Bea Expo Festival, ADC presenta il primo Osservatorio gare

Tra i contenuti presentati oggi al Bea Expo Festival, merita un'attenzione particolare l'incontro dedicato a 'Gare, vizi e virtù - 1° Osservatorio e20 sul mercato italiano', una ricerca su un panel rappresentativo delle agenzie di eventi in Italia.

La tavola rotonda ha visto partecipare Gabria Cipullo, presidente Fonema (nella foto a sinistra); Guendalina Crocco, responsabile eventi Binda e Alberto Cassone, partner Alphaomega. I dati della ricerca sono stati presentati da Salvatore Sagone, presidente di ADC e responsabile e20.

Alla luce del lavoro che sta svolgendo la Consulta degli Eventi per regolarizzare il meccanismo delle gare, ADC-Agenzia della Comunicazione ha deciso di approfondire l’argomento e di far luce sulle maggiori criticità nel rapporto agenzie e aziende. Per questa indagine sono state coinvolte le agenzie di eventi rappresentate nella Consulta di AssoComunicazione e le realtà più importanti dello scenario italiano, per un totale di 36 strutture. A ciascuna agenzia è stato chiesto, prendendo in considerazione il primo semestre 2008, di esprimersi in merito a numero dei partecipanti per ogni gara, tipologia di concorrenti, chiarezza delle informazioni nel brief, timing concesso per la presentazione dei lavori, rimborso spese e altro ancora. Di seguito, entriamo nel merito dei dati emersi.

Ricorso alle gare: un trend crescente
Il primo elemento degno di nota riguarda il ricorso alle gare da parte delle aziende per la selezione delle agenzie di eventi. Per il 78% degli interpellati (28 agenzie), negli ultimi due anni esso è aumentato, mentre solo il 22% (8 agenzie) risponde che è rimasto costante. Per nessuno invece esso è diminuito (nella foto, Salvatore Sagone).

Numeri: gare e partecipanti
Guardando nel dettaglio alla quantità di gare a cui hanno partecipato nel primo semestre 2008, la media risultante dalle risposte date da 30 strutture (6 si sono astenute) è pari a circa 25. Molto interessante, poi, è il dato relativo al numero delle agenzie coinvolte in ogni gara, che risulta essere tutto sommato abbastanza limitato: per il 53% degli interpellati, infatti, esso è stato in media di 4-5, e per il 36% di circa 3. Soltanto l’11% ha invece dichiarato che le agenzie coinvolte erano più di 5.

Chiarezza di informazioni altalenante
Uno dei fronti accesi dell’argomento gare è senza dubbio quello della chiarezza della comunicazione da parte delle aziende su numerosi aspetti: numero e identità delle altre agenzie in gara, definizione del budget, brief e dettagli sul lavoro da presentare.
Per quanto riguarda il numero delle agenzie coinvolte, nel primo semestre del 2008 esso è stato reso noto ‘a volte’ (61%), molto meno frequentemente ‘spesso’ (17%) e ‘mai’ (14%). Mentre soltanto il 6% (due agenzie) ha risposto ‘sempre’.
Diverso è il discorso relativo alla chiarezza sul nome delle altre agenzie coinvolte nella gara, nella maggior parte dei casi tenuto nascosto. Per l’81%, infatti, esso è stato rivelato soltanto ‘da 0 a 30% dei casi’; per il 17% nel 30-50% dei casi, mentre soltanto per il 3% (1 agenzia) nel 50-80% dei casi.
Passando al brief, si ritorna invece a una chiarezza di informazioni più o meno prevalente: esso, infatti, è stato in media chiaro e completo per il 44% degli interpellati, che ha risposto ‘da 30 a 50% dei casi’, e ‘dal 50 all’80%’ per un altro 33%. Solo il 17% ritiene invece che vi sia stata chiarezza nel 0-30% dei casi. Mentre il livello massimo (‘da 80 a 100% dei casi’) è stato dichiarato solo dal 6%.
Una chiarezza di base si ha anche sul fronte del budget, la cui entità è stata dichiarata dalle aziende in media nel 30-50% dei casi secondo il 39% degli interpellati, nel 50-80% dei casi secondo il 25%, e nell’80-100% dei casi per ben il 22% delle agenzie. Soltanto per 5 di esse (14%) il budget è stato dichiarato ‘dallo 0 a 30% dei casi’.

