comunicazione dell’affidamento della gara da parte dell’agenzia vincente, infine, dovrà essere concordata con il cliente.

Da questo importante traguardo prende il via, quindi, una nuova fase per il mondo degli eventi che, da oggi, può contare su un riconoscimento istituzionale importante da parte dell’associazione degli investitori in comunicazione, l’UPA. Di gare si continuerà a parlare e, nel dialogo tra le parti, il Club degli Eventi e della Live Communication giocherà un ruolo di primo piano.