Palacongressi di Rimini, una location da un milione e mezzo di presenze

La location è gestita dal Convention Bureau della Riviera di Rimini (Event & Conference Business Unit di Rimini Fiera), che, oltre all’attività legata agli spazi, fornisce servizi che guidano il cliente in ogni fase organizzativa dell’evento. 

Il Convention Bureau rappresenta un partner unico, in grado di offrire un servizio completo, personalizzato e gratuito: dal concept alla pianificazione strategica, dalla gestione operativa all’assistenza post-congresso. 

Una squadra, preparata e qualificata, di circa 25 persone, divisa in tre grandi aree (commerciale, tecnico e marketing), consiglia e segue il cliente con passione e professionalità da oltre 20 anni.

Gli spazi del Palacongressi sono altamente flessibili e già articolati per lo svolgimento di eventi complessi, grazie ai tre ingressi indipendenti, un numero elevato di sale, grandi altezze per appendimenti e scenografie particolari, acustica potenziata da una conchiglia, nel caso di spettacoli e concerti classici. 

Le scelte architettoniche privilegiano materiali naturali e pregiati e fanno dell’eco-sostenibilità e del rispetto dell’ambiente un altro tratto distintivo della struttura. 

Rappresentano un vero plus gli arredi Italian style, le meccaniche di scena di ultima generazione e luce naturale ovunque come fattore estetico, ma anche per una vivibilità degli spazi molto elevata. 

Le sale sono 39, con capienze che variano dai 4.700 posti  della Sala della Piazza ai 20 posti delle breakout room, per una capacità totale di 9.000 persone. Sono collegate a una grande regia e dotate delle tecnologie più avanzate per la gestione e il controllo audio, video e illuminotecnica e di un sistema IT in costante innovazione.

Il collegamento internet ad alta velocità in fibra ottica e wi-fi, per esempio, permette ai congressisti di connettersi gratuitamente e di condividere in tempo reale i contenuti dell’evento, mentre il sistema di digital signage consente un’efficiente gestione delle informazioni, sponsorizzazioni e pubblicità. 

A disposizione anche 20.000 mq di spazi attrezzati per 11.000 mq di aree espositive e 500 parcheggi sotterranei.
Location di nuova concezione, il Palacongressi fa della filosofia green il proprio punto di forza, raggiungendo elevati risparmi energetici e alti standard di qualità ambientale.

Inoltre, rappresenta la prima Wellness Congress Location, consentendo a ogni partecipante di prendersi cura di sé in modo nuovo, anche durante le impegnative giornate di lavoro. Si scoprono comportamenti e abitudini all’insegna del benessere, aree attrezzate con le Wellness Ball della Technogym e adeguati menù bilanciati.

Dal 2015, la struttura aderisce a ‘Food for Good’, la nuova iniziativa di Federcongressi&eventi, Banco Alimentare ed Equoevento onlus che offre la possibilità di recuperare il cibo che rimane in occasione degli eventi e donarlo a enti caritatevoli diventando così promotori della solidarietà e della  condivisione di risorse. 
L’adesione al progetto non comporta costi aggiuntivi. Nel 2015 sono stati recuperati oltre 6.400 piatti.

Anche per quanto riguarda le prenotazioni alberghiere, la location offre un servizio ad hoc grazie all’accordo con Aia Palas, il consorzio di hotel selezionati che ha l’esclusiva per gli eventi ospitati nella struttura. Un sistema innovativo e gratuito che garantisce allotment elevati alle migliori quotazioni di mercato al fine di agevolare il lavoro delle agenzie e delle aziende clienti.

Propone un servizio di segreteria integrata altamente competitivo e modulabile secondo le diverse esigenze congressuali: da funzioni di accredito ad altri servizi personalizzabili. 

