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Evento b2b

Hospitality in pole position

Due aree hospitality allestite all'autodromo di Monza, in occasione di una delle manifestazioni sportive più seguite a livello mondiale, il gran premio di Formula 1 (9-10 settembre). Con Set Up abbiamo fatto una radiografia dei progetti, cercando di capire a fondo i plus di una scelta di questo tipo e sbirciando nel 'backstage', per farci un'idea degli ingranaggi che muovono la macchina organizzativa.

da e20 di ottobre

Distinguersi all’interno di un evento di risonanza internazionale non è facile, soprattutto perché, generalmente, le aspettative del pubblico sono alte e l’organizzazione di una qualunque iniziativa per conto di un cliente o di uno sponsor deve essere
impeccabile. Abbiamo scelto la recente case history di Set Up per illustrare le ragioni di una scelta e il ‘backstage’ di una grossa mobilitazione di mezzi e persone.

Hospitality, oasi di privilegio
Il 9 e 10 settembre Set Up ha scelto il Gran Premio di Monza per creare un’occasione di incontro per trade, management e forza vendita di due importanti clienti, Eni e una grande multinazionale americana.

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“Non è la prima volta - dichiara Riccardo Andreoni (nella foto), direttore generale Set Up - che scegliamo i circuiti di Formula 1 per organizzare un happening per i nostri clienti. È una gara internazionale, di grande impatto mediatico, che coinvolge un gran numero di appassionati. Organizzare un evento all’interno di un
evento del genere significa dover prestare estrema attenzione a ogni minimo particolare, soprattutto con clienti che investono tanto e che, giustamente, pretendono una perfetta gestione di ogni dettaglio”.
Appurata, dunque, la validità di una scelta che porta i clienti nel cuore di una gara sportiva seguita da un’audience mondiale, come rendere protagoniste le persone che vi assistono? Set Up ha ideato, realizzato e gestito due aree hospitality.
Nello specifico, il sabato ha accolto gli ospiti per assistere alle prove, mentre la domenica tutti gli occhi erano puntati sul
circuito di Formula 1, sul quale Michael Schumacher ha vinto il 77° Gran Premio d’Italia, il 90° della sua carriera.

Le aree hospitality sono luoghi di svago, di business, ma anche di emozione e, perché no, di ‘privilegio’. Per Eni è stata progettata e allestita in zona Paddock un’area di circa 350 mq con relativa tribuna per 250 ospiti.
Per l’altro cliente, invece, tenendo conto del target, Set Up ha predisposto un’Area Supporter nei pressi del sottopasso, lungo il rettilineo di partenza e un Garden, più esclusivo, all’interno dell’anello di gara, destinato al management e agli ospiti di
riguardo. Postazioni dalle quali, naturalmente, era possibile assistere alla gara.
L’Area Supporter, di circa 5.000 mq con piscina e una capacità di 350 persone, era presidiata dai ‘men in black’ della security e, per
rendere l’accoglienza ancora più gradita, da hostess che offrivano  teli bagno, rigorosamente rossi e, all’ombra delle querce, numerose amache. La tribuna riservata era posizionata oltre il bar.
Altre hostess offrivano tappi di protezione per le orecchie. Insomma, era necessario dare la sensazione di aver pensato a tutto,
di ‘coccolare’ gli ospiti con mille riguardi.
La funzione del ricercato e raffinato Garden, invece, di circa
1.000 mq, era di pura rappresentanza, con un’eleganza espressa in ogni minimo dettaglio.
All’interno della struttura, a pochi metri di distanza dal circuito, i 150 ospiti hanno potuto leggere quotidiani assaporando aperitivi e trasformando in happy hour il tempo speso nell’attesa delle prove del sabato e della gara di domenica.

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Produzione al servizio delle idee
Set Up si è occupata di tutto. La completezza del servizio, infatti, è un plus dell’azienda che a Volpiano, a 15 km da Torino, dispone di un’area di 15.000 mq, in cui operano tutte le professionalità del mondo degli eventi: dalla progettazione alla produzione, passando per il commerciale-account e il team creativo.
È quello che, in termini tecnici, si chiama produzione integrata: “Riunire tutti i protagonisti dell’evento sotto lo stesso tetto - dichiara Andreoni - è il modo migliore, se non l’unico, per operare
sinergicamente. Con le nuove tecnologie di comunicazione, in teoria, si potrebbe coordinare un gruppo di fornitori esterni, ma nessuna banda ad alta velocità e nessuna videoconferenza possono
sostituire lo scambio di idee che avviene tra un creativo e il direttore di stabilimento, o i meeting tra ufficio acquisti, account e progettisti. Tutto questo da noi avviene continuamente”.
Prendiamo come esempio l’area più ampia, ovvero quella realizzata per la multinazionale americana.
Si parte dal progetto, affidato al direttore creativo Angela Gianotti, che insieme ai suoi collaboratori ha sviluppato il concept dell’evento e il format grafico, realizzando tutte le declinazioni per gli allestimenti e i materiali di comunicazione. Contemporaneamente, l’agenzia territoriale collegata a Set Up, Freeway Eventi, si è occupata della logistica e del booking: un
lavoro immenso, dal momento che si è trattato di trasportare a Monza oltre 500 ospiti e trovare loro una sistemazione alberghiera. Le 14 agenzie territoriali di Set Up (più di 50 account su tutto il
territorio italiano) hanno provveduto a contattare gli invitati e a raccogliere ogni loro richiesta. “La logistica degli ospiti che cambia, tra disdette e modifiche, fino all’ultimo minuto - ammette
Andreoni - ha rappresentato la più grossa difficoltà”.
Gli allestimenti sono stati prodotti in Set Up, nello stabilimento di Volpiano, assemblati in sede per il collaudo, smontati, trasportati e rimontati sul luogo della gara dallo stesso personale della società.
Risultato finale: circa il 90% dell’evento è stato realizzato direttamente dall’agenzia e soltanto i servizi di catering, luci e trasporti interni all’autodromo sono stati affidati a strutture esterne.
“Abbiamo lavorato da inizio giugno per l’organizzazione, sia con risorse di project management interne, sia con le nostre 14 subagenzie - specifica Andreoni -. Agli allestimenti abbiamo lavorato da metà luglio a fine agosto con il nostro reparto di produzione interna.
Il montaggio in cantiere è iniziato il 28 agosto con la consegna delle aree per il 7 settembre. In totale, tra la preparazione
e l’evento abbiamo mobilitato circa 150 risorse. Oltre al cliente, alle risorse interne ed esterne e ai fornitori, è necessario interfacciarsi con tutte quelle entità preposte alla regolamentazione e alla verifica dell’applicazione delle norme da seguire per eventi
che coinvolgono migliaia di persone: il comune per i permessi occupazione suolo pubblico, i presidi medici, i vigili del fuoco, l’Asl, i responsabili della sicurezza dell’autodromo e, da azienda certificata Iso9001 quale siamo, con il Piano Operativo

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Sicurezza previsto dagli standard internazionali”. Non è da dimenticare, infine, che un progetto di queste dimensioni richiede una forte capacità di problem solving, acquisibile soltanto con una lunga esperienza alle spalle. “Le nostre competenze nel settore
entertainment - conclude Andreoni - che, in occasione delle Olimpidi Invernali di Torino 2006 abbiamo mostrato a tutto il mondo (con la realizzazione degli allestimenti del Medals Plaza, ndr), sono un bagaglio prezioso, che ogni volta si arricchisce di nuove conoscenze”.

Chiara Pozzoli