Congressi in cantiere

da e20 di ottobre

“Abbiamo qualcosa da invidiare agli altri Paesi solo per il segmento dei congressi dalle 3.000/4.000 persone. In Italia ci sono poche strutture congressuali di grandi dimensioni e questo soprattutto perché da parte delle istituzioni locali non c’è mai stata grande attenzione in questo senso. Solo ultimamente si sta muovendo qualcosa”.

Così Adolfo Parodi, presidente Federcongressi e direttore del centro Cotone Congressi Genova (che gestisce il Centro Congressi dei Magazzini del Cotone), commenta il panorama italiano delle strutture congressuali, in linea con le dichiarazioni di Massimo Fabio, presidente Italcongressi, che imputa all’Italia “un forte ritardo rispetto agli altri Paesi europei”, nonostante, riconosce, “c’è da essere moderatamente ottimisti visto il rinnovato e concreto interesse che si sta manifestando in questi ultimi tempi”.
Il calo del 17,16% dei congressi internazionali rilevato dall’Osservatorio Congressuale 2005, allora, potrebbe trovare una ragione proprio nella carenza dell’offerta di grandi location, quelle che l’Osservatorio stesso chiama ‘palacongressi’, intendendo le “strutture con capienza superiore a 300 posti a sedere nella sala plenaria e almeno 300 nelle altre sale”. Vediamo rapidamente, allora, i dati che riporta la ricerca su questo punto.

La rimonta dei Palacongressi
Un numero maggiore di eventi, ma di piccole/medie dimensioni e di breve durata. Così l’Osservatorio fotografa l’offerta degli alberghi, che, anche nel 2005, si affermano come tipologia più importante di sedi congressuali.
Al contrario, il peso dei palacongressi cresce progressivamente passando dal numero degli eventi (1,37%), ai congressisti (9,97%), alle presenza congressuali (26,6%), fino ai pernottamenti (più di 1/3 del totale).
Questo si traduce in: eventi più grandi e più lunghi, anche se di numero minore rispetto agli alberghi. La dimensione media degli eventi, in termini di partecipanti, infatti, è di 1.031 per i palacongressi e solo 116 per gli alberghi.
Nonostante il primato degli alberghi, rispetto al 2004 essi registrano una flessione, mentre i palacongressi vedono un incremento dell’attività congressuale del 14,63% (il numero degli incontri è passato da 880 nel 2003 a 1.271 nel 2004, fino a 1.457 dello scorso anno), incidendo positivamente sull’indotto alberghiero.

“La maggior parte dei convegni oggi organizzati in Italia - spiega Giorgio Montanari, nella foto), presidente Palariccione (società a capo della costruzione e dell’organizzazione del nuovo Palazzo dei Congressi di Riccione) - conta numeri piuttosto bassi, per cui le strutture alberghiere si prestano ancora in modo convincente. Tuttavia, per pensare a uno sviluppo concreto del sistema congressuale italiano, bisogna guardare ai grandi numeri e per questo è necessario disporre di strutture di una certa dimensione, come i centri congressi”.


Meglio se versatile
L’Italia si sta organizzando. Basti guardare a Rimini, Riccione, Milano e Roma per avere la dimostrazione di un grosso cambiamento in atto, che nasce dalla volontà di avere strutture congressuali grandi, moderne e competitive a livello europeo. La partita in gioco è troppo importante e, per fortuna, hanno cominciato a capirlo non solo le associazioni, ma anche gli enti, le Regioni, le istituzioni pubbliche e, in generale, il Territorio, inteso come sinergia e aggregazione di forze.
Tra alberghi, dimore storiche, spazi polifunzionali ed ex aree industriali ammodernate, in che cosa si differenziano i palacongressi? Quali sono i loro veri plus?
“I centri dedicati alla sola convegnistica - risponde Luigi Lobuono, presidente Fiera del Levante (Bari) - costituiscono un valore aggiunto sia in termini di prezzo che di qualità del servizio. Un centro congressi si presta a una maggiore personalizzazione. Alberghi e dimore storiche, invece, devono fare i conti con numerosi vincoli strutturali, con la contenuta disponibilità di posti auto, perché spesso collocati nei centri cittadini, e con problemi di fruibilità”.
La concezione moderna dei centri congressuali privilegia l’ampiezza degli spazi, ma anche e soprattutto la loro versatilità, la capacità di poter ‘piegare’ gli spazi stessi a seconda degli eventi ospitati, di definire di volta in volta l’ampiezza delle sale attraverso strutture mobili. È il caso, ad esempio, del nuovo Milano Convention Centre (Fieramilanocity, gestito da Fiera Milano Congressi, gruppo Fiera Milano): il Centro è dotato di sale modulari che, grazie a pareti mobili, possono variare in pochi secondi.
“Abbiamo fatto la scelta - dichiara Maurizio Lupi, amministratore delegato Fiera Milano Congressi - di realizzare una sede flessibile, in cui tutto è mobile, dalle poltrone alle pareti. Allo stesso tempo, però, le sale sono dotate di tutto (accesso a Internet, impianti di amplificazione, cabine regia, di traduzione simultanea, ecc., ndr) e questo è un plus molto apprezzato anche dai clienti esteri. In altri centri europei, infatti, le attrezzature vengono approntate di volta in volta. È una questione di scelte”.
Anche per Stefania Agostini, direttore generale Palazzo dei Congressi di Rimini, la parola d’ordine è flessibilità, requisito fondamentale anche per il Nuovo Palazzo, che sarà pronto nel 2008: “Per la nostra sala da 4.700 posti, era indispensabile che fosse suddivisibile e che le sue parti potessero lavorare l’una indipendentemente dall’altra, per garantire la contemporaneità di più eventi”.


