Meeting ed Eventi, Cwt traccia le best practice per massimizzare l'investimento

È maturo, è forte, e viaggia a cifre impressionanti. Il mercato dei Meetings & Events vale 650 miliardi di dollari e per il 55% riguarda il corporate. Ma come ottimizzare la spesa e garantire un ritorno efficace?
A fare la fotografia globale è lo studio 'Meetings and Events: Where Savings Meet Success', condotto da Cwt Travel Management Institute (l’ente di ricerca di Carlson Wagonlit Travel, società specializzata in business travel management e in eventi), in collaborazione con StarCite e presentato a Milano presso 10 Watt. La ricerca è stata condotta tra settembre 2009 e marzo 2010 su un campione di 222 M&E plannner di 15 paesi, e con metodologie diverse quali interviste a più di 40 esperti del settore  in tutto il mondo, analisi quantitativa della spesa M&E dei clienti CWT (attraverso un modello di Cwt e a un modello di proprietà di StarCite noto come Strategic Value Analysis).


(Nella foto: Andrea Solari, vice president Sales, Program Management, Meetings & Events Cwt Italia e Gregoire Boutin, senior manager Cwt Travel Management Institute Parigi)

"Gli eventi - ha sottolineato Andrea Solari, vice president Sales, Program Management, Meetings & Events Cwt Italia - negli ultimi anni hanno guadagnato quota all’interno del mix di comunicazione e di marketing delle aziende. Al tempo stesso, però, le aziende mostrano nuove esigenze, in un’ottica di sempre più efficace ed efficiente allocazione delle risorse e di ottimizzazione del rapporto costi/benefici. È per cercare di rispondere a queste esigenze che Cwt Travel Management Institute ha dedicato un’approfondita indagine di mercato al comparto M&E".

Lo studio risponde a tre obiettivi: offrire una panoramica globale del mercato (dimensioni, struttura organizzativa cui fa capo l’area M&E nelle aziende, ricorso all’outsourcing, presenza di una policy specifica); identificare gli indicatori chiave per valutare le performance nell’area M&E mettendo in luce le leve da attivare per massimizzare l’investimento; analizzare le best practice.

La ricerca è stata presentata nel dettaglio da Gregoire Boutin, senior manager Cwt Travel Management Institute di Parigi.
"La dimensione del mercato M&E a livello globale - ha affermato Boutin - può essere stimata in circa 650 miliardi di dollari, che fanno capo per il 55% al segmento corporate e per il rimanente 45% a quello non-corporate. A livello geografico, il 40% degli investimenti è legato al Nord America, il 35% all’area Emea (Europa, Medio Oriente e Africa) e il 25% alla regione Asia Pacific".

Secondo i dati dello studio, la spesa M&E rappresenta in media una percentuale stimata tra lo 0,5 e l’1,5% del fatturato delle imprese, a seconda del settore merceologico, ma raggiunge valori medi molto più alti (4 / 3,9%) nel comparto della consulenza e nel farmaceutico. Nonostante gli importi rilevanti, molte aziende non hanno una strategia definita in ambito M&E, nonché le policy e procedure necessarie per ottimizzare la propria spesa e favorire il conseguimento degli obiettivi di business.

La ricerca evidenzia altresì che le società possono risparmiare mediamente dal 10% al 25% della loro spesa in ambito M&E applicando le best practice riguardo a policy e compliance, ricerca e selezione dei fornitori, e processi. "Ma una gestione efficace dell’area M&E -ha chiarito Boutin - permette di conseguire molto più di un semplice risparmio di costi. Le aziende con una gestione altamente performante dei meeting e degli eventi non cercano risparmi a qualsiasi prezzo. Piuttosto, guardano a un reale ritorno sul loro investimento. Le loro decisioni sono basate sugli obiettivi di business ed esse tendono a coinvolgere gli stakeholder lungo l’intera struttura organizzativa, compreso il procurement, al fine di adottare un approccio equilibrato".

I risparmi e il ritorno sull’investimento in M&E derivano da interventi su tre aree principali: - Policy e compliance: creare o affinare una policy M&E valida per tutta la società e incrementarne il rispetto in tutta l'organizzazione sono essenziali.
- Ricerca e selezione dei fornitori: lavorare con agenzie professionali, selezionare un numero limitato di fornitori preferenziali per hotel e location, rafforzare l'utilizzo di questi supplier, definire termini e condizioni standard e usare tariffe aeree di gruppo.
- Ottimizzazione dei processi: tecnologie dedicate per la registrazione online dei partecipanti, soluzioni per la gestione strategica degli eventi.

Lo studio individua quindi un approccio strutturato, composto da otto step, che le aziende possono seguire per massimizzare il ritorno dell’investimento in M&E:
- Analizzare la spesa e definire la corretta organizzazione per l’area M&E. Un'organizzazione centralizzata incrementa l'efficienza. 
- Progettare la strategia e la policy M&E: norme precise, condizioni contrattuali standard e processi specifici che tutti devono seguire.
- Creare un budget M&E annuale e un calendario degli eventi.
- Selezionare e negoziare con i fornitori: avorare con fornitori preferenziali consente alle aziende di sfruttare competenze esterne, riducendo i costi.
- Stabilire un processo di pianificazione formale: biettivi di business definiti, processo di approvazione formale, pianificazione anticipata, ricorso all’outsourcing.
- Implementare modalità efficienti per la registrazione dei partecipanti: strumenti tecnologici, utilizzo di software per la gestione strategica degli eventi.
- Ottimizzare pagamenti e rimborsi: modalità unica di pagamento, es. una corporate meeting card per i costi di fornitura e una corporate credit card per le spese rimborsabili dei partecipantiE.
- Valutare le performance e la conformità alla policy M&E: indicatori di performance standardizzati che misurano la soddisfazione, i risparmi, i fornitori e la conformità alla policy.

"Oggi - ha concluso Solari - ancora il 43% degli intervistati non è in grado di tracciare la spesa complessiva in meeting ed eventi all’interno della propria organizzazione. Sono ancora poche, inoltre, le aziende che hanno implementato sistemi di controllo delle performance. L’utilizzo di strumenti informatici, molto diffusi negli Usa, ma ancora ai primi passi in Italia, può portare rilevanti benefici a questo proposito perché consente di gestire una quantità di informazioni molto elevata, di tenere sotto controllo tutte le variabili per orientare le scelte strategiche e di facilitare anche la gestione operativa".

Lo studio completo è disponibile all’indirizzo http://www.carlsonwagonlit.com/en/global/tmi/etm/meetings_and_events.html?src=EM07010206