Come organizzare una conferenza scientifica di successo a Katmandu. Lo racconta AIM Group International che ne ha fatto la sede del 19esimo RHSC General Membership Meeting

AIM Group International, società specializzata in congressi, eventi e comunicazione, presenta la nuova Impact Story sul 19esimo RHSC General Membership Meeting 2019, realizzato a Kathmandu (Nepal).

Il RHSC General Membership Meeting riunisce più di 300 esperti di salute riproduttiva e oltre 60 relatori da tutto il mondo, con l’obiettivo di facilitare il networking, promuovere lo scambio di conoscenze e coinvolgere la comunità locale così da favorire l’accesso a un’ampia scelta di moderni metodi contraccettivi nei Paesi a basso e medio reddito. Nel 2019 la Reproductive Health Supplies Coalition - la più grande rete mondiale di agenzie per la salute riproduttiva, con quasi 500 membri - ha scelto di realizzare l’assemblea generale annuale in Nepal. La scelta ha posto alcune sfide logistiche a causa della distanza e del numero limitato di collegamenti aerei, hotel, sedi e fornitori.

AIM Group International, che ha collaborato per la quarta volta all’organizzazione dell’Assemblea RHSC e stretto una forte partnership con il cliente, ha supportato il team RHSC nell’organizzazione di un evento molto efficace, basato su quattro pilastri:

- Coinvolgere la comunità locale generando una ricaduta positiva. Organizzazioni locali, esperti e politici nepalesi sono stati coinvolti nel programma scientifico come speaker, espositori e delegati. Inoltre, per condividere le buone pratiche sul territorio, sono state organizzate delle visite onsite presso alcuni centri socio-sanitari e organizzazioni non-profit.

- Promuovere l’apprendimento e il networking. Il meeting è stato caratterizzato da una grande interazione. Tavole rotonde, workshop di gruppo, sistemi di voto elettronico e un gioco di gruppo esperienziale sono stati previsti per facilitare la partecipazione attiva dei delegati: l’allestimento rigido a platea è stato messo al bando.

- Far assaporare la cultura locale. La destinazione è stata un’importante fonte di ispirazione per i lavori. Per stimolare la motivazione e la lucidità mentale, per esempio, ogni mattina è stata proposta una sessione di yoga in giardino; le borse congressuali sono state commissioniate ad alcuni artigiani locali e sono stati scelti tutti fornitori locali per gli altri servizi, rafforzando la relazione con la comunità.

- Gestire una destinazione congressuale inusuale. Dato che i fornitori locali non erano molto abituati alle esigenze e agli standard di una clientela professionale internazionale, AIM Group ha gestito con grande attenzione tutti gli aspetti logistici. I fornitori locali sono stati entusiasti di lavorare per una conferenza internazionale con un organizzatore con AIM Group, e hanno fatto del loro meglio, come è risultato evidente nel successo dell’evento.

Il feedback del cliente è stato davvero positivo come ha rilevato una survey post-evento: l’85% dei partecipanti ha dichiarato di aver stabilito nuovi contatti per futuri progetti e collaborazioni, un risultato importante, considerato che l’obiettivo principale dell’evento era il networking.