Consulta degli Eventi, 114 le gare monitorate nel primo anno di osservazione

114 sono state le gare monitorate dalla Consulta degli Eventi di AssoComunicazione nel 2009 attraverso l'utilizzo delle schede gara.
Un numero significativo, indice dell'impegno da parte delle agenzie associate e della favorevole risposta delle aziende.

La scheda è uno strumento che le agenzie della Consulta hanno deciso di adottare da gennaio 2009 e che sono tenute a compilare e a consegnare non appena invitate a partecipare a una gara. 
Il modulo ha un duplice scopo. Il primo è quello di rappresentare un contratto privato attraverso il quale l'agenzia si impegna a non divulgare dati relativi alla gara in corso e il cliente a non utilizzare la creatività fornita dall'agenzia.
Il secondo è trasmettere alle aziende delle indicazioni su come condurre al meglio la gara, richiedendo di fornire alcune informazioni necessarie all'agenzia per procedere con una proposta professionale: occasione dell’evento, budget, tempi di presentazione del progetto, numero e nomi delle agenzie coinvolte nella gara ed eventuale rimborso spese.

“Le schede vogliono regolamentare le gare e spingere a un atteggiamento più trasparente tra agenzie e aziende a beneficio di entrambe le parti - spiega Alessandra Lanza, (nella foto), presidente della Consulta degli Eventi. È necessario creare delle regole di base, fare cultura. La scheda suggerisce una modalità di conduzione delle gare. Con chiarezza formale ci permette di spiegare che per procedere con un progetto coerente ed efficace è necessario che venga indicato il budget e che ci siano almeno 15 giorni di tempo per la presentazione. Che tre è il numero ideale delle agenzie da coinvolgere in una gara e che un rimborso spese è auspicabile e indice di serietà da parte del committente”.

L’analisi, condotta su 114 gare monitorate, ha mostrato che nel corso del 2009 nel 98,2% dei casi sono stati precisati i tempi di presentazione del progetto, che però il 75% delle volte sono stati inferiori ai 15 giorni, contrariamente a quanto suggerito dalla Consulta.

Positivo invece il dato relativo all’indicazione del budget, presente nel 73,7% delle gare condotte. Una percentuale alta che dimostra come la situazione sia migliorata rispetto a pochi anni fa, quando solo raramente le aziende fornivano questo tipo di informazione. Quanto all’entità del budget, nell’85,7% delle occasioni è stato superiore ai 100.000 euro: un valore che riflette la fisionomia delle associate, per lo più grandi agenzie chiamate dalle aziende a realizzare eventi di grandi dimensioni.

Rimane invece molto bassa la percentuale delle gare in cui vengono indicati i nomi delle altre agenzie coinvolte: 23,7%. Nel contesto di queste gare, l’80,5% degli inviti sono stati rivolti ad agenzie di eventi con una gestione propria o meno della logistica: un segnale comunque incoraggiante per il settore, che denota come la cultura dell’evento si stia diffondendo sempre più tra le aziende, che decidono pertanto di rivolgersi a interlocutori specializzati.

Positivo anche il dato riguardante il numero delle agenzie in gara, che nel 85,2% di questi casi sono state tre o meno di tre secondo le indicazioni suggerite dalla Consulta.

Solo nell’1,75% dei casi è stato accordato un rimborso spese, che si vorrebbe diventasse una prassi più comune, a riconoscimento del lavoro intellettuale e creativo delle agenzie e a supporto di una crescita culturale del mercato degli eventi.

“Grazie allo sforzo compiuto dagli associati in questo primo anno di monitoraggio abbiamo potuto seguire un alto numero di gare, e possiamo per questo considerarci soddisfatti -, ha concluso Alessandra Lanza -. C’è però ancora molto su cui lavorare. Dobbiamo continuare a fare cultura tra le aziende. È grave infatti che i tempi di presentazione dei progetti siano ancora così ristretti e che i rimborsi siano così sporadici. Ci sembra poi giusto pretendere dai nostri clienti una maggiore trasparenza quando si parli delle a delle altre agenzie in gara. In poche parole, sì alle gare, no ai tornei”.