Forum Cwt Meetings&Events, eventi tra creatività e pragmatismo

Il giusto bilanciamento tra creatività e strategia, tra motivazione e orientamento al risultato. Questa la formula che i meeting planner devono mettere a punto per realizzare eventi di successo. Il forum ‘Taking events to the next level: where strategy and creativity meet results’, organizzato dalla divisione Meetings&Events di Carlson Wagonlit Travel, ha affrontato il tema con il contributo di esponenti di primo piano della meeting industry.

La pianificazione, ideazione e organizzazione di eventi è, oggi, una professione strutturata e riconosciuta, la cui rilevanza va di pari passo con la crescente importanza degli eventi nel marketing mix delle aziende. Lo conferma l’ultima ricerca condotta da Cwt, ‘2010 global Meetings and Events market: back to growth and transformation’.
“È vero che è in atto una ripresa del mercato - ha commentato Hervé Joseph-Antoine, vice president Cwt Meetings&Events Emea -, ma è altrettanto vero che si sta registrando un forte cambiamento nella meeting industry: la comunicazione si sta orientando sempre più verso il below the line e verso il comparto Meeting&Event, per i quali, nel triennio 2011-2014, è prevista una crescita del 4% in Europa e Nord America e del 15% nei Paesi emergenti, da Dubai alla Cina”.

Alla luce di questi dati incoraggianti, dunque, i professionisti della meeting industry sono chiamati all’organizzazione di eventi sempre più efficaci e misurabili. Maarten Vanneste, CMM, presidente e ceo Abbit Meeting Support, ha presentato la ‘Meeting Architecture’, metodologia che affronta l’organizzazione di meeting ed eventi a partire dagli obiettivi fino al calcolo del Roi, ovvero del ritorno tangibile, con l’obiettivo di massimizzare il valore dei meeting stessi.

Al centro di ogni evento ci sono le persone, i partecipanti, e intorno a essi si delineano i tre veri obiettivi: Learning (apprendimento), Networking (relazione) e Motivation (motivazione). È proprio intorno a questi tre paradigmi che si struttura la Meeting Architecture, e, in particolare, la definizione dei ‘support’, cioè del contenuto e di tutti quegli elementi, compresa la tecnologia, utili per sviluppare gli obiettivi suddetti.

Per la definizione di Roi, invece, è intervenuta Maja de’Simoni, CMP, direttore generale Sicilia Convention Bureau e Event Roi Specialist, che ha spiegato i livelli di calcolo del ritorno sull’investimento in base alla piramide di Phillips. Il tutto a partire da una considerazione quanto mai pragmatica: “Lo scopo di tutti gli eventi - ha dichiarato de’Simoni - è quello di persuadere i partecipanti a fare qualcosa che aggiunga valore agli stakeholder, al minor costo possibile”. E se lo strumento per persuadere è proprio l’evento, è necessario che esso sia efficace: “Il Roi - ha aggiunto - non è una moda, ma una necessità”.

Spazio alla creatività, invece, con l’intervento di Sergio Rodriguez, group creative director Leo Burnett Italia, agenzia che a fine 2009 ha stretto una partnership proprio con Cwt Meetings&Events per l’organizzazione di eventi. “Negli ultimi due o tre anni lo scenario della comunicazione è notevolmente cambiato -ha dichiarato Rodriguez -. I social network stanno rivoluzionando il modo in cui le aziende parlano al pubblico. Le community on line, soprattutto, devono essere considerate una straordinaria opportunità per amplificare il messaggio, per estendere la comunicazione, per svilupparla in modo esponenziale. Il tutto a costi contenuti. Quando organizzate un evento, dovete pensare che il palcoscenico che avete di fronte a voi è, potenzialmente, molto più esteso di quello costituito dalle persone fisiche presenti all’evento stesso”.



Come esempio, risulta calzante il lancio della Fiat 500, a supporto del quale Leo Burnett ha creato il sito 500wantsyou.it, sul quale gli internauti di tutto il mondo potevano creare e suggerire la propria idea di design per l’automobile. “Ebbene - ha commenato Rodriguez -, abbiamo fatto in modo che durante la tradizionale convention di lancio alcuni utenti del sito intervenissero in diretta e interagissero con i designer, amplificando così la visibilità dell’evento e il coinvolgimento del pubblico”.