Comune di Ferrara, gara per l'organizzazione del 'Ferrara Balloons Festival'. Incarico triennale

Luogo di prestazione dei servizi: Ferrara, presso il Parco Urbano Bassani. 

Il valore indicativamente stimato dell’investimento lordo annuo per l’organizzazione, gestione, promozione e realizzazione dell’evento è di euro 350.000,00. Tale investimento sarà a totale carico del soggetto aggiudicatario a fronte della possibilità di sfruttare a proprio vantaggio la potenziale redditività dell’evento stesso. 

Per lo svolgimento di tali attività non è previsto alcun impegno di spesa da parte dell’Amministrazione Comunale. 

Durata dell’affidamento: edizioni 2015-2016-2017. 

L’evento si svolge in un lasso di tempo di dieci giorni consecutivi, indicativamente la seconda e terza settimana di settembre. E’ prevista la facoltà di rinnovo consensuale per ulteriori tre edizioni.

Termine ultimo per la ricezione delle offerte: entro e non oltre il giorno 30 aprile 2015.

Oggetto dell'incarico, alcune aree di servizi: 

- gestione delle mongolfiere partecipanti con particolare riguardo a: iscrizioni degli equipaggi, ingaggi forme speciali, organizzazione tecnica e direzione dell’attività di volo secondo le normative vigenti in materia, richieste di autorizzazioni (decollo, sorvolo, ecc.), ecc.

- ospitalità agli equipaggi e al proprio staff tecnico, nel numero di camere e posti letto necessari per almeno 30 mongolfiere partecipanti nel corso della manifestazione. 

- allestimento e messa in sicurezza dell’area di decollo degli aerostati all’interno del Parco Urbano, in ottemperanza alle normative vigenti in materia. 

- gestione della prenotazione e commercializzazione al pubblico dei voli in mongolfiera (liberi e vincolati) e delle altre attrattive offerte durante la manifestazione. 

- fornitura propellente per gli aerostati partecipanti in misura da garantire tutti i voli previsti in programma e allestimento di apposita area di rifornimento, in accordo con le locali autorità dei VV.FF. 

- potranno venir autorizzati decolli e atterraggi dell’elicottero all’interno dell’area preposta al Parco Urbano esclusivamente nelle seguenti fasce orarie: dalle ore 11.00 alle 13.00 e dalle 15.00 alle 18.00. 

B. Settore COMMERCIALE 

- allestimento e gestione di una area commerciale composta da spazi espositivi, secondo un progetto concordato agli incontri di coordinamento, con adeguate tensostrutture accessibili ai disabili, complete di allacciamento elettrico, illuminazione, il tutto a norma di legge, certificato e collaudato;

- disponibilità a concedere all’Ente Palio, tramite il Rione indicato dall’Ente stesso, di un’area nuda, le cui dimensioni, posizione e condizioni di utilizzo verranno concordate tra le parti nel rispetto delle prescrizioni indicate precedentemente; 

- predisposizione di un’area nuda da concedere, a pagamento e secondo le vigenti normative, agli operatori dello spettacolo viaggiante (gonfiabili e altro). 

- allestimento e gestione di strutture e servizi di accoglienza del pubblico accessibili ai disabili e messa in sicurezza per l’attività di volo, animazione e spettacoli: recinzioni e transenne, palco e strutture correlate, impianti audio e luci, servizi igienici, pedana per esibizioni; 

- Posizionamento segnaletica interna in tutta l’area della manifestazione comprensiva di segnaletica specifica per i disabili concordata con l’Uff. Benessere Ambientale del Comune di Ferrara; 

- ripristino delle condizioni del Parco Urbano, come da consegna prima dell’allestimento. Tali condizioni verranno certificate con verbale redatto in seguito a sopralluogo congiunto tra ditta aggiudicataria e Ufficio Verde del Comune, da effettuarsi prima e dopo la manifestazione. Sarà da considerarsi anche l’effetto di compattamento del suolo dovuto al transito degli automezzi e autoarticolati necessari per lo svolgimento della manifestazione. 

- realizzazione di aree per la visione degli spettacoli dedicate alla persone con disabilità; 5 - predisposizione di gruppi elettrogeni e impianto di distribuzione energia elettrica in misura sufficiente a garantire l’alimentazione e l’illuminazione notturna di tutta l’area della manifestazione, con particolare riguardo alle tensostrutture, all’impianto di diffusione audio e alle torri faro a copertura di tutto il Parco Urbano; 

- realizzazione del sistema di monitoraggio dei flussi di ingresso al Parco Urbano durante la manifestazione e somministrazione di questionari di soddisfazione dell’utenza (numero e contenuto da definire negli incontri di coordinamento);

- istituzione di un servizio di vigilanza notturna qualificata, anche mediante guardie giurate, in misura sufficiente a garantire la sicurezza dell’area della manifestazione; 

- creazione di agevolazioni e servizi specifici per l’accessibilità ai disabili nell’area della manifestazione, con particolare riguardo a servizi igienici, parcheggi riservati, accessi privi di barriere architettoniche, voli in mongolfiera appositamente attrezzata; 

- fornire garanzia all’Ente organizzatore della possibilità di allestire autonomamente e a proprie spese una o più aree da destinare a proprie attività istituzionali o di altro tipo, durante la manifestazione; 

- prevedere l’allestimento e disallestimento di tutte le strutture temporanee previste per la gestione dell’evento nei tempi definiti alla concessione d’uso dell’area e relativa pulizia; 

- organizzare la pulizia e raccolta rifiuti nel Parco Urbano durante lo svolgimento della manifestazione, sino al termine del permesso di occupazione suolo pubblico, assicurandone sempre il decoro. 

