Mpi e American Express annunciano i nuovi trend della meeting industry

Meeting Professionals International, community internazionale che riunisce oltre 22.000 professionisti di convegni in 68 capitoli e club di 60 differenti paesi, si impegna nello studio del settore della comunicazione e nell'aggiornamento e formazione dei propri associati.

In linea con la sua mission, MPI ha realizzato, in collaborazione con American Express, l'inchiesta Future Watch 2008, che sortisce da 1.643 risposte a questionari inviati a oltre 22.000 database di corporate o independent meeting manager fra Europa, Canada e Stati Uniti.

In particolare, 732 questionari provengono da fornitori, 611 da corporate meeting manager (ossia dalle figure aziendali a vario titolo incaricate di sovrintendere agli eventi) e 265 da agenzie specializzate (independent meeting manager).

Quest'anno, dunque, le risposte sono molte: 500 in più della già prolifica edizione 2007, e saranno ampiamente discusse durante la prossima European Meeting and Events Conference (EMEC), il nuovo appuntamento paneuropeo della community, in programma a Londra dal 18 al 20 aprile.

Il primo dato dice che, alla fine del 2008, gli eventi risulteranno sostanzialmente identici, come numero, a quelli del 2007. In generale i planner che prevedono di realizzare cento o più meeting nell’arco dell’anno calano da 148 a 125, e sono in grande maggioranza statunitensi. L’assestamento dunque c’è, ma è su livelli medi.

Ciò che invece aumenta sensibilmente, e che controbilancia, almeno in parte, la mancata crescita della quantità di eventi, è il numero di partecipanti. I corporate planner prevedono che le loro audience cresceranno dell’11,2%, i planner associativi del 18,3%, mentre il dato totale, tenuto conto anche dei meeting istituzionali, aumenterà del 19,3%.

A fronte di questa realtà sostanzialmente stabile, cambieranno anche i budget, gli obiettivi e le strategie, che divengono prioritari per il 30% dei manager intervistati. E sebbene i preventivi siano attesi in diminuzione del 9,3% per le associazioni, i planner aziendali li attendono in crescita dell’11,4%, e in generale la meeting industry ne indica un aumento del 22,6%: un trend molto positivo, che frutterebbe, se costante, un raddoppio del giro d’affari in 3 anni.

Da notare che più di un quarto degli organizzatori (e quasi la metà di quelli aziendali) lavorano in società i cui budget per eventi sono superiori a 2,5 milioni di dollari. Ciò contrasta positivamente il trend di crescita dei meeting low budget (ossia dai costi inferiori a 50mila dollari). 

Se, nel 2007, la maggioranza degli interpellati identificava nel terrorismo il principale fattore esterno d’influenza sulla meeting industry, nel 2008 questa voce precipita addirittura al decimo posto (con appena il 13,6%) e, in vetta alla classifica, figurano l’inflazione e la prospettiva della recessione economica.

Oltre i due quinti dei fornitori temono che una sfavorevole congiuntura comprometta i loro affari, e nella stessa percentuale il timore è espresso dai planner delle associazioni verso l’inflazione e l’aumento del costo della vita. In dettaglio, la paura di recessione è un 'top concern' per il 40% degli organizzatori americani, per il 24,1% degli europei e per il 22,8% dei canadesi. Anche l’inflazione è più temuta negli Stati Uniti (è stata indicata come fattore critico dal 36,2% dei planner locali, contro il 20% dei canadesi e degli europei).

Tra gli altri fattori d’influenza sono indicati i costi della benzina e dei propellenti, i cambiamenti tecnologici, il quadro legislativo e le questioni ambientali (collocate ai primi tre posti dal 19% degli interpellati).

Gli strumenti tecnologici rappresentano ciò su cui i meeting planner contano maggiormente, per massimizzare l’efficacia dei propri eventi. Al primo posto figurano i tool di verifica del feedback post-evento (indicati dal 54% dei questionari), che soddisfano quasi la metà degli utenti (contro un 27,1% insoddisfatto dei prezzi e un 22% deluso dalle funzionalità). Poi, in ordine decrescente: gli strumenti per facilitare i processi di RFP (Request for Proposal), indicati dal 39,7%; i software d’interattività (39,4), i siti Internet (39,3), gli audiovisivi (38), i tool per la logistica (35,4), i software Crm (28,9), gli strumenti di rilevazione delle presenze (28,8) e via dicendo sino al fanalino di coda, ossia i tool per accoppiare partecipanti posti su pari livello professionale (indicati solo dal 19% dei questionari e certamente più diffusi in alcune aree degli Stati Uniti che altrove).

