Stefania Conti-Vecchi (EVENTagist): “Eventi digitali e ibridi, come reagire al Covid-19”

Il Coronavirus sta mettendo a dura prova il settore degli eventi in Italia, le cancellazioni sono all'ordine del giorno e non c'è certezza della portata e della durata di questa situazione.

Per questo motivo Stefania Conti-Vecchi, co-founder e ceo di EVENTagist, community di esperti nel settore della meeting industry e del turismo business e leisure, ha tenuto un corso gratuito on line - sulla piattaforma Zoom e in live-streaming su Facebook - per spiegare come organizzare eventi digitali e ibridi in un periodo storico in cui queste forme di comunicazione possono rivelarsi particolarmente efficaci.

Il corso si è rivolto a chiunque sia impegnato nell'organizzazione di eventi di ogni tipo e ha fornito linee guida sugli aspetti più importanti da tenere in considerazione quando si organizza un evento digitale, dando anche una panoramica di quelle che sono le soluzioni tecnologiche più efficaci da usare, incluso Facebook.“Prima di tutto, una distinzione forse banale ma che bisogna specificare: qual è la differenza tra un evento digitale e un evento ibrido? Un evento digitale è quello in cui una o più persone parlano da uno o più posti diversi e c’è il pubblico a casa, mentre l’evento ibrido prevede anche una componente fisica, oltre che virtuale”.

Primo step fondamentale. “Quando si organizzano eventi digitali o ibridi è molto importante dare linee guida alla gente ad accedere nel modo più chiaro e semplice possibile. Se possibile, create una pagina web dedicata all’evento o diffondetelo con i post sui social media. Verificate sempre che le piattaforme facciano live streaming di qualità e che funzionino sia su mac che su pc. Una raccomandazione: quando fate un evento digitale o ibrido, se avete un sito web o una landing page è importante controllare che sia possibile fare l’embedding del vostro video sul sito o pagina”.

Esistono piattaforme gratuite e piattaforme a pagamento, le cui tariffe variano in base a vari fattori, tra cui, ad esempio, il numero dei partecipanti.

Partiamo da quelle a pagamento: tra le consigliate, OWL Lab, che dispone di una videocamera a 360° che è sensibile alla voce e inquadra direttamente la persona che sta parlando.

Vi è poi GoTo, che fornisce tantissime soluzioni, accesso facile e soluzioni flessibili, Cisco Webex una delle piattaforme leader a livello mondiale, MimoLive molto orientata sui social media.

Tra le piattaforme gratuite, Lightstream Studio e OBS Studio.

Le app su cui pubblicare gli eventi: Facebook, Instagram, Youtube, Linkedin, Periscope sono le principali.

“Altra, raccomandazione base, gli strumenti a disposizione: luci, microfono, videocamera, treppiede, sfondi e lavagne. Come microfono io ho lo Yeti, che funziona benissimo. Ma ci sono tante alternative. Prima di iniziare, non trascurate le prove tecniche. La piattaforma Zoom, ad esempio, ha la funzione ‘prova’ prima di andare live ed è molto utile. Caricate i video in alta definizione, fa davvero la differenza. Una nota: controllate sempre di avere batteria sufficiente e caricatori supplementari, così come un’ottima connessione wi-fi. Sembra banale ma spesso succede che salti”.

Se qualcosa non funziona, è importante avere sempre un piano B. “Le cose possono non andare bene. Per questo, potete tutelarvi avendo sempre un content on demand dove c’è il corso pre-registrato.

Infine, l’interazione con il pubblico è fondamentale. “Individuate tutti gli strumenti che consentano l’interattività come i sondaggi, che trovo sempre molto interessanti e si possono fare direttamente sul live streaming su Facebook. E poi, il pubblico si può coinvolgere in vari modi, ad esempio facendo dei selfie con cornice con QR Code, per creare contenuti da condividere. Io li creo con QR Code Monkey che ha molte funzioni”.

S.R.