- allestimento e gestione per l’intera durata dell’evento di almeno due punti di ristoro accessibili ai disabili e dotati di minimo 200 posti a sedere ciascuno, con annessa cucina e linea di distribuzione dei pasti, in aree interamente coperte per mezzo di tensostrutture e dotate di quanto necessario (tavoli, sedie, illuminazione, pedana di calpestio, ecc.); la capacità distributiva dovrà essere pari complessivamente ad almeno 200 pasti/ora; 

- predisposizione di menù con una significativa gamma di prodotti tipici della cucina ferrarese, attivando le opportune collaborazioni con le aziende presenti sul territorio, includendo offerte rivolte a persone con intolleranze alimentari; 

- adempimento a proprio carico di tutti gli oneri relativi al rispetto delle norme vigenti in materia di autorizzazioni, sicurezza, igiene degli alimenti e quant’altro connesso alla specifica gestione, nonché agli aspetti tecnici relativi alle forniture ed ai consumi idrici ed elettrici e agli scarichi, in particolare, la corretta gestione degli oli alimentari esausti in appositi contenitori e loro corretto smaltimento. 

E. Settore SERVIZI TURISTICI 

- predisposizione e commercializzazione, anche attraverso il sito internet, di pacchetti turistici e servizi complementari in occasione dell’evento; 

- creazione e gestione di una offerta di servizi di visita guidata alla città ed eventuali altre località del territorio provinciale per il pubblico durante la manifestazione; - predisposizione di uno spazio–desk dedicato all’attività di commercializzazione di pacchetti turistici e servizi di visita presso i punti informativi durante lo svolgimento del Festival. 

F. Settore COMUNICAZIONE E PROMOZIONE 

- utilizzo del marchio 'Ferrara Balloons Festival', del relativo logo figurativo, dei marchi istituzionali e turistici del Comune di Ferrara in tutta la comunicazione relativa all’evento;

 - realizzazione e gestione di un sito internet (e relativi alias) dedicati alla pubblicizzazione del Ferrara Balloons Festival; 

- ideazione grafica, produzione e distribuzione del materiale di comunicazione dell’evento, con particolare riguardo alle informazioni relative all’accessibilità e ai servizi a disposizione dei disabili, nel pieno rispetto della Legge Stanca n.4 del 9 gennaio 2004  e certificazione W3C; 

- gestione delle azioni di promozione, pubblicità e marketing dell’evento; 

- creazione e gestione dell’Ufficio Stampa e dell’attività di supporto ai media;

- realizzazione di servizio fotografico e video della manifestazione; 

- adempimenti amministrativi e copertura dei costi relativi a tasse pubblicitarie, di affissione e dei diritti SIAE; 

- allestimento durante l’evento di due o più tensostrutture pavimentate da adibire a media center, segreteria organizzativa e punti di informazione; - produzione e gestione della commercializzazione di prodotti e materiali personalizzati con il marchio e il logo figurativo del Ferrara Balloons Festival (merchandising). 

G. Settore PROGRAMMA, INIZIATIVE SPECIALI E SPETTACOLI 

- creazione di un programma articolato per tutti i giorni dell’evento che comprenda spettacoli di danza, musica, magia, illusionismo, mostre, laboratori, giochi, modellismo radiocomandato, giornate a tema per bambini, attività ludiche; 

- volo libero delle mongolfiere partecipanti per tutti i giorni dell’evento, due volte al giorno, tempo atmosferico permettendo; 

- volo vincolato di mongolfiere accessibile al pubblico per tutti i giorni dell’evento, almeno due volte al giorno, tempo atmosferico permettendo; 

- almeno due night glow, spettacolo notturno con le mongolfiere illuminate, nel corso del Festival; 

- organizzazione di iniziative collaterali che coinvolgano il centro storico della città;

- organizzazione e gestione di attività promozionali finalizzate alla diffusione della pratica sportiva; 

- organizzazione di spettacoli e/o concerti di intrattenimento del pubblico della manifestazione, con allestimenti, cachet, service audio/luci, spese SIAE, ecc. a proprio carico. - il programma dettagliato proposto di anno in anno dovrà essere presentato in sede di incontro di Coordinamento. Dovrà essere sempre assicurato il decoro dei luoghi e degli spettacoli e il rispetto per l’ambiente e la quiete pubblica. 

H. Settore PERSONALE E SEGRETERIA ORGANIZZATIVA 

- creazione e gestione della Segreteria Organizzativa per tutta la durata del contratto, con personale qualificato e in numero sufficiente alle attività previste; 

- dotazione di staff tecnico-logistico per l’assistenza all’allestimento e alla gestione delle varie aree del Festival; 

- messa a disposizione di addetti ai punti informativi a disposizione del pubblico per l’intera durata della manifestazione. 

I. Settore ASSOCIAZIONISMO E BENEFICENZA 

- coinvolgimento delle realtà associative e sportive locali all’interno della manifestazione, tramite la concessione gratuita di spazi attrezzati e di occasioni di visibilità, da concordarsi agli incontri di coordinamento; 

- organizzazione e gestione di laboratori didattico creativi e di attività ludiche per bambini in tema con il volo, lo sport, l’ambiente, la città e il territorio; 

- promozione di un progetto di raccolta fondi a scopo benefico legato all’evento, in collaborazione con realtà associative locali senza fini di lucro e concordato preventivamente agli Incontri di coordinamento.