EuBea Festival 2016. I workshop: engagement, storytelling e obiettivi chiari per creare l'evento perfetto

Nella giornata di venerdì 14 ottobre, i delegati dell'EuBea Festival (San Pietroburgo, 13 - 15 ottobre) hanno anche avuto l'opportunità di approfondire alcuni aspetti specifici del processo di realizzazione di un evento grazie a tre workshop di stampo interattivo che si sono protratti in tre differenti sale dedicate dell'Erarta Museum of Modern Art dalla tarda mattinata al pomeriggio.

Ecco di seguito, in estrema sintesi, quanto emerso da queste stimolanti occasioni di discussione.

Event StoryBoard Canvas. Innovative, Fast&Visual Event Design
Martin Timmersmans e Tim Corporal (Co-Founder Event Storyboard)

Event Storyboard Canvas è uno strumento utile agli operatori dell'event industry per costruire rapidamente uno storytelling efficace, collaborando con le aziende clienti nel modo più proficuo possibile.

Il tool nasce dalla lunga esperienza che i due creatori vantano nel mondo degli eventi. Cinque gli step previsti dal canvas, che i partecipanti hanno potuto 'testare' con mano lavorando su tre casi reali, tra cui proprio l'EuBea Festival!

La sfida era pensare all'edizione 2017 dell'evento, liberando la creatività e facendo un buon uso del canvas.

“Il primo step è rappresentato dalla messa a punto degli obiettivi – ha detto Martin Timmersmans (FOTO 1)- . Bisogna considerare obiettivi di vario genere: che impatto deve avere il nostro evento? Come vogliamo che si comportino i partecipanti? E così via”.

In un secondo momento occorre cercare di 'quantificare' questi obiettivi, rendendoli più precisi. “Questo significa ad esempio stabilire quante persone devono partecipare perché l'evento possa considerarsi riuscito, oppure quanti devono scaricare  - un'app”.

“Poi si lavora sul cliente – ha continuato Timmersmans -, cercando di entrare in empatia con lui e di capire che cosa può provare. Chi è il nostro cliente? Dobbiamo conoscerlo il più possibile, non solo raccogliendo informazioni su di lui, ma anche a livello emotivo, cercando di indovinarne sensazioni e stati d'animo”.

A questo punto, si apre la fase centrale, quella creativa. “Al centro del canvas c'è un grosso spazio bianco – ha detto Timmersmann - . E' lì che possiamo creare in modo autonomo, liberando la mente alla ricerca di idee. E' questo il momento in cui nasce il concept, il filo conduttore del nostro evento”.

L'ultima fase, la quinta, è quella del ROI. Una volta realizzato l'evento, bisogna tirare le somme. Vedere se i risultati corrispondono agli obiettivi individuati al punto 1 e resi più tangibili al punto 2, verificare se il cliente, così come ce lo eravamo immaginato, è soddisfatto.

E se qualcosa è andato storto? “Non resta che tornare al centro del canvas, alla pagina bianca, all'idea creativa, per provare a rimetterci le mani studiando proposte migliori”; ha chiosato Timmersamans.

Proving the Value of Meetings and Events
Elling Hamso (Roi Institute)

Il Roi, si sa, è un elemento fondamentale non solo per la campagne pubblicitarie, ma anche per misurare l'efficacia di un evento. Ne è convinto Elling Hamso (FOTO 2), Managing Partner Event al Roi Institute, che da anni lavora proprio in quest'ambito.

“Il punto di partenza fondamentale per avere un efficace Return of Investment è definire chiaramente i propri obiettivi – ha spiegato Hamso - . Se gli obiettivi da raggiungere sono stati ben stabiliti l'event designer può occuparsi più facilmente della costruzione dell'evento e in un momento successivo è anche più semplice misurare i risultati raggiunti”.

“Alla fine quello che si viene a creare è un circolo virtuoso – ha continuato Hamso - : la necessità di misurare il Roi porta i professionisti dell'industry degli eventi a fissare degli obiettivi chiari, che a loro volta consentono di realizzare un evento migliore e dunque di ottenere un valore complessivo più elevato in fase di misurazione”.

La Roi methodology suggerita da Hamso prevede sei livelli da considerare in fase di messa a punto dei target da raggiungere.

