Ricerca CWT, risparmi tra il 10 e il 25% grazie alle best practice in Meetings & Events

Secondo i dati dello studio del CWT Travel Management Institute, le società possono risparmiare mediamente dal 10% al 25% della loro spesa in ambito Meetings & Events (M&E) applicando le best practice riguardo a policy e compliance, ricerca e selezione dei fornitori, e processi. 'Meetings and Events: Where Savings Meet Success' è stato condotto in collaborazione con StarCite, partner tecnologico di CWT nell’area M&E.

La spesa M&E rappresenta in media una percentuale stimata tra lo 0,5 e l’1,5% del fatturato delle imprese, a seconda del settore merceologico, o tra il 35 e il 60% del budget legato ai viaggi d’affari. Nonostante gli importi rilevanti, molte aziende non hanno una ben definita strategia in ambito M&E, nonché policy e procedure necessarie per ottimizzare la propria spesa e favorire il raggiungimento degli obiettivi di business. Lo studio individua otto step, che le aziende possono seguire per massimizzare il ritorno dell’investimento in M&E.

Secondo Christophe Renard, vice president corporate marketing e business intelligence di  CWT, una gestione efficace dell’area M&E permette di conseguire molto più di un semplice risparmio di costi: "Le aziende con una gestione altamente performante dei meeting e degli eventi non cercano risparmi a qualsiasi prezzo. Piuttosto, guardano a un reale ritorno sul loro investimento. Le loro decisioni sono basate sugli obiettivi di business ed esse tendono a coinvolgere gli stakeholder lungo l’intera struttura organizzativa, compreso il procurement, al fine di adottare un approccio equilibrato". 
     
I risparmi e il ritorno sull’investimento in M&E derivano da interventi su tre aree principali. Quando tali azioni si sommano a un completo supporto da parte della direzione e a un programma di change management ben disegnato, i risultati migliorano ulteriormente. Le aziende con una gestione M&E efficace si focalizzano su:

Policy e compliance.
Creare o affinare una policy M&E valida per tutta la società e incrementarne il rispetto in tutta l'organizzazione sono essenziali.

Ricerca e selezione dei fornitori.
Lavorare con agenzie professionali, selezionare un numero limitato di fornitori preferenziali per hotel e location, rafforzare l'utilizzo di questi supplier, definire termini e condizioni standard e usare tariffe aeree di gruppo rappresentano passaggi chiave per migliorare le performance.

Ottimizzazione dei processi.
I programmi M&E di maggior successo beneficiano di tecnologie dedicate per la registrazione online dei partecipanti, così come di soluzioni per la gestione strategica degli eventi.

Dato che una gestione strategica dell’area M&E sta diventando sempre più una priorità per molte aziende, CWT suggerisce un approccio basato su otto step per l’ottimizzazione dei risparmi e del ritorno sull'investimento:

Analizzare la spesa e definire la corretta organizzazione per l’area M&E.
Catturare e tracciare i dati relativi all’intera società e a tutte le categorie della spesa M&E consente alle aziende di stimare correttamente i propri costi complessivi. Un'organizzazione centralizzata incrementa l'efficienza. 

Progettare la strategia e la policy M&E.
Una policy M&E ben definita, che supporta gli obiettivi strategici, prevede norme precise, condizioni contrattuali standard e processi specifici che tutti devono seguire.

Creare un budget M&E annuale e un calendario degli eventi.
Questo permette alle organizzazioni di sfruttare al meglio le proprie risorse, compresi eventuali spazi meeting non utilizzati a seguito di cancellazioni, e offre maggiore visibilità per le negoziazioni con i fornitori.
 
Selezionare e negoziare con i fornitori.
Lavorare con fornitori preferenziali (agenzie M&E, partner logistici e provider tecnologici) consente alle aziende di sfruttare competenze esterne, riducendo i costi. Molte aziende lavorano anche con un numero limitato di hotel e compagnie aeree preferenziali già utilizzati per il business travel al fine di ottenere sinergie.

