Gare
Le linee guida UPA - ASSOREL per le gare relative alla scelta di un'agenzia di RP
Il documento elaborato dalle due associazioni contiene indicazioni (e non imposizioni) ispirate a regole e a principi finalizzati a salvaguardare ruoli, dignità ed interessi economici delle parti oltre a garantire risultati positivi. I punti principali riguardano il numero di partecipanti ideale alla gara (3 più quella uscente); l'indicazione delle Agenzie invitate a partecipare con un brief uguale per tutti; i metodi e i criteri di valutazione dei progetti presentati che andrebbero anticipati dal Cliente; i tempi di presentazione congrui con le caratteristiche del progetto stesso; un rimborso spese su base forfettaria uguale per tutti. Costella, Dir. Gen. Assorel: " Auspichiamo che queste linee guida possano favorire un'apertura di dialogo per migliorare il rapporto azienda - agenzia in tema di gare".
Il tema delle gare tra Aziende private e Agenzie è da sempre al centro dell'attenzione del sistema della Comunicazione.
Anche per le Relazioni Pubbliche è buona norma disporre di indicazioni chiare per un corretto svolgimento di una gara.
Per dare indicazioni più certe di buon comportamento su questa materia UPA e Assorel hanno elaborato un documento che fornisce le Linee Guida per una corretta e trasparente conduzione del processo di scelta delle Agenzie da parte dei committenti in occasione di una gara.
La consultazione è, a parere di entrambe le Associazioni, la forma più proficua per avviare la selezione di un'agenzia di P.R.. Se invece, per ragioni aziendali, occorre effettuare una gara è buona norma disporre di indicazioni per un corretto svolgimento della stessa.
Per venire incontro a questa esigenza le Associazioni delle Aziende e delle Agenzie di P.R., l'Associazione presieduta da Lorenzo Sassoli de Bianchi (foto 1), e quella presieduta da Alessandro Pavesi (foto 2), hanno deciso di produrre un unico documento comune di riferimento: non si tratta di indicazioni impositive, essendo questo tipo di gare svolte tra privati, ma di principi condivisi fra Clienti e Agenzie.
I punti principali del documento riguardano:
· il numero di partecipanti ideale alla gara (3 Agenzie più quella uscente),
· l'indicazione delle Agenzie invitate a partecipare con un brief uguale per tutti e il più esaustivo possibile
· i metodi e i criteri di valutazione dei progetti presentati che andrebbero anticipati dal Cliente, così come la segnalazione del Team dell'Agenzia che lavorerà sul progetto
· i tempi di presentazione che dovranno essere congrui con le caratteristiche del progetto stesso
· l'impegno e la complessità del progetto rendono consigliabile definire un rimborso spese su base forfettaria uguale per tutti.
Con queste ‘Linee Guida’ si è voluto impostare un rapporto che vada a vantaggio della qualità del lavoro e dei risultati per entrambe le parti.
Interpellato da ADVexpress, Alessandro Costella, Direttore Generale Assorel, commenta così il lancio di questo documento: "Assorel si sta impegnando da tempo nella regolamentazione delle gare e la condivisione del documento con UPA è passo importante nel raggiungimento di questo obiettivo. Auspichiamo che queste linee guida possano favorire un'apertura di dialogo per migliorare il rapporto azienda - agenzia in tema di gare".
L'Associazione, ricordiamo, è attenta al tema della regolamentazione sia delle gare private che pubbliche.
Di seguito e in allegato il testo completo delle Linee Guida, che, precisano le due associazioni, sono indicazioni (e non imposizioni essendo il rapporto tra privati) ispirate a regole e a principi finalizzati a salvaguardare ruoli, dignità ed interessi economici delle parti oltre a garantire risultati positivi.
NUMERO DI AGENZIE PARTECIPANTI
E' buona norma che il numero di Agenzie invitate alla gara sia limitato. Si ritiene che il numero ottimale sia 3 Agenzie oltre a quella in carica (se si ritiene di coinvolgerla). Un numero eccessivo rischia di rappresentare una perdita di tempo e essere fonte di confusione.
