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La Regione Calabria apre gara da 2,8 milioni di euro per servizi di comunicazione strategica e organizzazione eventi

Il termine per il ricevimento delle offerte è il 25 marzo 2019 alle ore 12. Il bando si articola in due lotti. Il primo riguarda advertising classico e materiali di comunicazione istituzionale, per un valore 1,14 milioni di euro. Il secondo riguarda campagne media, pubblicità, produzione di contenuti, eventi e fiere, per un valore di 1,63 milioni di euro.

La Regione Calabria ha aperto una gara per affidare il servizio di comunicazione strategica e di organizzazione di eventi. Il valore complessivo dell'incarico è pari a 2,78 milioni di euro iva esclusa, per una durata di 24 mesi.

Il bando si articola in due lotti. 

Il primo riguarda l'advertising classico e materiali di comunicazione istituzionale a supporto del Dipartimento Presidenza - Settore Affari Generali e vale 1,14 milioni di euro, . 

Il secondo lotto riguarda campagne media, pubblicità, produzione di contenuti, eventi e fiere a supporto del Dipartimento Presidenza - Settore Internazionalizzazione, e ha un valore di 1,63 milioni di euro. 

I due lotti coprono dunque tutti gli aspetti dall’elaborazione di una strategia di comunicazione, all’ideazione creativa fino alla pianificazione e acquisto spazi media e alla gestione dei canali digitali.

Il termine per il ricevimento delle offerte è il 25 marzo 2019 alle ore 12.

Le attività di informazione e comunicazione della Regione Calabria e  rispondono agli obiettivi generali di: 
 - aumentare la consapevolezza dei cittadini circa il rilevante ruolo delle politiche regionali in ogni ambito della società locale e in particolare nei settori della qualificazione delle risorse umane, dell’occupazione, dello sviluppo innovativo e sostenibile del territorio, della valorizzazione dei beni culturali, della promozione del turismo; 
rafforzare la consapevolezza del lavoro congiunto delle istituzioni europee, nazionali e regionali per lo sviluppo della Calabria, in chiave di benefici tangibili che esso porta alla vita del cittadino stesso; 
ridurre la distanza tra istituzioni e cittadino, promuovendo un dialogo autentico con i cittadini e i portatori di interesse; 
migliorare la conoscenza dei risultati delle politiche regionali e in particolare dei progetti e delle buone pratiche realizzate con la programmazione operativa regionale con la finalità di agevolare/aumentare la partecipazione ai progetti; 
- valorizzare l’attività di programmazione della Regione Calabria e di favorire il coordinamento fra i soggetti operanti sul territorio regionale sui temi della promozione dell’Internazionalizzazione del Sistema Calabria. 

Le attività oggetto del primo lotto, che l’aggiudicatario dovrà svolgere in favore dell’Amministrazione, riguardano nel dettaglio i seguenti principali ambiti: 