“Per aumentare l'efficacia dei propri eventi gli organizzatori devono tenere conto di varie tipologie di apprendimento – ha dichiarato Hamso - . Si apprendono informazioni, si apprendono skills, si apprendono atteggiamenti, si apprende come gestire le relazioni e si apprende dall'ambiente circostante. Ad ognuna di queste fasi possono corrispondere obiettivi diversi. Cercare di delinearli è un ottimo esercizio per poter progettare un evento di valore”.

Che cosa vogliamo trasmettere con il nostro evento? Quali comportamenti vogliamo indurre? Sono queste le domande da porsi prima, per ottenere un Roi positivo a evento concluso.

Event Tech. Creating a Strategy for Better Event Engagement
(Becki Cross, Deputy Editor Event MB, Managing Director Events Northern)

Le regole per creare un evento in grado di coinvolgere il pubblico. Questo il tema al centro del workshop che ha visto protagonista Becki Cross (FOTO 3), Deputy Editor Event MB, Managing Director Events Northern.

Secondo una ricerca condotta nel 2015 da Event MB, il 91% dei professionisti dell'industry degli eventi ritiene l'engagement una priorità, dunque può essere utile a chi lavora nel settore comprendere meglio che cosa è davvero l'engagement e come è possibile ottenerlo.

L'engagement si sviluppa lungo tre direttrici chiave: a livello cognitivo, ovvero dà misura di quanto l'interlocutore è 'immerso', concentrato e coivolto da quanto viene presentato; a livello emozionale, ovvero indica il grado di passione e di emozione che si prova riguardo a quanto sta accadendo; a livello comportamentale, ovvero si esprime nell'attuazione di una specifica azione che rappresenta il risultato del coinvolgimento.

“Oggi l'engagement in un evento non si sviluppa più soltanto tra speaker/performer ed audience, ma anche tra soggetti differenti, ad esempio tra partecipanti, tra partecipanti e sponsor, tra speaker e sponsor – ha affermato Cross - . Questo significa che ci sono molte più opportunità da sfruttare”.

Addirittura, oggi sta prendendo sempre più piede anche in ambito eventi il concetto di co-creazione, poiché i partecipanti possono essere coinvolti già in fase di preparazione dell'evento stesso, attraverso vari modi. La tecnologia è senza dubbio uno strumento importante in questo senso, perché consente agli organizzatori di entrare più facilmente in contatto con i propri interlocutori.

I tool a disposizione sono diversi e possono essere molto efficaci, dal momento che consentono di raggiungere numerosi obiettivi: coinvolgimento maggiore, partecipazione maggiore in termini numerici, ma anche migliore networking e apprendimento.

“Eventtech è uno di questi strumenti – ha spiegato Cross - . Permette di creare facilmente interazione tra audience e speaker durante i momenti di presentazione, mette in connessione tra loro i partecipanti, coinvolgendo anche quelli che sono presenti 'virtualmente' all'evento, migliora la comunicazione prima, durante e dopo l'evento”.

Un buon livello di coinvolgimento richiede una buona pianificazione, a partire dagli obiettivi che si desidera raggiungere.

Cross ha individuato 8 regole da seguire per ottenere un engagement più efficace. Eccole di seguito:

1 – Coinvolgere direttamente i partecipanti anche attraverso interviste, questionari, meccanismi di rewarding o applicazioni che ne stimolino l'attivazione diretta

2- Creare senso di appartenenza a una community, dal momento che la partecipazione a un evento è sempre un'esperienza condivisa

3-Favorire la partecipazione dell'audience anche in fase di progettazione dell'evento stesso

4- Scegliere le infrastrutture e le location giuste, che favoriscano l'engagement e il networking tra i partecipanti

5 – Scegliere la tecnologia più adatta, ovvero facile da usare, appealing

6 – Cominciare a fare marketing nella fase precedente all'evento stesso, facendo in modo che si crei del buzz intorno all'iniziativa

7- Coinvolgere gli stakeholer. Sponsor, espositori, partner devono essere interpellati fin dalle prime fasi

8 – Porre attenzione agli obiettivi e ai risultati: fare in modo che l'evento resti allineato ai target da raggiungere, raccogliere e condividere i risultati anche in real time grazie ai tool tecnologici oggi a disposizione.  

Serena Piazzi

L'EuBea - International Festival of Events and Live Communication è un'iniziatva di ADC Group.
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