(modello del Nuovo Palazzo dei Congressi che sorgerà a Riccione nell'autunno 2007)

La sala plenaria, infatti, sarà suddivisibile fino a otto sale indipendenti. La stessa filosofia di flessibilità si ritrova in Cotone Congressi Genova, in cui quasi tutte le sale, compreso l’Auditorium, possono essere utilizzate a configurazione singola o doppia, ovvero possono essere, alla bisogna, divise in due spazi distinti.

La concezione moderna di sala congressuale, dunque, è orientata a un’idea di massima polifunzionalità, poiché quest’ultima consente un utilizzo diversificato dello spazio e maggiori possibilità di scelta. A dimostrazione dell’attualità del tema, il nuovo Auditorium del Centro Congressi Stella Polare, inaugurato il 20 settembre nel nuovo polo di Fieramilano: grazie a strutture mobili (ad esempio, tutte le 1.008 poltrone sono rimuovibili), la Sala si presta a congressi da 1.008, 736 o 368 posti, ma anche per eventi quali sfilate di moda, proiezioni cinematografiche, cene di gala, concerti e spettacoli teatrali.
Altro e complesso discorso riguarda la dotazione tecnologica, che, indubbiamente, offre al cliente il vantaggio di un pacchetto completo e di un abbattimento di costi rispetto, ad esempio, agli spazi non forniti di strumenti congressuali. “La possibilità di collegarsi a Internet e di navigare tramite wireless - spiega Barbara Colonnello, Events & Congress director Promoest (società che, da febbraio 2006, ha siglato un rapporto di partnership con Assoservizi per la gestione degli eventi nel centro congressi di Assolombarda, Milano) -, la presenza di cabine per la traduzione simultanea e gli impianti per le videoconferenze sono un plus che permette un contenimento dei costi”.

Parlando di strutture e di impianti, è significativo come il progetto interregionale Italia for Events (Ife) abbia steso un documento chiamato ‘Requisiti qualitativi di base dell’offerta congressuale’ (consultabile sul sito www.italiaforevents.it), nel quale sono presi in esame i diversi soggetti coinvolti nel settore. Le sedi congressuali, anche se intese in senso ampio (palazzi, centri, alberghi, dimore storiche) sono incluse nella voce Club di Prodotto.
“Per le sedi congressuali - spiega Anna Rita Bramerini, coordinatrice del progetto Ife - sono stati definiti requisiti piuttosto dettagliati, tra cui una capienza minima di 200/250 posti in plenaria, con i relativi servizi e ristorazione e sale sussidiarie, un ambiente idoneo e piacevole, condizioni di lavoro favorevoli allo staff, documentazione chiara sulla struttura e sugli elementi architettonici e rispetto delle norme di sicurezza.