  • Analisi dei dati di scenario e di posizionamento messi a disposizione dall’Amministrazione e/o che reperirà autonomamente per fornire le raccomandazioni strategiche/key learning per la realizzazione di comunicazioni istituzionali, di campagne, dei prodotti e servizi connessi e delle attività di coordinamento degli altri prodotti/servizi della filiera del mercato della comunicazione; 
  • Cooperazione con i soggetti presenti in Regione e incaricati di gestire la comunicazione digitale al fine di garantire un Media e Social Media Coverage in fase di lancio pre-evento, di copertura durante l’evento; 
  • La definizione ed attuazione delle ricerche ex ante ed ex post, nonché l’individuazione dei KPI (key performace indicators) necessari per la progettazione e la valutazione e il monitoraggio delle campagne e delle iniziative di comunicazione, in termini di impatto, efficacia ed efficienza; 
  • Elaborazione di dati statistici di posizionamento della Regione Calabria rispetto ad altre Regioni italiane ed europee e correlazione con le politiche regionali, da realizzarsi in chiave comunicativa, anche attraverso siti web;
  • Impostazione della strategia sulla base all’analisi dello scenario;
  • Assunzione della responsabilità del controllo qualitativo della produzione;
  • Definizione ex ante delle performance attese e dei KPI principali associabili al progetto di comunicazione che si intende porre in essere;
  • Ideazione e realizzazione dei materiali di comunicazione come, a titolo esemplificativo, stampa, audio e video, digital content;
  • Ideazione e realizzazione di progetti editoriali anche su settori specifici, qualora richiesti;
  • Ricerca ed elaborazione di immagini e video ad alta risoluzione da archivio fotografico, musiche od altri materiali necessari per la realizzazione di idonei strumenti di comunicazione;
  • Service fotografico professionale, reportistica e post produzione, con attenzione al rispetto delle tempistiche richieste dall’Amministrazione in sede di Brief;
  • Service video, riprese video, post produzione e montaggio, con attenzione al rispetto delle tempistiche richieste dall’Amministrazione in sede di Brief;
  • Elaborazione di un documento di monitoraggio dell’efficacia dell’azione di comunicazione e valutazione degli esiti complessivi della partecipazione attraverso, ad esempio, stime del numero di contatti realizzati, quantità dei materiali prodotti, rassegna stampa, eventuali esiti di sondaggi, questionari, interviste e raffronto con i dati delle edizioni precedenti, gestione dei dati raccolti, media coverage, listening e analisi del sentiment on line.
  • Ideazione e realizzazione di strumenti di comunicazione audio, video e su carta stampata;
  • Ideazione e realizzazione di reportage tematici della durata indicativa di 5 minuti ciascuno. Lo stile deve essere quello della “narrazione” al fine di valorizzare e far conoscere ai cittadini e alle imprese i risultati delle politiche di coesione e sviluppo in Calabria;
  • Messa in onda di spot TV della durata di xx minuti su emittenti locali censite da Auditel e presenti nella graduatoria Corecom per campagne di comunicazione di durata almeno settimanale;
  • Messa in onda di spot radio della durata orientativa di xx minuti su emittenti locali presenti nell’indagine Tavolo Editori Radio sulla base del quarto d’ora medio per emittente per campagne di comunicazione;
  • Pubblicazione nei giorni dal venerdì al lunedì di speciale informativo e/o pubbliredazionale su testate regionali individuate sulla base dei dati di diffusione certificati da AUDIPRESS;
  • Affissione di messaggi valoriali e/o dei risultati raggiunti grazie all’attuazione delle politiche di coesione e sviluppo per campagne di durata di almeno 10 giorni su impianti ad elevata visibilità collocati nella Regione;
  • Predisposizione e affissione su mezzi pubblici di messaggi valoriali e/o dei risultati raggiunti grazie all’attuazione delle politiche di coesione e sviluppo per campagne di durata di almeno 10 giorni;
  • Organizzazione di eventi a carattere istituzionale nel territorio regionale/nazionale,  finalizzati a garantire un'informazione puntuale, partecipativa, diffusa e mirata;
  • Fornitura contenuti relativi ai singoli eventi da pubblicare sui canali social regionali;
  • Animazione dei canali social attivati in occasione di bandi e avvisi creando un comitato redazionale che coinvolga i diversi servizi regionali e che si coordini con la redazione del sito web regionale;
  • Realizzazione di sondaggi finalizzati a valutare l’impatto degli interventi realizzati. Tali sondaggi dovranno riguardare le principali tematiche delle politiche di coesione.
  • Fornitura di immagini originali ad alta risoluzione (almeno 10/15 per ciascuna manifestazione) caratterizzanti l'offerta regionale nel suo insieme (produttiva, turistica, culturale, naturalistica, agro-ambientale, ecc…) finalizzate all’allestimento di spazi in manifestazioni ed eventi.

Il secondo lotto comprende le seguenti attività:

