Sì No Servizi, tecnologie ad hoc per i servizi di registrazione al VI Congresso Flai-CGIL Nazionale

Sì No Servizi, la società specializzata in soluzioni informatiche e tecnologiche per eventi, congressi, meeting, convention e conferenze, ha realizzato un innovativo progetto per la registrazione elettronica dei partecipanti al VI congresso FLAI-CGIL Nazionale (Federazione lavoratori agroindustriali), tenutosi a Cervia dall’8 al 10 aprile con 1.000 partecipanti.

Il progetto si distingue per la sua complessità tecnica e, insieme, per la sua estrema versatilità e semplicità d’uso. 

Rispondeva infatti a numerose esigenze: il pre-accreditamento dei partecipanti pre-iscritti, il servizio di segreteria per l’emissione dei badge e per l’accreditamento degli ospiti, il rilevamento delle presenze dei partecipanti in tempo reale, la gestione dei voucher per le consumazioni al bar, il monitoraggio della consegna dei televoter per le votazioni elettroniche, e infine l’elaborazione dati pre e post-evento (e la contestuale possibilità di visualizzare e scaricare i dati di affluenza alle singole sale in tempo reale).

Nei 10 alberghi in cui alloggiavano gli ospiti sono stati distribuiti altrettanti iPad (uno per hotel). È stata creata un’apposita web App per effettuare il check in dei partecipanti al momento della consegna del badge. La App conteneva la lista dei partecipanti: le hostess provvedevano a scorrerla, a scegliere il nome della persona e a cliccare sul nominativo stesso. All’Hotel Dante è stata inoltre sistemata una postazione di stampa badge per le eventuali sostituzioni di persone e smarrimenti di badge.

Una postazione di accredito dotata di sistema gestionale web era poi dedicata esclusivamente al pre-accredito degli ospiti Vip. La hostess apriva la scheda dell’ospite, cliccava sul bottone di arrivo e inseriva il numero degli eventuali accompagnatori. Così facendo avviava la segnalazione all’interno del sistema gestionale, il quale comunicava l’arrivo dell’ospite ai dispositivi iPad in dotazione alla direzione e presidenza e aggiornava il numero degli accompagnatori accreditati. I badge consegnati agli ospiti e ai loro accompagnatori, dotati di tecnologia iCode, non erano nominativi. In tal modo, in caso di sostituzione del partecipante, non era necessario ristampare un nuovo badge.

Realizzata in esclusiva per il management FLAI-CGIL, consentiva di visualizzare la lista dei Vip da annunciare. Nel momento in cui un Vip arrivava e si accreditava, sulla maschera della App appariva il flag verde di arrivo e veniva visualizzato lo stato dell’annuncio. La Web App consentiva inoltre, attraverso un’interfaccia estremamente user-friendly, di visualizzare le presenze giornaliere dei partecipanti, in termini sia numerici sia nominativi, relativi ai dati di consegna badge e di presenze in sala, nonché di effettuare varie statistiche sui presenti e/o sugli accreditati (per sesso, età, numero accompagnatori ecc).

Venerdì 11 sono avvenute due votazioni, per le quali si rendeva necessario monitorare la consegna e il ritiro dei televotatori. Allo scopo, Sì No Servizi aveva approntato sei terminali Wi-Fi appositi. Al momento del ritiro da parte del partecipante, veniva letto il codice a barre riportato sul suo badge e il sistema controllava in tempo reale se avesse diritto o meno al televoter. Se si fosse ripresentato a ritirare un altro televoter con lo stesso badge, il sistema segnalava il previo ritiro e faceva comparire una schermata rossa sul terminale. 

La gestione delle consumazioni al bar era curata da un terminale Wi-Fi dedicato. Il sistema consentiva infatti di caricare voucher elettronici direttamente sul badge del partecipante. Al bar era effettuata la lettura del numero di voucher pre-caricati sulla card in fase di realizzazione del badge, per verificare se il partecipante in possesso della card avesse o meno il diritto a effettuare consumazioni.