BEA EDUCATIONAL. Presentato il secondo Osservatorio Gare

Buona chiarezza delle informazioni e numero contenuto di agenzie in gara, ma anche rimborsi inesistenti, mix di realtà interpellate e timing ristretto di presentazione dei lavori: luci e ombre emergono da 'Gare, vizi e virtù - 2° Osservatorio e20 sul mercato italiano' a cura di ADC Group. Il campione è costituito da 32 agenzie italiane, di cui 15 membri della Consulta degli Eventi di AssoComunicazione. Il periodo di riferimento è: secondo semestre 2008 + primo quadrimestre 2009. Laddove sono state riscontrate grosse differenze, è stato fatto un raffronto con il 1° Osservatorio, il cui periodo di riferimento era il primo semestre 2008. La ricerca è stata presentata da Salvatore Sagone (nella foto), presidente ADC Group e direttore editoriale, durante il Bea Educational, la giornata dedicata alla formazione e al networking organizzata a Roma giovedì 9 luglio dal Gruppo. (In allegato l'intero documento in formato pdf).

Ricorso alla gara, un trend costante fra 2008 e 2009

Il primo dato su cui poniamo l'attenzione riguarda il ricorso alle gare da parte delle aziende nel primo quadrimestre del 2009 rispetto allo stesso periodo del 2008. Dalle risposte emerge una sostanziale equivalenza dei dati. Il 56% degli intervistati, infatti, dichiara che esso è rimasto costante. Il 34% risponde che esso è aumentato e solo per il 10% il ricorso è diminuito (Tav. 1, v. sotto).

I numeri della partecipazione: da tre a cinque agenzie in gara per l'87% del campione

Sono in media 18 le gare a cui le agenzie coinvolte nell'Osservatorio hanno partecipato nei dieci mesi presi in esame. Per la maggioranza delle agenzie (62%), però, il numero di gare è compreso fra 1 e 20. Vi è infatti un 31% che ne ha fatte meno di 10, e un altro 31% fra 10 e 20. La percentuale diminuisce man mano che aumenta il numero di gare: il 22% ha partecipato a un numero fra 20 e 40, il 10% fra 40 e 50 e addirittura un 3% a più di 100 (Tav. 2).
Interessante, poi, il dato relativo al numero di agenzie che hanno preso parte a ciascuna gara: quattro/cinque per il 50%, tre per il 37% e più di cinque per il 13% (Tav. 3).

Chiarezza delle informazioni, buona per brief e budget

Un fronte sensibile è quello che riguarda la chiarezza delle informazioni date dal committente della gara alle agenzie interpellate: dal numero e identità delle strutture coinvolte all'entità del budget, fino ad arrivare alla chiarezza del brief.
Circa il numero delle agenzie concorrenti, gli intervistati sono più o meno spaccati in due: il 50% risponde infatti che questo dato è stato fornito a volte, a cui si aggiunge un 9% che risponde sempre o quasi sempre. Dall'altra parte, vi è invece un 41% per cui il numero dei concorrenti è stato reso noto mai o raramente (Tav. 4). È proprio su questa ultima risposta che si notano grosse divergenze rispetto al 1° Osservatorio: nel primo semestre 2008, infatti, solo il 16% del campione aveva risposto mai, mentre la maggioranza aveva risposto a volte (61%). L'opzione 'spesso', invece, aveva raccolto il 17% delle preferenze, e nessuna in questo 2° Osservatorio.
Passiamo ora alla comunicazione del nome dei concorrenti in gara. Per il 72%, infatti, esso è stato reso noto mai o raramente; per il 25% a volte. Solo per il 3% ciò è avvenuto spesso, mentre nessuno (0%) ha risposto sempre o quasi sempre (Tav. 5). 

Passando al brief, si ritorna invece a una chiarezza di informazioni più o meno prevalente: il 34% ha risposto che esso era chiaro e completo di informazioni spesso; a questa percentuale si somma un 44% che ha risposto a volte. Più contenute invece le risposte 'estreme': solo il 9% ha risposto mai o raramente, mentre il 13% sempre o quasi sempre (Tav. 6). 
Infine, il budget. Il 44% delle agenzie intervistate testimonia che esso è stato dichiarato dal committente spesso, mentre un altro 34% dichiara che ciò è avvenuto a volte. Più contenuta (22%), ma comunque non trascurabile ed eloquente, la quota di chi ha risposto sempre o quasi sempre. Mentre è da segnalare che nessuna delle agenzie (0%) si è trovata nella situazione di non comunicazione del budget (Tav. 7, v. sotto). Nel 1° Osservatorio, invece, l'opzione mai o raramente era stata preferita dal 14% del campione.