  • Elaborazione del progetto strategico per l’organizzazione e la partecipazione all’evento; Ricerche ex ante e/o analisi di scenario finalizzate all’organizzazione dell’evento;
  • Ideazione e impostazione creativa del tema centrale dell’evento;
  • Definizione ex ante delle performance attese e dei KPI principali associabili all’organizzazione dell’evento; Cooperazione con i soggetti presenti in Regione e incaricati di gestire la comunicazione digitale al fine di garantire un Media e Social Media Coverage in fase di lancio pre-evento, di copertura durante l’evento;
  • Elaborazione del meccanismo di svolgimento dell’evento e modalità di coinvolgimento dei vari target;
  • Ideazione dell’immagine coordinata di ciascun evento e sua declinazione su materiali e prodotti di comunicazione dedicati (es: leaflet, save the date, inviti, cartelline, programmi di sala, gadget, elementi di allestimento, contenuti audio video). Tutti i materiali di comunicazione dell’evento organizzato dovranno essere in linea con l’immagine coordinata dell’Amministrazione;
  • Progettazione, realizzazione e fornitura a noleggio di allestimenti per la partecipazione all’evento;
  • Ideazione e realizzazione di strumenti di comunicazione: grafica, audio e video, con particolare attenzione a tutte le attività connesse alla promozione digitale dell’evento (ad es. banner, dirette facebook, live twitting, live Q&A, ecc);
  • Ricerca ed elaborazione di immagini ad alta risoluzione da archivio fotografico per la realizzazione di allestimenti e strumenti di comunicazione Ricerca, scelta, proposta e fornitura di gadget e studio della personalizzazione;
  • Service fotografico professionale e post produzione, con attenzione al rispetto delle tempistiche richieste dall’Amministrazione in sede di Brief;
  • Service video, riprese video dell’evento, post produzione e montaggio, con attenzione al rispetto delle tempistiche richieste dall’Amministrazione in sede di Brief;
  • Predisposizione (in termini di produzione, stampa e presentazione agli uffici competenti) di tutta la documentazione ai fini del rilascio delle autorizzazioni necessarie allo svolgimento dell’evento da parte degli Enti competenti (es, spettacoli, concerti, ecc);
  • Ideazione e realizzazione del concept creativo di iniziative di animazione e intrattenimento da proporre nell’ambito di ciascun evento;
  • Presidio e gestione della regia generale di ciascun evento per tutta la durata, nonché delle regie audio/video/luci;
  • Predisposizione della scheda regia dell’evento in accordo con l’Amministrazione, disponibilità di personale di agenzia prima e durante l’evento (hostess, tecnici audio/luci, testimonial, interpreti o altre figure professionali);
  • Attività di segreteria organizzativa: gestione contatti, fornitura database di contatti e predisposizione mailing list in occasione di eventi rivolti a target specifici (es. mondo della moda e dello spettacolo), spedizione “save the date” e inviti, attività di recall (out-bound e inbound), registrazioni e raccolta firme partecipanti, lead generation;
  • Impostazione raccolta dati e recruiting per operazioni di customer relationship management; Elaborazione di un documento di monitoraggio dell’efficacia dell’azione di comunicazione e valutazione degli esiti complessivi della partecipazione attraverso, ad esempio, stime del numero di contatti realizzati, quantità dei materiali prodotti, rassegna stampa, eventuali esiti di sondaggi, questionari, interviste e raffronto con i dati delle edizioni precedenti, gestione dei dati raccolti, media coverage, listening e analisi del sentiment on line;
  • Realizzazione di strumenti di comunicazione audio, video e su carta per la promozione internazionale del sistema produttivo locale e dei sui prodotti di eccellenza;
  • Produzione e diffusione di servizi editoriali televisivi, in lingua inglese o eventuale altra lingua, su canali tematici esteri e/o canali satellitari internazionali - della durata minima di 3-4 minuti - dedicati al territorio e ai settori di rilievo dell’export;
  • Produzione di programmi speciali dedicati alla Calabria
  • Realizzazione e pubblicazione di speciali informativi e/o pubbliredazionali su testate di Paesi esterni/internazionali.
  • Attività di pubblicità mirata attraverso cartellonistica pubblicitaria in città, stazioni ferroviarie e aeroporti dei paesi esteri target garantendo lanci della durata di minimo 14 giorni;
  • Attività di comunicazione rivolta alla stampa estera per promuovere il sistema produttivo locale e i sui prodotti di eccellenza, prevedendo anche interviste a testimonial locali.
  • Redazione di editoriali e articoli da diffondere in occasione di eventi o annunci di rilievo per assicurare la più grande risonanza a livello locale, regionale e internazionale. In particolare, dovrà essere garantita la pubblicazione sulle principali testate dei paesi esteri di interesse e/o sulle principali testate internazionali e/o sulle principali testate italiane;
  • Organizzazione e gestione di educational di presentazione dell'offerta calabrese;
  • Fornitura contenuti relativi ai singoli eventi da pubblicare sui canali social regionali;
  • Elaborazione di un piano di relazioni pubbliche e gestione delle relazioni medesime in occasione degli eventi.
  • Gestione ufficio stampa in occasione degli eventi per attività promozionali e individuazione di giornalisti del settore, blogger e influenceproduzione di una rassegna stampa completa e la produzione cartelle stampa con allegata la rassegna;
  • Fornitura di immagini originali ad alta risoluzione (almeno 10/15 per ciascuna manifestazione) caratterizzanti l'offerta regionale nel suo insieme (produttiva, turistica, culturale, naturalistica, agro-ambientale, ecc…) finalizzate all’allestimento di spazi in manifestazioni ed eventi.