Il Palacongressi si affida da sempre a un pool di partner di fiducia per staffing, allestimento, grafica, interpretariato e traduzioni, per garantire il migliore risultato. In esclusiva i servizi di ristorazione gestiti daSummertrade (Gruppo Rimini Fiera), che offre servizi flessibili per andare incontro alle esigenze di ogni cliente. Attenta alle nuove tendenze, propone prodotti tipici della cucina locale e reperiti secondo la logica del Km 0, showcooking e menù wellness o vegani. 

Nel 2015 il Convention Bureau ha curato 141 eventi di diverse tipologie e dimensioni, per oltre un milione e 400mila presenze: da convention aziendali a simposi medico-scientifici, da raduni religiosi a incontri associativi, fino a eventi culturali e sportivi. I due principali target di riferimento sono quello associativo (oltre 48%) e corporate (oltre il 42%), in particolare le agenzie di comunicazione e Pco. Al momento circa il 10% degli eventi vanta un’affluenza internazionale, ma l’incremento di questo mercato, e in particolare quello europeo, resta tuttavia negli obiettivi primari della business unit. 

All’interno di CBRR lavora uno staff dedicato alla ricerca e allo sviluppo degli eventi internazionali, assistito da chi si occupa di 
ampliare il panel degli ambasciatori locali, importanti stakeholder nell’acquisizione dei congressi europei. 

Per approcciare il mercato internazionale, inoltre, viene messo in campo un mix di azioni: dalle attività di comunicazione come newsletter, pubblicazioni, inserimenti pubblicitari all’organizzazione, in collaborazione con agenzie di marketing specializzate, di site visit ed educational, fino alla partecipazione a fiere e workshop di settore.

Sempre con le agenzie vengono attivate altre formule di collaborazione e approccio ai diversi target di mercato. 

Tra gli eventi più rappresentativi dell’ultimo anno spiccano: il Campionato Mondiale di Magia, (6-11 luglio), che ha visto la partecipazione di oltre 5.000 illusionisti tra i più famosi del mondo.

In tale occasione, Rimini, unica città italiana da oltre 60 anni in un albo d’oro, insieme a capitali come Vienna, Parigi, Bruxelles, Madrid, Lisbona, l’Aia, Pechino, ha potuto raccontarsi e far conoscere maggiormente il nostro Paese.  
La complessità dell’evento ha testimoniato la capacità del Palacongressi di affrontare manifestazioni di grande portata, grazie a una struttura all’avanguardia e di grande efficienza. 

Altri esempi: il You Hair & Beauty Show, organizzato dalla principale casa editrice di settore, che ha portato nella città romagnola3.000 parrucchieri e oltre 150 aziende top del settore; la Convention Coca-Cola HBC Italia, che ha celebrato in loco il 
centenario della famosa bottiglia, con l’allestimento di un grande palco centrale di oltre 150 mq, a forma di grande bottiglia, realizzato dal team di progettazione interno; il convegno promosso dalle Edizioni Erickson, che ha portato a Rimini relatori del calibro di Zygmunt Bauman e Edgar Morin; l’ITF Forum con 7.000 persone che hanno visitato i 100 stand e le aule dedicate alla formazione finanziari, e il Web Festival. 

Anche UniCredit ha scelto Rimini per la propria convention nazionale a giugno, dimostrando come la destinazione sia adatta e apprezzata anche durante l’estate, senza problemi di logistica e allotment alberghiero e con un’infinità di proposte culturali in città e nell’entroterra. 

Sono già in calendario per i prossimi mesi oltre 86 meeting ed eventi, per un totale di oltre 233.465 partecipanti, e 1.104.020 presenze sul territorio. Tra gli eventi, 28 sono dedicati al mondo medico/scientifico nazionale e internazionale.

Oltre all’attività strettamente congressuale e ai mercati core-business (associativo e corporate), l’obiettivo del Convention Bureau è quello di promuovere la struttura presso altri target, affinché possano essere organizzati eventi di altre tipologie. Per esempio, coloro che sono interessati a spazi in periodi caratterizzati da un tasso di occupazione minore, come i mesi estivi.