Da segnalare che per ciascuna voce c’è uno 'zoccolo duro' dal 5 al 7% che dichiara di non darle alcuna importanza o addirittura di non conoscerla neppure. E di tutte, circa il 35% lamenta i costi eccessivi.

Una sorpresa positiva riguarda invece la diffusione degli eventi via web, prevista in crescita da 2 questionari su 5 (e da circa la metà dei corporate planner). Una tendenza che comunque non inficia la preferenza - ancora unanime - per i meeting face to face.

Alla voce outsourcing si registra una crescita graduale. Il 14,6% degli eventi (contro il 12,8% del 2007) sarà dato in appalto. Le aree più attive in questo senso saranno il Canada (i cui meeting planner esternalizzeranno il 40,3% in più rispetto allo scorso anno) e l’Europa (+26,9%). Tuttavia, ancora nella metà dei casi (50,5%) le aziende accentrano al proprio interno le responsabilità organizzative.

Diverso è il discorso del dipartimento aziendale cui fanno capo gli eventi. Tre questionari su quattro, e circa l’85% degli europei, affermano che il procurement (ufficio acquisti) gioca un ruolo nelle decisioni strategiche. In una scala da 1 a 5, il livello di coinvolgimento del procurement è pari al 3,26 in Europa, al 2,48 in Canada e al 2,68 su tutto il campione. Detto ciò, vanno fatti alcuni distinguo:
1) solo il 24% dei partecipanti ha affermato che l’ufficio acquisti ha saputo condurre a risparmi significativi;
2) solo il 26,7% si è detto certo che il procurement abbia saputo contrattare camere migliori, location più adeguate o servizi di livello più elevato;
3) il 42%, infine, ha lamentato che l’azione dell’ufficio acquisti ha creato 'significative frustrazioni e difficoltà' nei processi di contrattazione, nella tempistica o nel decision making.

Tuttavia, il 45% (58,8% in Canada e 66,7% in Europa) prevede il ruolo del procurement in ascesa nel 2008. Forse è per questo che le agenzie Pco stimano il proprio giro d’affari in calo del 17%.

Quando l’azienda contatta direttamente i fornitori, al 39,2% il campione esprime la volontà di volersi affidare per tutto il 2008 agli alberghi di città, che offrono il miglior rapporto qualità-prezzo, lasciando il 26,1% ai più costosi resort, seguiti dai grandi centri congressi, meno onerosi, ma non attrezzati per l’ospitalità.

Lo split delle singole voci ribadisce questa conclusione: i city hotel sono preferiti dai corporate (39,1%), dagli association manager (41,5%) e dalle stesse agenzie (37,3%), mentre sui resort, che pure restano la seconda voce, si registra già un calo drastico (20,4% per le associazioni, 28,3% per le agenzie e appena l’8,8% per gli enti governativi).

Circa i due terzi degli interpellati prevedono le tariffe alberghiere in crescita per il 2008, a fronte del 22% che le vede stabili e del solo 0,7% che ottimisticamente le crede in diminuzione.

Le aziende dichiarano di aver maggiore sensibilità (81%) verso chi abbassa i prezzi, adotta contratti flessibili (78%), offre servizi extra e amenità on site (37%) ed è più proattivo verso di esse (29%). Viceversa i fornitori mettono sì al primo posto i prezzi competitivi (benché solo col 53,3% delle risposte), ma al secondo fanno seguire la rapidità di risposta alle RFP (52,6%) e al terzo le amenità on site (46,7%). Solo il quarto posto va alla proattività del partenariato (39,1%).

Nel 2007 il 90% degli americani dichiarava di voler effettuare i propri eventi all’interno degli Stati Uniti, relegando Canada ed Europa al 3% e addirittura dall’1%. Future Watch 2008 esamina il trend da un altro punto di vista. Nonostante i numeri, un quarto dei planner canadesi e appena il 7,4% degli statunitensi afferma che questa regionalizzazione ha portato a una riduzione significativa dei viaggi all’estero degli americani - e pur tuttavia il 58% dei canadesi e il 33,6% dei planner Usa si attendono un ulteriore calo delle trasferte nel 2008.

Per scaricare il file pdf completo della ricerca: www.mpiweb.org/cms/mpiweb/mpicontent.aspx?id=14098.