I partner degli eventi. Intervista a SEM2000

I partner di servizi per eventi si propongono oggi come veri e propri consulenti, capaci di dare un contributo importante al successo dell'evento.
Fondamentale, dunque, è il ruolo di tutti quei fornitori che gestiscono i diversi 'pezzi' dell'evento: catering, grafica, servizi audio, video e luci, allestimenti e scenografie, selezione del personale e altro ancora.
e20express, dopo l'intervista a Scenes, Slide Events e Fbai Promotion, prosegue il l'inchiesta tra i player di settore, cercando di far luce sulle tendenze, sulle richieste dei clienti, sull'impatto della crisi economica e sulle previsioni per il futuro.
Diamo oggi voce a Roberto Patuelli, titolare SEM2000, realtà che sviluppa software per la gestione di eventi.

Ci descrive, innanzitutto, qual è il core business di Sem2000?
SEM2000 è una realtà che da oltre 10 anni sviluppa software specifici per la gestione di eventi. Oggi SEM2000 è un sistema completo che, utilizzando la tecnologia informatica più avanzata, permette la gestione integrata di tutti i processi operativi e logistici di chi lavora nel mondo dell’organizzazione degli eventi come: meeting, congressi, convention, eventi di comunicazione, corsi di formazione, viaggi incentive, workshop, seminari, mostre, fiere e altro ancora… La  nostra mission è realizzare prodotti e servizi tecnologicamente avanzati che siano per i nostri clienti uno strumento di valorizzazione del loro stile e di ottimizzazione delle procedure di lavoro.

Quando un partner della sua categoria fa la differenza nella realizzazione di un evento?
Quando non ci si pone solo come fornitori di software, ma si diventa veri e propri consulenti: 12 anni di attività svolta, un costante impegno al fianco di chi organizza eventi, portano spontaneamente a costruire uno stretto rapporto di partnership e collaborazione al fine di realizzare progetti, affrontare ‘sfide’ e dar vita a nuove idee.

Quanto il supporto tecnologico che voi fornite può essere di supporto a un evento?
Per qualsiasi tipologia di evento, dal semplice corso di formazione, al congresso medico scientifico, passando per l’evento di comunicazione, il supporto dei nostri strumenti diventa essenziale, se non indispensabile, per farsi garanzia della puntuale e precisa realizzazione di ogni dettaglio organizzativo. I vantaggi sono di diversa natura: economici (risparmio di tempi e risorse), funzionali (i nostri strumenti sono in grado di strutturare tutti gli aspetti logistici del processo organizzativo) e di controllo sulla coerenza e sicurezza dei dati.

Quali sono state nell’ultimo anno le richieste più frequenti da parte dei clienti?
Servizi e soluzioni online integrate ai nostri software: iscrizioni a eventi, raccolta abstract, pubblicazione di documentazione per i partecipanti (es. attestati di partecipazione, certificati ecm, questionari…), gestione on line delle segreterie associative.
 
In che modo la crisi economica ha impattato sul vostro settore? Il ‘taglio’ di budget da parte delle aziende ha interessato anche i prodotti che voi fornite? Quali aspetti in particolare ne hanno risentito?
Nel corso del 2009 abbiamo riscontrato qualche difficoltà a mantenere il trend degli anni passati di acquisizione di nuove aziende. Questo risvolto negativo ci ha dato però l’occasione di lavorare affinché si consolidasse il rapporto con i nostri clienti storici. Ora siamo considerati sempre più partner e meno fornitori: insieme analizziamo problematiche, ci proponiamo di studiare ed elaborare soluzioni innovative e tecnologicamente avanzate senza tralasciare la semplicità di fruizione degli strumenti realizzati. Siamo felici di notare un approccio più ottimistico nei confronti del mercato degli eventi e di conseguenza degli investimenti nel campo dell’IT.

E quanto la crisi ha pesato sulle vostre proposte economiche?
Abbiamo differenziato l’offerta proponendo in alternativa all’acquisto dei nostri prodotti, delle formule di noleggio per periodi più brevi, o formule di servizio 'chiavi in mano' per riuscire a contenere il più possibile i costi.

Si può parlare di un ritorno alla semplicità anche nel vostro mercato?
Per lo specifico lavoro che svolgiamo la semplicità deve essere una caratteristica costante che prescinde dai periodi di crisi.

Quali sono le caratteristiche che una società fornitrice di software per eventi deve possedere per resistere alla crisi?
La crisi da noi è stata interpretata come un’opportunità per rinnovare i nostri prodotti e crearne di nuovi sfidando le aziende più dinamiche a seguirci nell’innovazione, e questo sta dando degli ottimi risultati.
Inoltre, fondamentale è instaurare uno stretto rapporto di fiducia con i clienti.
Ancora, l’evidente valore aggiunto degli strumenti/prodotti distribuiti e della qualità dei servizi erogati (tra cui assistenza e manutenzioni rapide, efficaci ed anche economiche).
La capacità di risposta alle esigenze dei clienti, più veloci ed efficaci della concorrenza (grazie alla conoscenza e alla competenza specifiche del settore a cui ci rivolgiamo ed alla preparazione tecnica altamente qualificata). Infine, la costruzione negli anni una realtà solida, seria, affidabile e riconosciuta come leader del settore.

Ci può citare una case history significativa del vostro approccio agli eventi?
Per il cliente Ministero dell'Economia e delle Finanze, abbiamo curato l'evento 'Presidenza italiana G7/G8 anno 2009'. Per la realizzazione degli incontri previsti è stato utilizzato il software gestionale SEM a copertura di tutti gli aspetti organizzativi e logistici con l’integrazione del servizio Onlinecongress.it per la raccolta iscrizioni via internet delle delegazioni dei partecipanti ai lavori (dati anagrafici, foto, prenotazione di servizi…). On site è stato curato il controllo accessi con l’utilizzo di lettori di codici a barre, stampa badge completi di foto per i partecipanti e giornalisti accreditati (oltre 450 giornalisti).

Come vede il futuro prossimo per la sua struttura?
La nostra struttura sta vivendo un momento di crescita con risultati già migliori degli anni che hanno preceduto la crisi. In virtù dei risultati conseguiti fino ad oggi e delle risposte che il mercato ci fornisce quotidianamente ci riteniamo abbastanza ottimisti: possiamo dire di cogliere chiari segnali di fiducia in una prossima ripresa del settore, certamente una ripresa che beneficerà maggiormente chi ha saputo restare sul mercato rinnovando e differenziando la propria proposta.