Nuova piattaforma di Sì No Servizi per gli eventi della Società italiana di ortodonzia

Il progetto, nel suo insieme unico in Italia, è stato realizzato su espressa richiesta della Società, e ciò è molto più che un dettaglio perché mostra quanto l’innovazione e la semplificazione tecnologica siano oggi percepite come esigenze reali e attuali da parte dell’utenza stessa. 

Sido organizza ogni anno due eventi: lo Spring Meeting in primavera, con un’affluenza di circa 500 partecipanti, e il Congresso Internazionale in autunno, con una presenza di circa 2.000 delegati. 

L’obiettivo era di ammodernare e velocizzare i processi di gestione degli accrediti e del rilevamento delle presenze in entrambi questi eventi oltre che in altri eventuali. 

A tal scopo Sì No Servizi ha ideato una piattaforma gestionale utilizzabile presso la segreteria on-site per tutti gli eventi e ha studiato il miglior sistema di gestione degli accessi e di rilevamento delle presenze da mettere in opera in occasione degli eventi. 

L’evento che ha tenuto a battesimo il nuovo sistema è stato l’International Spring Meeting 2014, tenutosi dal 6 all’8 marzo a Torino presso il Centro Congressi Lingotto, al quale si sono registrati 700 congressisti (contro un’attesa di 500), al 90% circa pre-iscritti. Per la gestione dell’accreditamento dei partecipanti onsite è stata prevista la registrazione tramite una segreteria informatizzata con PC dotati di software di segreteria e stampanti per la produzione diretta dei badge, oltre ad alcuni totem “fast track” per la stampa in autonomia dei badge da parte dei partecipanti. Il software in dotazione alla segreteria on-site disponeva di un pulsante di “check-in” che consentiva alle hostess di validare la presenza del partecipante all’arrivo, generando un file degli “arrivi” in tempo reale. Da notare che durante l’evento i dati di affluenza erano sempre visualizzabili in tempo reale, e sempre in tempo reale erano effettuabili i report, senza dover estrapolare e trattare i dati ex post. 

L’elemento più innovativo di questo ensemble era la piattaforma per le iscrizioni onsite. Il software messo a punto da Sì No Servizi consentiva di creare le diverse “sessioni” divise a tema (corsi pre-congresso, sessioni plenarie, corsi vari ecc), impostare data e orari di inizio e fine, elaborare un file di excel in output contenente i dati di primo ingresso e ultima uscita dei partecipanti da ciascuna sessione, impostare il monte ore accreditato per ciascun evento, al fine di ottenere un calcolo automatico delle percentuali di presenza dei partecipanti sulla base degli orari di prima entrata e ultima uscita raccolti dai terminali, e di attribuire automaticamente un orario di entrata/uscita di default a quanti non avessero fornito una di queste due informazioni. 

Quanto all’interfaccia web sviluppata per i totem di accredito fast track, essa consentiva di leggere il barcode dell’e-mail di conferma registrazione che il partecipante portava con sé all’evento, di riconoscere il partecipante e stampare in automatico il badge personalizzato con i dati personali, il barcode e l’elenco degli eventi a cui era iscritto. Attraverso il barcode si potevano leggere in tempo reale i nominativi, la data e l’ora del transito, verificare sul database l’abilitazione all’accesso di ogni partecipante iscritto ad una determinata sessione, visualizzare sul display l’abilitazione o la non abilitazione all’ingresso di un partecipante a una determinata sessione e memorizzare nel database centrale della piattaforma la data e l’ora dei transiti del partecipante, consentendo inoltre di generare istantaneamente il file delle presenze. 

Sì No Servizi ha inoltre sviluppato un’interfaccia web di segreteria per la gestione degli accrediti on site, che consentiva numerose funzionalità, fra cui la ricerca di un partecipante per cognome o per codice e la visualizzazione della relativa scheda, l’inserimento di nuovi partecipanti non presenti nel database, la visualizzazione in tempo reale delle numeriche dei partecipanti arrivati e delle presenze alle varie sessioni. Sempre in tempo reale potevano essere effettuati i report dei partecipanti presenti per sessione, con data e ora. Il rilevamento delle presenze Le presenze erano rilevate tramite terminali ottici in radiofrequenza (wi-fi) all’ingresso delle quattro sale dei corsi precongressuali, della sala plenaria e delle due sale corsi per assistenti e igieniste, tutti dotati di software creato ad hoc che visualizzava in maniera chiara se il partecipante era abilitato all’ingresso (maschera verde) o non abilitato (maschera rosa con messaggio di alert).