ToGet4U individua cinque trend che stanno plasmando il futuro della meeting industry

Nel periodo post-pandemico, il desiderio di tornare alla socialità e alla relazione fisica ha fatto esplodere il settore degli eventi. Oggi la meeting industry si sta consolidando, a livello globale, come un elemento strategico per il marketing, la comunicazione e la crescita aziendale.

Secondo il XX Monitor degli Eventi, nel 2024, il mercato italiano degli eventi ha superato il miliardo di euro di valore e gli investimenti dovrebbero raggiungere quota 1183 milioni entro i due anni. Gli eventi non sono più, quindi, semplici momenti di incontro ma veri e propri strumenti strategici per creare relazioni autentiche, trasmettere valori e generare esperienze che lasciano il segno, dentro e fuori dall’azienda.

Parallelamente, nel 2024, l’Italia ha ospitato oltre 340.000 eventi MICE (meeting, congressi, conferenze, eventi aziendali), coinvolgendo 27 milioni di partecipanti e generando quasi 42 milioni di presenze. Numeri che consolidano il ruolo strategico del nostro Paese nella meeting industry europea.

Dalla progettazione all’impatto: cosa rende memorabile un evento

Oggi si va oltre la semplice organizzazione dell’evento: è necessario progettarlo in modo che continui a vivere nella mente, nelle relazioni e nelle azioni di chi vi ha partecipato. ToGet4U, startup digitale italiana specializzata nella ricerca di professionisti per gli
eventi, ha individuato cinque trend chiave che stanno plasmando il futuro del settore e possono far compiere un salto di qualità nella progettazione di un evento di successo:

Micro-eventi e iper-personalizzazione

Cresce la domanda di attività più piccole e di nicchia, appuntamenti immersi nel territorio, pensati per community precise e facilmente attivabili, che permettono maggiore flessibilità, controllo dei costi e impatto diretto.

Il pubblico oggi desidera vivere un’esperienza che lo mette al centro con programmi curati e contenuti personalizzati, prima, durante e, soprattutto, dopo l’evento. Community online, contenuti da rivedere on-demand, email e inviti personalizzati, gruppi riservati, servono a mantenere vivo il legame con chi ha partecipato, creando percorsi di valore nel tempo.

Sostenibilità intelligente

Gli eventi integrano soluzioni green (materiali riciclati, catering a basso impatto, mobilità leggera) e piattaforme tech che semplificano ogni fase, dalla registrazione alla logistica, eliminando gli sprechi e permettendo il tracciamento dei flussi.

Ma la sostenibilità non è solo ambientale: è anche organizzativa. Per questo è importante fare scelte locali, accessibili e consapevoli, capaci di generare valore sul territorio con un'attenzione speciale verso le persone e l’ambiente.

Tecnologie (divertenti) che migliorano l’esperienza

Uno degli elementi di spicco è la gamification, cioè l’introduzione di elementi di gioco come quiz, cacce al tesoro digitali e classifiche interattive che stimolano la partecipazione e creano dei pretesti divertenti per il networking. In questo modo, la tecnologia migliora il coinvolgimento, riduce il margine di errore e restituisce dati preziosi. Il risultato è un’esperienza ottimizzata sia dal punto di vista pratico che relazionale sfruttando, ad esempio, sondaggi o contenuti informativi e badge intelligenti.

Dati, insight e misurabilità

Sempre più eventi sono progettati per generare dati e informazioni utili per marketing e vendite oltre al numero di presenze, come l’engagement reale, la permanenza, le interazioni e la qualità dei contatti ottenuti. L’esperienza live diventa così anche fonte strategica di informazioni rilevanti.

Esperienze immersive che coinvolgono l’utente su tre livelli

Il coinvolgimento sensoriale si attiva con decorazioni curate, materiali stimolanti, ambientazioni coerenti e un’attenta gestione degli elementi acustici (rumori, musica, affollamento), si crea uno spazio che accoglie e predispone positivamente. Sul piano emotivo, contenuti rilevanti, storytelling efficace e coerenza visiva e narrativa con l’identità del brand, contribuiscono a costruire un legame affettivo e riconoscibile.

Infine il coinvolgimento concettuale passa attraverso messaggi simbolici, call to action ben calibrate e momenti di attivazione, che invitano i partecipanti a riflettere, prendere posizione e dare un senso più profondo all’esperienza.

“Il personale che lavora agli eventi è spesso un elemento sottovalutato, eppure è il primo punto di contatto con il pubblico. Il modo in cui accoglie, interagisce e rappresenta l’identità aziendale ha un impatto diretto sulla riuscita dell’evento, sulla soddisfazione dei partecipanti e sulla percezione dell’azienda. Curare la selezione dei professionisti presenti all’evento può essere il primo step fondamentale per garantire un esito positivo.” spiega Francesca Rubiola, CEO Responsabile Event Manager di ToGet4U.

Infine, la progettazione di un’esperienza dovrebbe sempre prevedere anche un controllo qualitativo post-evento, per valutare la percezione, il valore emotivo generato e le opportunità future.

La sfida della meeting industry oggi è generare valore aggiunto non solo per le aziende che organizzano gli eventi, ma soprattutto per chi vi partecipa. Questo richiede progettazione curata nel dettaglio, ascolto del pubblico, raccolta e analisi dei dati e consapevolezza del contesto. In un’epoca in cui l’attenzione scarseggia ma il bisogno di relazioni autentiche cresce, gli eventi diventano uno dei pochi spazi reali in cui aziende, persone e idee possono incontrarsi in modo significativo.