Le sale meeting del futuro: luoghi di riunione per conferenze 'virtuali'

Un’indicazione dunque interessante, che fa capire chiaramente come le aziende stiano affrontando le sfide odierne offerte dal cambiamento di cultura del lavoro e dei suoi luoghi.

Entrando nel merito dell’indagine, un primo interessante dato che ne emerge è che già oggi le riunioni fra colleghi si svolgono per lo più da remoto: per il 27% è addirittura una prassi quotidiana.

Il futuro è insomma mobile. Questo ha un ovvio impatto anche sui luoghi di riunione, che devono diventare più flessibili e supportare una vasta gamma di tecnologia per svolgere conferenze virtuali. 

A oggi, l’82% dei rispondenti porta nelle riunioni il proprio device (laptop, e altri), e senza dubbio questo dato è destinato a crescere.
Anche se le riunioni sono principalmente occasione di presentazione di dati e strategie, per le quali vengono utilizzati software come Powerpoint, è però innegabile che cresca l’utilizzo di altri media digitali: basti pensare che già il 59% dei business nelle proprie presentazioni utilizza più foto e video.

Un altro aspetto interessante, inoltre, riguarda l’equipaggiamento tecnologico delle sale riunioni.
Dall’indagine, infatti, emerge come i rispondenti ritengano frustranti le lungaggini della preparazione tecnica. Questo è il motivo per cui, per gli intervistati, gli obiettivi principali per i quali investire in nuove attrezzature sono: 

- migliorare le dinamiche del meeting (47%)

- ridurre i tempi di preparazione (41%)

- incrementare l’affidabilità della tecnologia (40%)

Fra le tecnologie considerate prioritarie, vi sono: gli strumenti di presentazione, soluzioni per conferenze da remoto, e sistemi di riproduzione audio. 

Per quanto riguarda, invece, il decision maker per gli investimenti in attrezzature audiovisive, le figure che emergono maggiormente sono l’It manager (47%), il cio (30%) e il facility manager (28%). 

Il budget speso per la tecnologia delle sale meeting è, in media, intorno ai 10.000 euro.

Interessanti gli spunti offerti da Barco, specializzata proprio nello sviluppo e nel design di strumenti e tecnologie per i mercati professionali. 
Uno di questi è il ‘proiettore collaborativo’, che consente a più partecipanti di apparire contemporaneamente sullo schermo e di presentare i propri contenuti con una qualità eccellente di immagine. 

Vi è poi il sistema di presentazione wireless ClickShare, che migliora le dinamiche del meeting e riduce i tempi di preparazione dei partecipanti. 
Questa tecnologia è compatibile anche con i device mobili, permettendo in questo modo la partecipazione da remoto.

Molto stimolanti, poi, le osservazioni emerse al Design Inn Hotel Design Symposium, svoltosi nell’ottobre scorso a Sidney sulle principali tendenze sugli spazi per i meeting negli hotel: a confrontarsi, oltre 200 professionisti fra designer, albergatori e fornitori.

Una sessione, ‘Gli spazi per meeting, molto di più che una sala da ballo’, ha focalizzato l’attenzione sul fatto che gli hotel siano sempre di più scelti come luoghi per riunioni aziendali e su cosa debbano offrire ai partecipanti di questi incontri. 

“In primo luogo - ha sottolineato Wade Little dello studio di design Woods Bagot di Sidney -, gli spazi devono fornire l’energia necessaria per caricare diversi device, una connessione wi-fi ad alta velocità e perfettamente funzionante - cosa che non sempre avviene - e un ambiente più informale rispetto a quello dei tradizionali luoghi di incontro".

Importante, poi, è l’aspetto sostenibile: luce naturale, piante, ampi spazi e sostenibilità saranno - secondo Carmen Glenister dell’Opera Studio - i temi del futuro, perché, come spiega: “Utilizzarli significa portare nelle stanze aria fresca e una connessione con la natura, soprattutto se si usano materiali sostenibili”. 

E piuttosto che ospitare un’opera artistica (quadro, scultura, arazzo, ecc.), è lo spazio che grazie a questi accorgimenti deve esso stesso farsi opera d’arte. “Gli spazi devono essere confezionati per evocare delle emozioni nelle persone che li utilizzano - ha continuato Glenister -. Inoltre, deve esserci una narrazione identificabile intorno all’esperienza che le persone si trovano a vivere nel luogo”. 

Non solo. Gli spazi degli hotel devono essere facilmente convertibili in luoghi per esperienze diverse, come proiezioni di film, sfilate di moda, esercizi di gruppo, night club, e, come nel caso di un hotel a Berlino, uno studio di registrazione. 

“Nei nuovi alberghi, i lampadari in vecchio stile sono ormai il passato - ha aggiunto Glenister -. Prenderanno il loro posto proiettori, Led walls, pannelli interattivi e soffitti cinetici: tutte tecnologie che permettono di tematizzare l’ambiente”.