Stabilire un processo di pianificazione formale.
Obiettivi di business chiaramente definiti, un processo di approvazione formale, una pianificazione anticipata, destinazioni scelte accuratamente e il ricorso all’outsourcing aumentano l’omogeneità e la conformità alla policy in tutta l'organizzazione e contribuiscono a garantire il ritorno sull'investimento.

Implementare modalità efficienti per la registrazione dei partecipanti.
Sostituire processi di registrazione manuale con strumenti tecnologici consente di risparmiare tempo, accresce il coordinamento e migliora la qualità dei dati sia per gli organizzatori che per i partecipanti ai meeting ed eventi. Inoltre, l’utilizzo di un software per la gestione strategica degli eventi offre una soluzione più completa per razionalizzare processi, ricerca dei fornitori e spesa.

Ottimizzare pagamenti e rimborsi.
Utilizzare un’unica modalità di pagamento, come una corporate meeting card per i costi di fornitura e una corporate credit card per le spese rimborsabili dei partecipanti, permette alle aziende di gestire meglio i dati di spesa e di incrementare la conformità in ambito M&E.

Valutare le performance e la conformità alla policy M&E.
Indicatori di performance standardizzati che misurano la soddisfazione, i risparmi, i fornitori e la conformità alla policy, consentono alle aziende di controllare i risultati raggiunti rispetto agli obiettivi, di individuare le aree di miglioramento e di garantire un processo virtuoso.

Renard ha evidenziato che le società mostrano segni di ripresa e stanno reinvestendo nel mercato M&E a livello globale 650 miliardi di dollari, ma che le loro priorità si sono modificate: "Molti clienti CWT stanno ripensando il loro approccio ai meeting ed eventi e ci chiedono di aiutarli ad applicare gli stessi principi strategici che utilizziamo per l’efficace gestione del business travel. Conseguentemente, i nostri specialisti nell’area meeting ed eventi analizzano la spesa dei clienti, valutano le loro modalità di gestione, li supportano nella definizione e implementazione di una strategia unica per tutta l’azienda e nella selezione e negoziazione con i fornitori. E tutto questo permette loro di ottenere risparmi, favorendo nel contempo il conseguimento degli obiettivi di business. Con oltre 800 collaboratori specializzati in M&E in tutto il mondo, CWT fornisce anche una gamma completa di servizi logistici e creativi per aiutare i clienti a ottenere il massimo ritorno dai meeting e dagli eventi".

Kevin Young, senior vice president worldwide marketing and partner management di StarCite, ha aggiunto: «L’automazione consente alle aziende di conseguire risparmi in termini di tempo e di risorse e offre loro maggiore visibilità sui meeting ed eventi. Grazie alla piattaforma e ai servizi di StarCite, le società possono sviluppare un approccio strategico nell’area M&E gestendo online tutto il workflow, utilizzando un database fornitori che permette una ricerca facile e immediata, e soluzioni per la gestione dei partecipanti che assicurano la registrazione online e gli aggiornamenti automatici. Lungo tutto il processo, aumenta la conformità alla policy e il controllo, nonché la soddisfazione dei partecipanti e dei professionisti M&E». 

La ricerca è stata condotta tra settembre 2009 e marzo 2010 con l’utilizzo di diverse tecniche:
Survey sull’ottimizzazione della gestione M&E che hanno coinvolto 222 M&E planner e richiedenti in 15 paesi, oltre a un sondaggio online sulle preferenze dei partecipanti e sui comportamenti in fase di registrazione che ha ricevuto 2.360 risposte provenienti da sei paesi.

Interviste approfondite con più di 40 esperti del settore M&E in tutto il mondo

Analisi quantitativa della spesa M&E dei clienti CWT, oltre all'analisi dei potenziali risparmi effettuata attraverso un modello di CWT e a un modello di proprietà di StarCite noto come Strategic Value Analysis.

Case study di clienti CWT.

Lo studio completo Meetings and Events: Where Savings Meet Success è disponibile all’indirizzo http://www.carlsonwagonlit.com/en/global/tmi/etm/meetings_and_events.html?src=EM07010206.