Fornire la soluzione
La creazione, all’interno di Assolombarda, di una divisione ‘Meeting ed Eventi’ (grazie alla partnership con Promoest), è significativa di un’evoluzione del mercato dei congressi: oltre ai servizi più tradizionali, quali hostess, catering, interpreti, ecc., la divisione offre supporto logistico, segreteria organizzativa, prenotazioni alberghiere, registrazione online ai convegni e altro ancora. I servizi, dunque, vanno oltre il momento del congresso e la struttura deve essere, oggi, in grado di fornire un pacchetto completo, non importa se autonomamente o con il ricorso a partner esterni.
“Un centro congressi - spiega Lupi (Fiera Milano Congressi) - deve saper rispondere e adattarsi alle esigenze del mercato e dare ciò che il cliente chiede. Non esistono generalizzazioni valide in assoluto e non si può distinguere tra i centri che forniscono solo la struttura e quelli attrezzati anche per il post-congressuale, perché l’imperativo è ‘fornire la soluzione’, senza necessariamente fare tutto ‘in casa’. A noi non interessa, ad esempio, vendere visite guidate, ma se il cliente lo chiede dobbiamo essere in grado di indicargli un’agenzia o più agenzie per fare una gara”.
Ovviamente, poi, dipende dai clienti. “I congressi scientifici, con i quali lavoriamo molto - specifica Pier Paolo Mariotti, responsabile congressi Eurac Convention Center (Bolzano) - chiedono la nostra operatività nella gestione degli eventi. I medici, ad esempio, hanno poco tempo da dedicare all’organizzazione e alla logistica degli incontri”.
Il Convegno dell’Unione Giovani Dottori Commercialisti di Bolzano, svoltosi lo scorso 21-23 settembre, ha definito solo la parte contenutistica del congresso, chiedendo proprio a Eurac di Bolzano il supporto della segreteria organizzativa, anche nella scelta delle location.
L’incontro, infatti, non si è tenuto all’Eurac, ma presso il Teatro Comunale di Bolzano, per una questione di spazio. Anche la location per la serata di gala, all’edificio Kurhaus (Merano), è stata segnalata da Eurac. “Kurhaus - specifica Mariotti -, in questo caso, da competitor diventa co-operator, a dimostrazione di un lavoro in sinergia con il territorio.
Nel nostro caso, poi, il personale che lavora per il centro congressi è qualificato professionalmente: molti hanno conseguito la certificazione Cmp (Certified Meting Professional, ndr), riconosciuta a livello internazionale e rilasciata dal Convention Industry Council unicamente agli organizzatori di eventi che abbiano raggiunto i più alti standard
richiesti dall’industria congressuale e degli eventi”.
Con ‘Il conto economico del settore congressuale italiano’ 2004 alla mano, sempre a cura dell’Osservatorio (http://www.riminiconvention.it/CMS/upload/MONO GRAFIA.pdf), Mariotti fa notare come nella ‘Distribuzione del fatturato congressuale per tipologia di servizio’, le ‘Spese per le sale e i servizi’ (cioè per i centri congressi) incidano solo del 3%, quando, invece, le ‘Spese di viaggio’ coprono ben il 34% del fatturato. “Per ovviare a questa situazione - conclude Mariotti - da dieci/quindici anni i centri congressi lavorano nella direzione di essere aggressivi nell’offerta dei servizi, come ad esempio la ristorazione interna”.

