GAL Gargano, gara da 145.000 euro per eventi e comunicazione in tre Capitali Europee

Per quanto attiene l’evento promozionale di Milano, il GAL Gargano ha già individuato nella struttura dell’Ambrosianeum, in Via delle Ore 3, la sede di svolgimento dell’evento.

La ditta aggiudicataria dovrà assicurare le seguenti attività: 

1. l’individuazione delle location ottimali per lo svolgimento degli eventi di Sofia e Amsterdam; dette location dovranno essere facilmente individuabili e raggiungibili anche con mezzi pubblici, in posizione centrale rispetto allo sviluppo urbanistico delle città ospitanti; le strutture, inoltre, dovranno avere una capienza minima di 60 persone e dovranno consentire la suddivisione dell’ambiente in aree, all’interno delle quali realizzare allestimenti diversi richiamanti le specificità territoriali del Gargano 

2. la copertura dei costi inerenti la locazione delle sedi di svolgimento, i noleggi, le polizze assicurative e i costi annessi all’organizzazione di tutti gli eventi

3. l’ottenimento di permessi e autorizzazioni inerenti lo svolgimento degli eventi

4. la fornitura, il trasporto e la spedizione di tutti i materiali necessari all’evento, dall’Italia alle location individuate

5. la fornitura di un piccolo presente di benvenuto a tutti gli ospiti, da concordare col GAL Gargano, contenente uno o più prodotti dell’artigianato e uno o più prodotti agroalimentari garganici

6. l’allestimento degli spazi espositivi; in particolare, dovrà essere allestito un percorso sensoriale che riproduca gli ambienti e le principali tematiche del Gargano (la Foresta, il Mare e i Laghi, il Sacro e la Storia). 

Il percorso sensoriale sarà costituito da una serie di pannelli con gigantografie, suoni, odori, prodotti e pavimentazione che facciano riferimento agli ambienti suddetti. 

A titolo esemplificativo, vedere il 'Progetto-tipo del percorso sensoriale', che potrà essere oggetto di proposte migliorative da parte dell’offerente

7. la pubblicizzazione degli eventi per garantire la massima visibilità sia al territorio garganico che alla sua produzione agroalimentare e per innescare processi di incontro tra domanda ed offerta, sia nel campo turistico che agroalimentare

8. l’individuazione e l’invito di operatori di particolare rilevanza, da coinvolgere nell’iniziativa; in particolare si dovrà garantire la presenza di almeno 60 operatori per ciascun evento di cui 10 blogger, 10 giornalisti della stampa settoriale dello Stato ospitante l’evento, 20 tra rappresentanti di istituti alberghieri, distributori e ristoratori agroalimentari locali interessati o da interessare all’importazione di prodotti tipici garganici, 20 T.O. che facciano outgoing Italia/Gargano o siano interessati a farlo; dovrà essere svolta, inoltre, un’attività di Business-to-business (B2B) sia per il settore turistico che agroalimentare, e la scelta dei rappresentanti/operatori del territorio da coinvolgere nelle iniziative avverrà mediante selezione pubblica operata da parte del GAL Gargano

9. il monitoraggio delle adesioni

10. i Recall telefonici

11. l’allestimento della segreteria organizzativa e di tutta la segnaletica interna ed esterna, per la visibilità all’evento dentro e fuori la struttura ospitante

12. la messa a disposizione di personale addetto alla realizzazione dell’evento (rappresentanti azienda organizzatrice, hostess, guide, interpreti) in possesso di conoscenze linguistiche appropriate (italiano, inglese e lingua del paese ospitante)

13. l’assistenza nonché la copertura dei costi di trasporto e transfer A/R con mezzi più idonei e confortevoli (aereo, treno, auto ecc) per gli operatori invitati, dalla loro città di partenza alla sede di alloggio e dell’evento ed eventuali altri spostamenti necessari alla realizzazione dell’evento

14. l’organizzazione dell’ospitalità relativa agli operatori invitati non residenti anche pre e post evento, con copertura delle spese per vitto e alloggio

