European Food Safety Authority apre un nuovo bando da 10,3 milioni per l’organizzazione di eventi

EFSA, European Food Safety Authority, ha pubblicato un nuovo bando per servizi di organizzazione eventi che aggiorna e corregge quello precedentemente emesso lo scorso 8 gennaio 2026. Si tratta di una gara di rilevante interesse per il settore MICE, dal valore complessivo di 10,3 milioni di euro su 48 mesi, suddivisa in due lotti distinti. Il termine per la presentazione delle offerte è fissato al 12 febbraio 2026 ed è possibile candidarsi per entrambi i lotti.

Nel dettaglio, il primo lotto, denominato Event, meeting & hospitality management for offsite activities, ha un valore stimato di 8,6 milioni di euro ed è dedicato alla gestione di eventi e attività organizzate al di fuori della sede EFSA. Il secondo lotto, Event, meeting & hospitality management for small, medium, large-scale Parma-based activities, riguarda invece l’organizzazione di eventi presso la sede parmense dell’Autorità e vale 1,7 milioni di euro.

L’EFSA svolge un ruolo centrale nella tutela della sicurezza alimentare nell’Unione Europea attraverso la produzione di evidenze scientifiche indipendenti e una comunicazione trasparente. In questo contesto, eventi, meeting e attività di coinvolgimento rappresentano strumenti essenziali per promuovere la collaborazione tra esperti, favorire lo scambio di conoscenze e rafforzare il dialogo con gli stakeholder.

Le attività organizzate dall’Autorità costituiscono parte integrante del lavoro scientifico e operativo dell’ente e contribuiscono a preservarne credibilità e reputazione a livello europeo e internazionale. Per questo motivo, EFSA necessita di servizi altamente qualificati per la pianificazione, il coordinamento e la realizzazione di iniziative sempre più articolate e multiformato.

Il partner selezionato dovrà garantire servizi professionali di gestione eventi, riunioni e hospitality caratterizzati da flessibilità, efficienza e capacità di rispondere a un ampio spettro di esigenze logistiche, organizzative e tecniche. L’obiettivo è permettere allo staff EFSA e ai suoi interlocutori di concentrarsi sui contenuti scientifici e strategici, affidando a professionisti specializzati la realizzazione di eventi di elevato standard qualitativo.

Il nuovo bando si inserisce inoltre in un più ampio percorso di revisione dei processi interni avviato dall’Autorità. EFSA sta infatti lavorando alla standardizzazione e automazione delle procedure legate all’organizzazione di eventi e riunioni. Il progetto, la cui conclusione è prevista entro la fine del 2027, porterà allo sviluppo di uno strumento interno dedicato alla gestione degli aspetti logistici – inclusa la richiesta di servizi interni – e al coordinamento dei delegati e delle registrazioni.

In questo scenario, l’ente è alla ricerca di un partner affidabile e flessibile, capace di garantire un servizio economicamente sostenibile, scalabile e altamente professionale.

Un elemento chiave del bando riguarda l’attenzione alla sostenibilità ambientale e alla responsabilità sociale, pilastri dell’approccio EFSA all’organizzazione di eventi. Il contraente selezionato dovrà supportare l’Autorità nel monitoraggio e nella mitigazione degli impatti sociali, economici e ambientali delle attività, utilizzando indicatori chiari e misurabili per valutarne le performance.

Grande rilevanza viene attribuita anche all’ospitalità, che dovrà essere integrata nell’intero processo di erogazione del servizio. EFSA richiede un approccio che coniughi cura estetica e attenzione al dettaglio, mantenendo uno stile elegante e sobrio, coerente con i valori del servizio pubblico europeo.

Le attività organizzate dall’EFSA si articolano in tre principali categorie:

• Eventi scientifici, dedicati al confronto tra esperti e alla diffusione delle conoscenze;

• Eventi istituzionali, orientati alla comunicazione e alle relazioni con le istituzioni europee e internazionali;

• Eventi di coinvolgimento, finalizzati al dialogo con stakeholder e pubblico.

Il nuovo appalto rappresenta quindi un’opportunità significativa per le agenzie e i fornitori del settore eventi interessati a collaborare con una delle principali autorità scientifiche europee, in un contesto che richiede competenze organizzative avanzate, forte orientamento alla sostenibilità e capacità di gestione di progetti complessi e internazionali.