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Bea Expo Festival, Associazioni europee a confronto: Diversi paesi, simili problemi
Dare regole e chiarezza a un settore che oggi ancora ne sente la mancanza, favorendo la cultura e soprattutto la preparazione specifica: questi e altri sono gli obiettivi che accomunano oggi le associaizoni di eventi europee, intervenute nella mattinata del 20 novembre al Bea Expo Festival alla Prima tavola rotonda tra le Associazioni di categoria europee nel settore degli eventi: chi sono, cosa fanno, come vedono il prossimo futuro nel settore eventi per illustrare il proprio operato. Sebbene con alcune ovvie differenze, è interessante notare come le esigenze di questo settore siano più o meno comuni nei paesi del continente. Come a dire, anche per gli eventi tutto il mondo è paese.
Italia (Consulta Assocomunicazione): Contratto e documento per le gare regolamentano il rapporto 
A illustrare l’attività della consulta degli eventi di assocomunicazione è stata Milena Mineo (Ceo di MIL, nella foto), che ha sottolineato come la struttura, nata nel 2007, sia impegnata su diversi fronti: la ricerca, l’organizzazione di conferenze e momenti di confronto con simili realtà estere, e la regolarizzazione del rapporto fra agenzie e clienti. In particolare, quest’ultima si è concretizzata nella realizzazione del documento di regolamentazione delle gare, ancora oggi troppo spesso ‘selvagge’, e la stipula di un contratto fra le parti.
“Il nostro obiettivo è creare valore per il settore - ha spiegato Mineo - facendo in modo che non siano più accettate gare con un numero spropositato di agenzie, oppure situazioni in cui viene creata competizione tra realtà di stampo completamente diverso. Importante è la valorizzazione della creatività, elemento che aiuterà a creare nuovo valore anche in questo tempo di crisi”.
Per il 2009, Mineo ha illustrato numerosi progetti della consulta: fra questi un roadshow che si terrà in 5 città italiane, con l’aiuto di Confindustria, con l’obiettivo di fare informazione diffusa sugli eventi. E per il prossimo fturo è in cantiere l’organizzazione di una conferenza con le maggiori associazoni europee.
Portogallo (Apecate): Mancano le regole
L’Apecate, che oggi conta 102 associati, nasce nel 2006 dalla fusione di tre realtà: Aope, l’associazione degli eventi, l’Apopc, associaizone degi roofesisonisti dei congressi, e la Pacta, associaizone degli animatori outdoor.
Il mercato portoghese è caratterizzato da una forte presenza di eventi sportivi, e da una crescita degli eventi turstici legati alla natura (sport estremi, incentive e team building fuori porta, scoperte della natura).
“La caratteristica però peculiare del mercato degli eventi portoghese è che mancano a oggi dati attendibili e ufficiali sul suo andamento – ha spiegato il rappresentante dell’associazione Joao Sacchetti (foto a destra) –. E’ dunque molto difficile valutarne la portata, e lo si fa utilizzando solo strumenti empirici, quali le dimensioni e la frequenza degli eventi, la partecipazione del pubblico, o il ritorno mediatico”. Vi sono poi altre numerose criticità, che rendono ancora più difficile da interpretare questo segmento, come la mancanza di una specifica legislazione per il settore, o l’assenza di una domanda di certificazione o di una preprazione specifica nell’ambito.
Compito dunque dell’Apecate è dare maggiore chiarezza e regole a questo mercato. E per il 2009 i progetti sono il lancio di un training per i professionisti degli eventi, la creazione di una specifica certificazione per gli eventi, l’installazione di un Osservatorio degli eventi per analisi statistiche e l’incremento di cooperazione internazionale con associazioni simili.
Nata negli anni '80 l'International Special Events Society - (Ises), conta oggi 7.200 membri in tutto il mondo con 49 rappresentanze di cui 2 in Europa. Come ha spiegato Martin Osbeck, gli obiettivi dell'associazione sono la condivisione della conoscenza del settore, la creazione di networks, lo sviluppo dell'industria degli eventi e l'implemento di un'educazione professionale in partnership con altre strutture europee.
Eventia (Regno Unito): Gare sempre più complesse
Nata nel gennaio del 2007 Eventia conta oggi circa 300 associati che rappresentano un giro di affari di circa 450 milioni di sterline. “L'associazione è attiva su molti fronti - ha spiegato l'Executive Director Izania Downie - e i principali sono fornire assistenza legale agli associati, organizzare eventi di networking e formazione, e garantire una rappresentanza presso le autorità governative”. Un aspetto quest’ultimo di grande interesse, caratterizza la realtà inglese rispetto alle altre europee. Per quanto riguarda il trend degli eventi nel regno unito, nell'attuale realtà di crisi economica, Dawnie ha rilevato una crescente tendenza alla localizzazione. “In un momento in cui gli investimenti diminuiscono - ha spiegato - cambia il format degli eventi: si assiste cioè ad una crescita di eventi domestici in accorciamento della loro lunghezza”.
“Il fenomeno proprio evidente è una sempre maggiore ingerenza degli uffici acquisti nelle scelte delle agenzie di eventi e della loro gestione. Inoltre il sistema delle gare sta diventando sempre più confuso e complesso e i prezzi della negoziazione sono sempre più alti e dalle agenzie le aziende si aspettano lo stesso livello di qualità in corrispondenza di budget più bassi”.
Club para la Excellencia (Spagna): un mercato ancora giovane 
“Un settore ancora giovane, in piena fase di sviluppo, caratterizzato da poche agenzie veramente professionali e molta confusione tra i diversi settori”, questo il quadro descritto da Ander Bilbao (nella foto) del Club para la Excellencia, associazione che riunisce 7 agenzie il cui giro di affari è di 69 milioni di euro. Le realtà con maggiore esperienza sono nate alla fine degli anni '80 - ha spiegato - ma oggi si assiste alla nascita di strutture dalle competenze diversificate e miste. Diventa dunque difficile per un cliente distinguerne la capacità, l'esperienza, e gli ambiti di operatività.