FASE DI CONSULTAZIONE E TRASPARENZA
E' opportuno che l'Agenzia attualmente incaricata sappia della gara ed è corretto che tutte le Agenzie sappiano quali sono le agenzie invitate.
DEFINIZIONE DELLE INFORMAZIONI
Tutte le Agenzie invitate devono ricevere lo stesso brief e nello stesso tempo. Il brief deve essere completo, in particolare rispetto alle strategie e alle informazioni commerciali oggetto della gara, superando i problemi di riservatezza a fronte dell'impegno da parte dell'agenzia al mantenimento della "riservatezza e segreto professionale" su quanto comunicato dal cliente. Il briefing deve contenere informazioni relative alle caratteristiche del prodotto/servizio oggetto della gara (tipologia e aree di intervento - target group - periodo di riferimento - dimensione indicativa dell'investimento)
CHIAREZZA DI VALUTAZIONE
E' fattore di trasparenza fornire in anticipo informazioni su quali saranno i metodi e i criteri di valutazione delle proposte e in base ai quali verrà effettuata l'assegnazione dell'incarico. Contestualmente l'Agenzia indicherà quale sarà il gruppo di lavoro che metterà a disposizione in caso di vincita della gara.
TIMING Dovranno essere indicati chiaramente all'interno del brief i tempi concessi per la presentazione (data di presentazione) che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto. Dovranno essere indicati i tempi necessari al committente per attivare il progetto di comunicazione a seguito dell'affidamento dell'incarico e la data di avvio attività. 1/2 Linee Guida per le gare di aziende private nella scelta di un'Agenzia di Relazioni Pubbliche
SCELTA DELL'AGENZIA
Quando la decisione è stata presa è buona norma informare le Agenzie perdenti prima che avvenga la comunicazione verso l'esterno. Tempi e modalità di comunicazione verso l'esterno dell'aggiudicazione da parte dell'Agenzia dovranno essere concordate tra il committente.
RIMBORSI SPESE
Non può essere un obbligo ma in relazione alla complessità dei progetti e al lavoro che l'Agenzia mette nella gara è facoltà da parte del committente riconoscere un onorario che deve essere uguale per tutti i partecipanti (esclusa ovviamente l'Agenzia che ottiene l'incarico).
PROPRIETA' INTELLETTUALE DEI PROGETTI
Le proposte delle Agenzie cui non viene aggiudicata la gara restano di proprietà delle agenzie stesse e non possono essere utilizzate. Tutti i dati che il Cliente ha comunicato nel corso della gara saranno di esclusiva proprietà del Cliente e non potranno essere utilizzati per terzi.
EC
Anche per le Relazioni Pubbliche è buona norma disporre di indicazioni chiare per un corretto svolgimento di una gara.
Per dare indicazioni più certe di buon comportamento su questa materia UPA e Assorel hanno elaborato un documento che fornisce le Linee Guida per una corretta e trasparente conduzione del processo di scelta delle Agenzie da parte dei committenti in occasione di una gara.
La consultazione è, a parere di entrambe le Associazioni, la forma più proficua per avviare la selezione di un'agenzia di P.R.. Se invece, per ragioni aziendali, occorre effettuare una gara è buona norma disporre di indicazioni per un corretto svolgimento della stessa.
Per venire incontro a questa esigenza le Associazioni delle Aziende e delle Agenzie di P.R., l'Associazione presieduta da Lorenzo Sassoli de Bianchi (foto 1), e quella presieduta da Alessandro Pavesi (foto 2), hanno deciso di produrre un unico documento comune di riferimento: non si tratta di indicazioni impositive, essendo questo tipo di gare svolte tra privati, ma di principi condivisi fra Clienti e Agenzie. I punti principali del documento riguardano:
· il numero di partecipanti ideale alla gara (3 Agenzie più quella uscente),
· l'indicazione delle Agenzie invitate a partecipare con un brief uguale per tutti e il più esaustivo possibile
· i metodi e i criteri di valutazione dei progetti presentati che andrebbero anticipati dal Cliente, così come la segnalazione del Team dell'Agenzia che lavorerà sul progetto
· i tempi di presentazione che dovranno essere congrui con le caratteristiche del progetto stesso
· l'impegno e la complessità del progetto rendono consigliabile definire un rimborso spese su base forfettaria uguale per tutti.
