Coronavirus. Weber Shandwick: un vademecum per orientare i vertici aziendali nella comunicazione interna. Le persone prima di tutto, considerare ogni possibile canale di comunicazione, ripensare filiere, logistica, distribuzione e narrativa delle marche

Weber Shandwick Italia mette a punto una checklist e offre qualche spunto di riflessione utile nell’orientare CEO, ma anche responsabili HR o comunicazione, nell’affrontare questo complesso momento professionale. (Nella foto Furio Garbagnati, Ceo dell'agenzia).

Si tratta di una sintesi nata sulla base delle tante esperienze dirette, condivise in questi giorni con i clienti in Italia e negli ultimi mesi di attività di consulenza in Cina, dove Weber Shandwick è stata tra le agenzie più attive al fianco dei suoi clienti per disegnare gli scenari e guidarli nelle diverse fasi dell’emergenza.

Sono giorni infatti in cui chi ha posizioni di più alta responsabilità in azienda è chiamato a prendere decisioni non facili, mantenendo la necessaria lucidità, in un contesto di profonda incertezza, affrontando scelte strategiche o anche solo operative sicuramente tra le più difficili della storia professionale di qualsiasi manager.  

Questa situazione sta mettendo in prima linea anche importanti decisioni comunicative - a partire da quelle sul fronte interno, molto impegnative anche per le Aziende più strutturate e preparate nel far fronte a una crisi.

Qui di seguito i principali elementi di attenzione:

Le vostre persone prima di tutto. Quella che stiamo vivendo è prima di tutto un’emergenza che coinvolge la salute delle persone. Preoccupatevi in primo luogo della vostra gente e di quella delle comunità in cui operate. Riconoscete gli sforzi e condividete il sacrificio di tutti che questo momento impone. Dimostrate la vostra vicinanza e indicate chiari indirizzi operativi ai vostri dipendenti. Trasferite la vostra presenza di guida attenta e attiva.

Prendete sempre decisioni sulla base di fonti di informazione certe e credibili.  In questo contesto di contenuti sovrabbondanti e troppo spesso confusi, le persone devono poter contare sulla credibilità delle informazioni veicolate dal proprio datore di lavoro; informazioni autorevoli, chiare, puntuali e fattuali. Dotatevi dei migliori strumenti e consulenti che vi possano affiancare in questo percorso su ogni fronte (sanitario, politico-normativo, di consumo, di mercato, mediatico….)  per un ascolto continuativo e di valore che possa guidare le vostre scelte e l’operato dei vostri team.

Comunicate con regolarità ogni cambiamento nelle decisioni che via via adottate, nelle scelte di gestione del business che ritenete di condividere, nelle misure da mettere in atto, nei protocolli da implementare, lasciando sempre aperto l’aggiornamento sulle possibili evoluzioni. Quello che stiamo vivendo è un momento estremamente fluido che ci impone certamente coerenza, ma anche grande flessibilità; molto più di qualsiasi altra emergenza, perché è diversa da ogni altra, perché coinvolge l’intero sistema impattato da un’improvvisa discontinuità.  

Siate empatici, trasparenti e sinceri. Trasferite vicinanza oltre le barriere fisiche che oggi ci costringono a stare lontani e fate leva sulla rassicurazione per non alimentare paure che provocano paralisi e stasi, per unire le energie per le il presente e il domani. Siate trasparenti e franchi nel comunicare anche le scelte più dolorose e i sacrifici più importanti, perché l’emergenza che stiamo vivendo è una chiamata alla responsabilità per un futuro diverso ma possibile, che interessa ogni livello organizzativo e sociale.    

Prendete in considerazione ogni possibile canale di comunicazione per dialogare con le vostre persone: e-mail ma anche intranet aziendale, landing page, gruppi chiusi, comunicazioni via mobile. Non rinunciate a dare ai messaggi una voce (messaggi vocali) o un volto (video), in questo momento di lontananza fisica in cui è così importante <riconoscersi>. Attraverso questi strumenti, facilitate momenti di condivisione e scambio umano, oltre che professionale, tra i gruppi di lavoro e le diverse funzioni aziendali per tenere viva la coesione.

Praticate i vostri valori più alti. L’emergenza mette in luce l’importanza della corporate culture come faro per la navigazione in condizioni di tempesta. Siate quindi coerenti all’essere e al sentire delle vostre organizzazioni e ai suoi valori, fatevi guidare dal purpose del vostro brand in ogni cosa fate o dite. Siate autentici e mai speculativi sull’emergenza in atto, domandandovi quale sia il miglior contributo possiate offrire alla società e alle vostre persone. 

Le vostre persone chiedono una vostra presa di posizione. Come Agenzia abbiamo speso tante energie in questi anni perché i clienti rivalutassero la centralità della richiesta che le persone – e ogni altro stakeholder - avanzavano ai brand perché prendessero una posizione sui temi più rilevanti della società. Abbiamo dato evidenza di come i dipendenti di un’organizzazione chiedessero a gran voce un attivismo del top management per trasferire questo racconto sociale. Oggi siamo di fronte al più grande banco di prova di una consapevolezza ci auguriamo compiuta ed esercitata.  

Ricordate sempre che la vostra reputazione e quella dei vostri marchi sono strettamente legate a quello che traferite alle vostre persone. Siate oggi più che mai coerenti su ogni mezzo e ogni canale e rendente partecipi le vostre persone delle più importanti decisioni che impattano l’Azienda; dovete farlo prima di procedere a qualsiasi annuncio al mercato. Siate consapevoli che in questo periodo il vostro staff è chiamato ad assumersi ancora maggiori responsabilità comunicative come membro di un’organizzazione.

Siamo di fronte a un cambiamento sistemico. È vicino il tempo di ripensare filiere, logistica, distribuzione, narrativa delle nostre marche, ma anche di ripensare ai modi e alle relazioni nel lavoro e nelle politiche del personale. Iniziate da subito a tracciare questo cambiamento, disegnando scenari possibili e pensando a come facilitare il ritorno a una graduale, inevitabilmente diversa, nuova normalità.