Un mix di realtà
Un aspetto interessante è quello che riguarda la tipologia di agenzie coinvolte nelle gare, in molti casi non solo strutture di eventi. Il 47% dichiara di essersi trovato, nel corso del primo semestre del 2008, in competizione ‘quasi solo con agenzie di eventi, a volte con altre strutture’, seguito da un 39% che dichiara invece ‘spesso anche con strutture diverse dalle agenzie di eventi’. Soltanto un 6% si è ‘sempre trovato con altre strutture’, e una percentuale identica ‘solo con agenzie di eventi’.
Entrando nel merito dei settori a cui appartengono le agenzie chiamate in gara, le risposte sono diverse (considerando anche che alcune agenzie hanno dato più di una opzione). La tipologia prevalente è quella della ‘logistica, partner di servizi’ (50%), seguita dalle agenzie di pubblicità (42%), dai centri media (25%) e dalle case di produzione (6%). Interessante, poi, è che nella voce ‘altro’, dichiarata da 7 delle agenzie (19%), la tipologia più presente sia quella delle agenzie di pubbliche relazioni, citata da oltre il 50%. Menzionate anche una tantum: tour operator e agenzie di viaggi, concessionarie pubblicitarie, radio private e società di marketing e comunicazione.

Timing non oltre il mese
Non più di un mese: è ciò che emerge dalle risposte riguardanti la tempistica concessa dalle aziende alle agenzie per la presentazione dei progetti. Nel dettaglio, per il 50% degli intervistati il timing è stato mediamente inferiore ai 15 giorni, mentre per l’altro 50% compreso fra i 15 e i 30 giorni. ‘Deserta’, invece, la risposta ‘più di 30 giorni’.

Un rimborso inesistente

Tema caldo, se non incandescente, è quello del rimborso, riguardo al quale emerge un dato molto eloquente: la remunerazione in sede di gara è praticamente inesistente. In particolare, alla domanda (vedi grafico) 'Fatto 100 il numero delle gare a cui avete partecipato nel primo semestre del 2008, per quante in percentuale è stato previsto un rimborso', il 97% (35 delle 36 agenzie coinvolte), ha risposto 'da 0 a 30%': e di queste 35 ben 8 (44%) ha specificato che esso non è mai, in nessun caso, stato previsto.
In questo quadro di giudizio unanime, vi è un’unica voce fuori dal coro (3% del totale), che dichiara di avere invece ricevuto un rimborso nel 50-80% dei casi.

Un utilizzo improprio troppo frequente
Un altro dato interessante riguarda un uso non lecito della creatività delle agenzie non scelte in sede di gara: è infatti molto alta la percentuale delle agenzie (64%) che dichiara che il proprio progetto è stato utilizzato impropriamente ‘qualche volta’, a cui si aggiunge un 14% a cui ciò è accaduto ‘spesso’. Questa spiacevole eventualità, invece, non si è mai verificata per il 19% delle agenzie interpellati.

Uno strumento tutto sommato efficace
Nonostante alcuni problemi ancora da risolvere, le gare rimangono un mezzo sostanzialmente utile per la scelta di una proposta creativa nel settore degli eventi. A sostenerlo è il 61% degli intervistati, secondo cui esse sono state uno strumento efficace nel ‘30-50% dei casi’, a cui si somma un 11% che propende per il ‘50-80% dei casi’. Non mancano però voci meno positive (‘efficace da 0 a 30%’), pari al 28% degli interpellati.