15. l’organizzazione degli incontri B2B e la fornitura di tutti i materiali e le attrezzature necessari

16. l’accoglienza dei partecipanti e l’accreditamento degli operatori agli incontri B2B

17. la fornitura del buffet di benvenuto per i visitatori, con assaggi dei sette prodotti tipici dei comuni dell’area Gal Gargano: Caciocavallo, Agrumi, Pescato, Olio d’oliva extravergine, Fave di Carpino, Capra garganica, Pane e prodotti della panificazione; l’approvvigionamento dei prodotti tipici dei comuni dell’area garganica dovrà avvenire da aziende e operatori selezionati dal GAL Gargano, con le modalità ritenute più opportune

18. la gestione dei presenti sia durante l’evento che nella fase post, in modo da poter soddisfare eventuali chiarimenti o ulteriori richieste

19. l’organizzazione di show cooking legati alle specificità dei prodotti enogastronomici dei 14 comuni del Gal Gargano, in collaborazione con l’Associazione Cuochi Gargano e Capitanata

20. l’organizzazione di intrattenimenti musicali, con la partecipazione dei gruppi folkloristici garganici, come da progetto GAL; 21. l’elaborazione dell’elenco sellers e buyers

22. l’assistenza in genere attraverso il personale della società aggiudicataria, durante tutto il periodo di svolgimento degli eventi

23. il monitoraggio dei risultati con un’attività di customer satisfaction

24. la realizzazione del report delle presenze e la stesura della relazione finale

25. l’elaborazione, grafica, la stampa, la traduzione e la diffusione degli inviti; l’attività di comunicazione/ufficio stampa dovrà filtrare e veicolare il flusso di informazioni trasformandole in notizie appetibili al fine di promuovere il Gal Gargano e il suo territorio di riferimento nella nazione ospitante; il progetto comunicativo sarà basato anche sulla logica dello storytelling permettendo di raccontare e soprattutto far raccontare l’evento e il territorio che rappresenta; 

26. la creazione e l’organizzazione dei piani di comunicazione, delle attività di ufficio stampa e comunicazione pre e post evento; la realizzazione della rassegna stampa; il monitoraggio dei redazionali; la realizzazione e la diffusione dei comunicati stampa pre e post evento; l’esecuzione di un servizio fotografico e la realizzazione del video-report in Dvd da distribuire successivamente all’evento a tutti i partecipanti e soggetti interessati (GAL incluso); tutte le iniziative mediatiche dovranno avere risalto sia nella nazione ospitante che in Italia, su media nazionali e locali, nonché su mezzi di diffusione cartacei, televisivi, radiofonici e web. 

L'importo complessivo dei servizi da appaltare è pari a euro 145.000,00. Tale importo è stato definito sommando i seguenti valori: 

- euro 40.000,00 (euro quarantamila/00), oltre IVA, quale ammontare complessivo per l’organizzazione dell’evento di Sofia

- euro 40.000,00 (euro quarantamila/00), oltre IVA, quale ammontare complessivo per l’organizzazione dell’evento di Amsterdam

- euro 65.000,00 (euro sessantacinquemila/00), oltre IVA, quale ammontare complessivo per l’organizzazione dell’evento di Milano

La ditta deve assicurare, nel pieno rispetto delle date fissate, l’esecuzione di tutte le prestazioni indicate nel presente capitolato. La scadenza ultima per l’esecuzione dell’intero servizio è fissata per il giorno 12 dicembre 2015. Entro tale data, l’aggiudicatario dovrà organizzare e realizzare i tre eventi promozionali nelle rispettive sedi di svolgimento. 

A titolo esemplificativo e fatta salva la facoltà del GAL Gargano di richiedere eventuali variazioni, le date previste per lo svolgimento degli eventi dovranno ricadere all’interno dei seguenti intervalli temporali: 

a) Evento SOFIA – dal 16 al 22 di novembre 2015

b) Evento AMSTERDAM – dal 23 al 29 di novembre 2015

c) Evento MILANO – dal 4 al 6 di dicembre 2015; 

Il termine per la ricezione delle offerte è il 3/11/2015 ore 14.00