Gruppo Rem traccia un bilancio del primo anno con Paprika Software

E' possibile razionalizzare la gestione della creatività? E quali sono i veri rischi di un'operazione di questo tipo? Se ne parla con Pietro Lucchese (nella foto) e Paola Giacomini, rispettivamente fondatore e presidente e responsabile area controllo gestione di Gruppo Rem, che ha nel 2007 ha adottato il sistema gestionale per creativi Paprika Software .

Il Gruppo Rem opera nel settore della comunicazione da diversi anni. Perché affidarsi a un gestionale specifico ora e non continuare sulle linee operative di sempre?
"Negli ultimi anni, il settore della comunicazione ha subito notevoli modifiche principalmente collegate all'evoluzione del contesto – spiega pietro Lucchese, fondatore e presidente del Gruppo Rem -. Sul fronte della domanda, si registra la necessità di ottenere un adeguato ROI dagli investimenti in comunicazione. Soprattutto la possibilità di misurare con maggiore precisione i ritorni, grazie all'utilizzo di Internet nel media mix delle campagne, ha generato una forte richiesta di innovazione. Sul fronte dell'offerta, il ruolo di 'agenzia' tende a lasciare il posto ad una impresa vera e propria che assume, con organizzazione dei mezzi necessari e con gestione a proprio rischio il compimento di un servizio verso un corrispettivo in denaro. In funzione di tutto ciò la scelta di affidarsi a un gestionale specifico è stata una naturale conseguenza per mantenersi al passo con i cambiamenti. La scelta di adottare uno strumento gestionale quale Paprika Software, è una naturale conseguenza dei cambiamenti descritti".

Dunque secondo la sua pratica esperienza imprenditoriale, quali indicherebbe come i principali benefici che l'adozione di Paprika Software ha apportato al Gruppo Rem?
"I principali benefici che identifico sono legati alla possibilità di utilizzare un sistema che permetta di attuare un accurato controllo di gestione che ci permette non solo di ottimizzare l'operatività del Gruppo ma anche di fornire una risposta efficace in termini di accountability ai nostri clienti" conclude il presidente.

Guardando invece all'aspetto operativo che appare invece insidioso, quali problematiche sono emerse durante l'implementazione? Visto il settore creativo in cui operate si potrebbe immaginare una certa resistenza da parte del personale...
"Non si può parlare esattamente di 'resistenze', piuttosto della difficoltà oggettiva di razionalizzare in termini di produttività il processo creativo. Il problema si pone quando l'idea si manifesta in tempi troppo brevi o troppo lunghi – spiega Paola Giacomini, responsabile area controllo gestione di Gruppo Rem -. Queste caratteristiche intrinseche delle imprese di comunicazione (che operano in un campo di per sé 'immateriale' come appunto la comunicazione) pongono delle questioni basilari per definire degli standard di produttività. Una volta chiarito che la previsione di ore da spendere nella creatività è da considerarsi puramente indicativa, l'implementazione del sistema non ha fatto emergere degli aspetti problematici. Il personale ha capito che l'introduzione del nuovo strumento gestionale non è avvenuta per motivi di controllo dell'operato delle singole persone ma per razionalizzare e gestire in modo efficiente i vari step della nostra attività".

Quali sono state le principali difficoltà nell'adattare uno strumento informatico alle vostre specificità operative? Come sono state risolte?
"La cosa potrà sembrare strana o anomala ma non vi è stata davvero alcuna difficoltà nell'adattare Paprika Software alle nostre specificità operative – prosegue la Giacomini -. Lo strumento è infatti strutturato in modo molto pratico e soprattutto flessibile, in alcune fasi di studio sembrava quasi fosse stato creato appositamente per noi".

Ci può indicare i principali vantaggi operativi di che il Gruppo Rem ha riscontrato utilizzando Paprika Software?
"Sicuramente il primo vantaggio operativo in assoluto è quello derivante dalla possibilità di tenere sotto controllo in tempo reale lo stato di avanzamento delle singole attività in lavorazione. Il caricamento delle ore lavorate da parte di tutti gli operatori avviene infatti giornalmente, e questo permette di poter individuare subito eventuali anomalie relative alle tempistiche di realizzazione di un'attività per la quale era stato previsto un certo budget di tempo. Ovviamente l'anomalia temporale è strettamente collegata ad un valore economico, e quindi siamo in grado di fare delle valutazioni immediate sulla necessità di rivedere i preventivi di vendita. Il secondo vantaggio è legato alla possibilità di poter creare, a seconda delle esigenze del momento, dei report personalizzati. Paprika Software infatti permette la creazione di tabelle e report personalizzabili al 100%. Si possono impostare infatti dei report particolarmente dettagliati oppure molto sintetici, sia di carattere strettamente legato all'operatività, ma anche dal punto di vista prettamente contabile" commenta la responsabile area controllo gestione".

Ci può fornire un commento generale circa questa scelta/esperienza?
"Il commento è sicuramente molto positivo. La scelta di adottare Paprika ci ha 'costretti' a fare un'analisi approfondita di tutti i nostri flussi procedurali, dandoci la possibilità di apportare delle modifiche migliorative per snellire alcune fasi di gestione dell'attività o riorganizzarne in modo più efficiente delle altre. Come dicevo in precedenza, la flessibilità del sistema è tale per cui non sembra nemmeno di avere a che fare con uno strumento informatico ma con un sistema che interagisce in modo quasi 'intelligente' con le necessità della nostra agenzia. L'assistenza ricevuta dallo staff di Paprika nell'affrontare questo nuovo percorso è stata fondamentale e molto preziosa" conclude Paola Giacomini .