La Città metropolitana di Milano cerca un'agenzia per l'organizzazione dell’evento finale del progetto europeo SWARE

La Città metropolitana di Milano, Settore sviluppo economico e sociale, Trasporti privati e Turismo indice, mediante la piattaforma informatica Sintel di ARIA (Agenzia Regionale Innovazione e Acquisti), una procedura di indagine di mercato, per la realizzazione di un servizio a corpo, multifunzionale, finalizzato allo svolgimento dell’evento finale, a carattere internazionale, del progetto europeo SWARE di cui è partner insieme ad altri 5 enti pubblici europei di Olanda, Irlanda, Lettonia e Slovacchia-Ungheria.

Le proposte dovranno pervenire tramite la piattaforma ARIA Sintel entro il giorno giovedì 2 luglio 2020 alle ore 22.00.

Il progetto SWARE, iniziato il 1° aprile 2016 con conclusione il 31 marzo 2021, è finanziato dalla Commissione Europea con il Programma Interreg Europe e si propone di trasformare e migliorare le politiche regionali, nonché lo sviluppo di programmi finalizzati sia alla tutela del patrimonio naturale e culturale correlato alle vie d'acqua interne, sia alla promozione di un nuovo sviluppo economico e sociale sostenibile, attraverso l'attrattività turistica e quella di nuovi investimenti economici.

Il progetto intende raggiungere i seguenti risultati:

- Miglior equilibrio tra la tutela e lo sfruttamento sostenibile delle risorse naturali e dell'eredità artistica e culturale dei siti;

- Una gestione del patrimonio regionale più efficace e integrata;

- La sollecitazione dell'impegno degli stakeholder rispetto alla valorizzazione sostenibile del patrimonio;

- Maggior coinvolgimento degli abitanti nella protezione e nella promozione della ricchezza ambientale / culturale del loro territorio. Un tema complesso al quale SWARE ha contribuito attraverso scambi continui di esperienze positive tra i partner e i gruppi di stakeholder territoriali (pubblici e privati); attività di analisi, di ricerca, di raccolta dati e di formazione; tavoli di lavoro; piani di azione ancora in corso, azioni di networking.

Con l’evento in oggetto si intende dare massima visibilità a quanto svolto e quanto raggiunto.

Città metropolitana è titolare dell’organizzazione dell’evento finale a Milano, stabilito nelle date di mercoledì 7 e giovedì 8 ottobre 2020, non ancora confermate, con possibile estensione fino al 9 ottobre in caso di evento svolto solo online, al quale è prevista la partecipazione in presenza o via web di 15 rappresentanti istituzionali appartenenti alle 6 delegazioni pubbliche di Italia, Irlanda, Olanda, Slovacchia-Ungheria e Lettonia,  25 stakeholder italiani e stranieri coinvolti nelle attività di conoscenza e scambio interregionale sulle esperienze legate ai patrimoni culturali e infrastrutturali delle rispettive vie d’acqua interne.  10 personalità chiamate a portare contributi nelle discussioni della seconda giornata (1 tavola rotonda, 1 key note speech, 4 interventi a tema (la Vice Sindaca di Città metropolitana, il Segretario del Programma Interreg Europe, un Membro del Parlamento europeo e un sovrintendente dei Ministero dei Beni culturali).

I partecipanti stranieri avranno a disposizione una prenotazione aperta, organizzata dalla società affidataria qualora non già effettuata da Città metropolitana di Milano, per essere ospitati presso una struttura alberghiera in prossimità del luogo dove si svolgerà il meeting – con possibilità di permanenza per 1 notte con colazione/oppure 2 notti con colazione a seconda della partecipazione ai lavori congressuali dell’ospite. I costi di pernottamento saranno a carico dei partecipanti. 

L’evento si terrà a Milano presso Palazzo Isimbardi, Via Vivaio 1 – Milano in Sala Affreschi nel pomeriggio primo giorno e in Sala del Consiglio metropolitano per l’intera giornata del secondo. Si prevedono pertanto un giorno e mezzo di meeting suddiviso in 3 Sessioni di lavoro di circa 4 ore l’una: durata totale lavori 12 ore. Oltre ristorazione serale.

Peculiarità di questo capitolato è la richiesta di prevedere un evento capace di ospitare sia in presenza che online (prevedendo pertanto delle connessioni in videoconferenza con tutti i partner e ospiti non presenti). Inoltre, nel caso in cui la sensibilità degli ospiti all’emergenza pandemica o nuove restrizioni dovessero impedire l’evento in presenza, Città metropolitana intende svolgere l’evento anche totalmente online mediante l’utilizzo di una piattaforma web-meeting affidabile e versatile messa a disposizione dalla società affidataria e configurata in base alle esigenze dell’evento.

Tale soluzione tecnica dovrà permettere ai partecipanti di portare i loro contributi e seguire tutti i lavori da remoto con webcam, microfono, registrazione, interazione e accesso mediante link-codice alla video conferenza. Pertanto, si chiede al mercato degli operatori economici interessati di partecipare alla presente Indagine formulando una prima proposta progettuale mista, cioè per un evento sia in presenza che online, ed una seconda proposta, con relativo preventivo, considerando di dover convertire l’evento totalmente online. La seconda proposta dovrà contenere una serie di soluzioni di conversione e servizi coerenti con il programma e con la disponibilità economica stimata.