Tipologia di agenzie in gara, un mix di realtà

Dati interessanti emergono per quello che riguarda la tipologia delle agenzie coinvolte nelle gare. L'Osservatorio rileva, da parte delle aziende, una tendenza abbastanza importante a chiamare in gara strutture differenti, appartenenti non solo al settore degli eventi, ma anche ad altri ambiti della filiera della comunicazione. Il 47% degli intervistati, infatti, dichiara di essersi trovato spesso anche con strutture diverse dalle agenzie di eventi, e un 3% sempre anche con altre strutture. Un altro 44%, invece, dichiara di essersi trovato in gara quasi solo con agenzie di eventi, a volte con altre strutture, e solo un 6% risponde solo con agenzie di eventi (Tav. 8). Essendo il tema abbastanza sentito dalle agenzie di eventi, abbiamo voluto fare un raffronto con il 1° Osservatorio: la situazione risulta variata di poco, con una sola oscillazione degna di nota, alla voce sempre anche con altre strutture, l'anno scorso a quota 7%. 
Entrando nel merito dei settori coinvolti nelle gare, domina quello della logistica/partner di servizi (54%), seguito dalle agenzie di pubblicità (30%). Menzionati poi anche i centri media (3%) e le case di produzione (3%). E nella voce 'altro', dichiarata dal 10% delle agenzie, ha avuto una menzione ciascuna delle seguenti tipologie: agenzie di incentive, di allestimento, di pubbliche relazioni, e di promozioni (Tav. 9).

Il timing si comprime: entro i 15 giorni per il 72% del campione

Non supera i 30 giorni la tempistica data dalle aziende committenti alle agenzie per l'elaborazione dei progetti di gara. Anzi, nella maggior parte dei casi (72%), il timing non va oltre i 15 giorni, mentre soltanto per un altro 28% esso è compreso fra i 15 e i 30 giorni. Nulla è stata la risposta 'più di 30 giorni' (Tav. 10).
Si nota, rispetto al 1° Osservatorio, una maggiore contrazione del timing: nel 2008, infatti, il campione era spaccato esattamente in due, con un 50% che rispondeva meno di 15 giorni e un altro 50% che optava per la risposta da 15 a 30 giorni.

Rimborso spese, inesistente per il 100% del campione

Se sul timing concesso vi è una, seppure debole, alternativa all'opzione più drastica dei 15 giorni, sul tema del rimborso non c'è ombra di dubbio: esso non è mai, o raramente, stato previsto nel periodo considerato (100% delle risposte) (Tav. 11, v. sotto).
Nel 1° Osservatorio, invece, un 'timido' 3% del campione aveva risposto addirittura spesso, contro un 97% che aveva votato l'opzione mai o raramente.

'Furto' della creatività: un trend virtuoso, ma uno su tre segnala il problema

Un altro argomento 'sensibile' è quello dell'utilizzo improprio da parte delle aziende committenti delle creatività che non si sono aggiudicate l'incarico della gara per la quale erano state ideate. Il 69%, infatti, dichiara che ciò sia avvenuto mai o raramente. Non mancano però le agenzie (28%) a cui ciò è accaduto a volte, o addirittura spesso per il 3% del campione. Totalmente assenti (0%) voci che rispondono sempre o quasi sempre (Tav. 12).
La situazione risulta ribaltata rispetto al 1° Osservatorio, nel quale la maggioranza del campione aveva risposto a volte (64%) e solo il 19% mai.

La Scheda Gare della Consulta degli Eventi

Infine, sono state poste alle 15 agenzie appartenenti alla Consulta degli Eventi di AssoComunicazione due domande relative alla Scheda di regolamentazione delle gare.
1) L'importanza della tutela della creatività
Un primo parere che emerge dalle 15 agenzie che hanno risposto riguarda le informazioni contenute nella Scheda ritenute più importanti: per il 50% si tratta della tutela della creatività, per il 21% sono le agenzie coinvolte in gara, per un altro 21% è il budget e per il 8% il tempo di progettazione. Nessuna menzione, invece, per il budget/prodotto (0%) (Tav. 13).
2) Un beneficio relativo
Un ultimo dato riguarda il contributo dato dalla Scheda alla trasparenza delle gare: un beneficio che il 50% reputa ancora relativo. Il resto del campione risulta invece spaccato in due: il 29% considera che questo strumento abbia avuto effetti positivi, mentre il restante 21% è convinto dell'opposto (Tav. 14).