Territorio uguale promozione
“Parlando molto concretamente, per fare un congresso sono necessari cinque elementi: centro congressi, capacità ricettiva alberghiera, accessibilità e trasporti, sedi per eventi sociali e capacità attrattiva della città. Non c’è una città, in Italia, che non sia in grado di fornire questi elementi. La sfida sta nel farne un pacchetto unico, non di erogazione, ma di offerta”. Con queste parole, Lupi (Fiera Milano Congressi), sottolinea l’importanza dell’offerta del territorio: l’ospitalità attira i congressi ed essi, di conseguenza, generano indotto sul territorio stesso.
“Il sistema migliore per promuovere una struttura congressuale - aggiunge Agostini (Palazzo dei Congressi di Rimini) - è quello di integrarla con il territorio, perché, di fatto, un palazzo congressi è una sorta di locomotiva per l’economia locale”.
Molto banalmente, una città priva di ristoranti di un certo livello o con negozi chiusi non offre una buona cornice alla struttura congressuale, che per essere promossa ha bisogno di far leva sull’attrattività del contesto in cui si trova, oltre che su pubblicità e partecipazione a fiere. Ecco, allora, che promozione e territorio vanno di pari passo. A questo proposito, il riferimento ai Convention Bureau come soluzione sembra davvero scontato, perché questi organismi hanno il compito di promuovere non solo i palacongressi, ma anche un esteso network di imprese, dagli alberghi alle società di allestimento. È così, ad esempio, per il Convention Bureau della Riviera di Rimini, che gestisce il Palazzo dei Congressi di Rimini e che gestirà il Nuovo Palacongressi, o per il Convention Bureau Genova, che vede tra i suoi soci il Cotone Congressi di Genova. Su questo tema il dibattito è sempre aperto.
Lupi (Fiera Milano Congressi) fa un quadro sulla situazione italiana: “Non esprimo perplessità, anzi, voglio approfondire il discorso ed evitare di dare risposte
preconfezionate che poco servono al nostro scopo. In Italia e nel mondo esistono numerosi Convention Bureau che hanno assetti proprietari e gestionali molto diversi tra loro: interamente pubblici, interamente privati oppure misto pubblico/privato. Alcuni si limitano a dare informazioni, altri fanno promozione e certuni si dedicano anche alla vendita; alcuni funzionano, altri no. Sotto il nome di Convention Bureau, dunque, si trovano organizzazioni completamente diverse tra loro. Dobbiamo quindi domandarci, innanzitutto, ‘Cosa serve’ al territorio, poiché dire che un Convention Bureau risolve ogni problema è quantomeno astratto. Dopodiché, ben venga qualsiasi soggetto che promuova l’immagine della destinazione e sia in grado di realizzare strumenti che supportino l’iniziativa privata: un trampolino di lancio per l’operatore privato, che avrà poi il compito della vendita. Non credo che nessun soggetto rappresentativo debba mai sostituire l’operatore per
quanto concerne la vendita vera e propria del servizio”.
Anche Colonnello (Assoservizi), non vede nell’appartenenza ai Convention Bureaux una strada obbligata per la promozione: “A mio parere, il Convention Bureau può avere senso solo a carattere nazionale”. E qui si torna al tema trattato a Expocon Riccione, la cui urgenza, quindi, è qui doppiamente dimostrata.

La svolta comincia da qui
Milano, Rimini, Riccione, Roma. Queste, attualmente, le aree più attive a livello congressuale, quelle che hanno da poco realizzato, o hanno ancora in progetto, strutture di grandi dimensioni, competitive a livello internazionale, che, almeno in parte, colmano il gap italiano nel settore.
A Milano spicca il Milano Convention Centre, gestito da Fiera Milano Congressi. Ampliato alla fine del 2005 con un investimento di 15 milioni di euro, è, ad oggi, il centro congressi più grande d’Italia (capienza massima di 25.000 persone, grazie al collegamento ai padiglioni di Fieramilanocity) e l’unico centro italiano membro della European Congress Centre Partnership (Eccp), che raccoglie i dieci centri congressi più grandi d’Europa (vedi box).
Rimini e Riccione hanno in cantiere grandi progetti. Rimini vedrà sorgere il Nuovo Palazzo dei Congressi nel 2008, su un’area di 38.000 mq, con capienza totale di 9.300 posti, mentre Riccione aspetta il suo Nuovo Palazzo per l’autunno del 2007, che sorgerà nel cuore della cittadina, su un’area di 1.800 mq, per un investimento di 50 milioni di euro. La Riviera di Rimini può contare su un territorio dall’altissima dotazione ricettiva, con i suoi 460 hotel e con tutti i servizi a portata di mano (tanto che si parla di ‘walking distance’ per dire che, uscendo dal Palazzo dei Congressi, ogni destinazione è raggiungibile a piedi).


(particolare del progetto del Nuovo centro Congressi di Roma, progettato da Massimiliano Fuksas e previsto per il 2009)

Anche Roma ha messo le carte in tavola per approntare il Nuovo Centro Congressi, che sorgerà su un’area di 27.000 mq di proprietà dell’Ente Eur Spa e che sarà caratterizzato dalla ‘Nuvola’ dell’architetto Massimiliano Fuksas: realizzata in gore-tex, ‘galleggerà’ in una ‘teca’ di acciaio e vetro. La struttura sarà in grado di ospitare fino a 11.000 persone, per un investimento complessivo di circa 250 milioni di euro.
Come ha dichiarato MassimoFabio (Italcongressi), Roma è candidata a diventare il polo italiano del turismo congressuale e il quartiere dell’Eur il distretto congressuale nel quale far convogliare i grandi eventi internazionali, dove per ‘distretto’ si intende un territorio in cui sussista una collaborazione tra società di servizi e strutture per il raggiungimento di un obiettivo economico. L’attuale Palazzo dei Congressi, invece, su più livelli, dispone di 26 Sale Convegni da 12 a 1.700 posti, con un Auditorium dalla capacità massima di 790 posti, ampi spazi esterni e aree pensate per il relax dei congressisti.

Chiara Pozzoli