Con queste ‘Linee Guida’ si è voluto impostare un rapporto che vada a vantaggio della qualità del lavoro e dei risultati per entrambe le parti.
Interpellato da ADVexpress, Alessandro Costella, Direttore Generale Assorel, commenta così il lancio di questo documento: "Assorel si sta impegnando da tempo nella regolamentazione delle gare e la condivisione del documento con UPA è passo importante nel raggiungimento di questo obiettivo. Auspichiamo che queste linee guida possano favorire un'apertura di dialogo per migliorare il rapporto azienda - agenzia in tema di gare".
L'Associazione, ricordiamo, è attenta al tema della regolamentazione sia delle gare private che pubbliche.
Di seguito e in allegato il testo completo delle Linee Guida, che, precisano le due associazioni, sono indicazioni (e non imposizioni essendo il rapporto tra privati) ispirate a regole e a principi finalizzati a salvaguardare ruoli, dignità ed interessi economici delle parti oltre a garantire risultati positivi.
NUMERO DI AGENZIE PARTECIPANTI
E' buona norma che il numero di Agenzie invitate alla gara sia limitato. Si ritiene che il numero ottimale sia 3 Agenzie oltre a quella in carica (se si ritiene di coinvolgerla). Un numero eccessivo rischia di rappresentare una perdita di tempo e essere fonte di confusione.
FASE DI CONSULTAZIONE E TRASPARENZA
E' opportuno che l'Agenzia attualmente incaricata sappia della gara ed è corretto che tutte le Agenzie sappiano quali sono le agenzie invitate.
DEFINIZIONE DELLE INFORMAZIONI
Tutte le Agenzie invitate devono ricevere lo stesso brief e nello stesso tempo. Il brief deve essere completo, in particolare rispetto alle strategie e alle informazioni commerciali oggetto della gara, superando i problemi di riservatezza a fronte dell'impegno da parte dell'agenzia al mantenimento della "riservatezza e segreto professionale" su quanto comunicato dal cliente. Il briefing deve contenere informazioni relative alle caratteristiche del prodotto/servizio oggetto della gara (tipologia e aree di intervento - target group - periodo di riferimento - dimensione indicativa dell'investimento)
CHIAREZZA DI VALUTAZIONE
E' fattore di trasparenza fornire in anticipo informazioni su quali saranno i metodi e i criteri di valutazione delle proposte e in base ai quali verrà effettuata l'assegnazione dell'incarico. Contestualmente l'Agenzia indicherà quale sarà il gruppo di lavoro che metterà a disposizione in caso di vincita della gara.
TIMING Dovranno essere indicati chiaramente all'interno del brief i tempi concessi per la presentazione (data di presentazione) che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto. Dovranno essere indicati i tempi necessari al committente per attivare il progetto di comunicazione a seguito dell'affidamento dell'incarico e la data di avvio attività. 1/2 Linee Guida per le gare di aziende private nella scelta di un'Agenzia di Relazioni Pubbliche
SCELTA DELL'AGENZIA
Quando la decisione è stata presa è buona norma informare le Agenzie perdenti prima che avvenga la comunicazione verso l'esterno. Tempi e modalità di comunicazione verso l'esterno dell'aggiudicazione da parte dell'Agenzia dovranno essere concordate tra il committente.
RIMBORSI SPESE
Non può essere un obbligo ma in relazione alla complessità dei progetti e al lavoro che l'Agenzia mette nella gara è facoltà da parte del committente riconoscere un onorario che deve essere uguale per tutti i partecipanti (esclusa ovviamente l'Agenzia che ottiene l'incarico).
PROPRIETA' INTELLETTUALE DEI PROGETTI
Le proposte delle Agenzie cui non viene aggiudicata la gara restano di proprietà delle agenzie stesse e non possono essere utilizzate. Tutti i dati che il Cliente ha comunicato nel corso della gara saranno di esclusiva proprietà del Cliente e non potranno essere utilizzati per terzi.
EC