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Dieci consigli per organizzare un meeting di successo
Il National Conference Center ha stilato una lista di consigli in grado di garantire la buona riuscita di un meeting. È fondamentale scegliere una struttura specializzata e non bisogna sottovalutare quelli che potrebbero essere considerati semplici dettagli, ma che sono in realtà aspetti molto importanti, come la temperatura della stanza, le sedie utilizzate e la presenza di un impianto audio/video moderno e funzionante.
Il National Conference Center (nella foto) ha stilato una lista di dieci consigli in grado di garantire la buona riuscita di un meeting.
Secondo Sarah Vining, marketing manager del National Conference Center, uno degli aspetti più importanti consiste nel mantenersi costantemente in contatto con la venue che ospiterà l'evento e, possibilmente, fare delle visite sul posto per assicurarsi che la location scelta sia adatta al meeting che si sta organizzando.
Oltre a questa regola di base, ecco gli altri dieci step da seguire affinchè il meeting vada a buon fine:
1. Scegliere una struttura specializzata nel campo dei meeting è fondamentale. La presenza di facilities specificatamente dedicate ai congressi aumenta la produttività dell'incontro.
2. Informarsi sulla natura degli altri incontri che si svolgeranno nella location al momento del meeting. Sarebbe ideale se gli altri gruppi presenti avessero fini simili di apprendimento e training, così da garantire un ambiente privo di distrazioni.
3. Assicurarsi della presenza di un dispositivo per il controllo della temperatura della stanza dove si terrà la riunione. È stato riscontrato che la tempera ideale si aggiri attorno ai 21gradi; una stanza troppo calma concilierà il sonno, mentre una troppo fredda ostacolerà la completa concentrazione dei partecipanti.
4. Utilizzare delle sedie adeguate, soprattutto se il meeting sarà particolarmente lungo. I presenti, infatti, troveranno difficile focalizzare l'attenzione nel caso in cui si trovino in una posizione scomoda. Sarebbe ottimale optare per delle sedie ergonomiche.
5. Non sottovalutare i possibili elementi di distrazione, all'interno e all'esterno della stanza, o che possono ostruire la visuale. Evitare stanze con colonne e spazi che si affacciano su aree particolari, come piscine o campi da golf.
6. Un impianto audio/video funzionante e moderno e la presenza di uno in staff addetto alla manutenzione dell'impianto sono requisiti fondamentali.
7. Prestare attenzione alla 'flessibilità' del servizio catering. Nel corso di un meeting è spesso difficile stabilire il momento più opportuno per la pausa, e frequentemente il programma potrebbe subire delle modifiche.
8. Separare lo spazio del meeting da quello per il pranzo. È consigliabile organizzare la pausa pranzo in una sala confortevole e molto luminosa, che possa consentire anche il dialogo tra i partecipanti.
9. Preoccuparsi di offrire varietà per quanto riguarda i cibi e assicurarsi che il ristorante della location possa accontentare anche ospiti con esigenze dietetiche particolari.
10. Mantenersi in contatto con la persona che lavora nella struttura che ospiterà il meeting e che si occupa della gestione delle facilities richieste per l'evento.
(conworld.net)
Secondo Sarah Vining, marketing manager del National Conference Center, uno degli aspetti più importanti consiste nel mantenersi costantemente in contatto con la venue che ospiterà l'evento e, possibilmente, fare delle visite sul posto per assicurarsi che la location scelta sia adatta al meeting che si sta organizzando.Oltre a questa regola di base, ecco gli altri dieci step da seguire affinchè il meeting vada a buon fine:
1. Scegliere una struttura specializzata nel campo dei meeting è fondamentale. La presenza di facilities specificatamente dedicate ai congressi aumenta la produttività dell'incontro.
2. Informarsi sulla natura degli altri incontri che si svolgeranno nella location al momento del meeting. Sarebbe ideale se gli altri gruppi presenti avessero fini simili di apprendimento e training, così da garantire un ambiente privo di distrazioni.
3. Assicurarsi della presenza di un dispositivo per il controllo della temperatura della stanza dove si terrà la riunione. È stato riscontrato che la tempera ideale si aggiri attorno ai 21gradi; una stanza troppo calma concilierà il sonno, mentre una troppo fredda ostacolerà la completa concentrazione dei partecipanti.
4. Utilizzare delle sedie adeguate, soprattutto se il meeting sarà particolarmente lungo. I presenti, infatti, troveranno difficile focalizzare l'attenzione nel caso in cui si trovino in una posizione scomoda. Sarebbe ottimale optare per delle sedie ergonomiche.
5. Non sottovalutare i possibili elementi di distrazione, all'interno e all'esterno della stanza, o che possono ostruire la visuale. Evitare stanze con colonne e spazi che si affacciano su aree particolari, come piscine o campi da golf.
6. Un impianto audio/video funzionante e moderno e la presenza di uno in staff addetto alla manutenzione dell'impianto sono requisiti fondamentali.
7. Prestare attenzione alla 'flessibilità' del servizio catering. Nel corso di un meeting è spesso difficile stabilire il momento più opportuno per la pausa, e frequentemente il programma potrebbe subire delle modifiche.
8. Separare lo spazio del meeting da quello per il pranzo. È consigliabile organizzare la pausa pranzo in una sala confortevole e molto luminosa, che possa consentire anche il dialogo tra i partecipanti.
9. Preoccuparsi di offrire varietà per quanto riguarda i cibi e assicurarsi che il ristorante della location possa accontentare anche ospiti con esigenze dietetiche particolari.
10. Mantenersi in contatto con la persona che lavora nella struttura che ospiterà il meeting e che si occupa della gestione delle facilities richieste per l'evento.
(conworld.net)