Discussa la bozza sui contratti tra organizzatori di eventi e sedi

Ha avuto un grande successo (150 iscritti) il seminario tenutosi con modalità ibrida il 14 febbraio, sui contratti tra meeting planner e alberghi o sedi congressuali. L’evento ha fatto base a Catania, presso l’Hotel Villa Paradiso dell’Etna, ed è stato collegato in videoconferenza col Melià Milano: in entrambe le sedi un ricco panel di specialisti ha commentato la bozza di contratto-standard derivata dalla traduzione e dall’adattamento – a cura dello Studio legale Mazzeo&Lucati e finanziata dal Sicilia Convention Bureau – dell’APEX Contracts Accepted Practices, sviluppatesi nell’ambito del Convention Industry Council (l’interassociazione di categoria, con base negli Stati Uniti, di cui MPI fa parte).

A Catania, moderati dal Vp education Mike Van der Vijver, erano presenti la Presidente Paola Casentini, il President-elect Gaetano Sciatà CMP, il Vice-Presidente di Federturismo Sicilia Ugo Rendo, il Presidente mondiale UFTAA (la federazione dgli agenti di viaggio) Mario Bevacqua, il Vice-Presidente nazionale di Federalberghi Nico Torrisi, il Direttore generale di Sicilia Convention Bureau Maja de Simoni e Doriana Briguglio di Site Italy.
A Milano, facilitati dal Past president Federico Toja, hanno parlato Graziella Pica di Site Italy, il planner Paolo Missiaja, l’Avvocato Mario Mazzeo, il responsabile Federcongressi&eventi per la fiscalità di settore Mauro Zaniboni, il direttore vendite dell’albergo ospite Luca Barion e il media relation manager del Capitolo Stefano Ferri.

Molti i temi sul piatto. Il concetto-chiave è che il contratto va costantemente adattato di volta in volta alle varie fattispecie. Un esempio è la questione degli anticipi, sovente esagerati, che gli alberghi tendono a chiedere per eventi con scadenze molto lontane. S’è fatto presente che, in cambio della garanzia di allotment consistenti con tanto anticipo, richieste del genere hanno un senso, per esose che appaiano. L’obiettivo è di arrivare a un compromesso equo.
Identica la filosofia per i minimi garantiti. È stata ribadita la fascia di tolleranza dal 5 al 10% in meno o in più, con chiare clausole e penali (che vanno sempre stabilite, e non evitate per facilitare la firma degli accordi).
Poco etica la prassi di scavalcare l’agenzia e lavorare direttamente col cliente finale, perché, a seconda dei casi, ciò può costituire un illecito. La linea-guida è che ciascuno dovrebbe stare nei limiti del proprio ambito: gli alberghi sono alberghi, non possono fare le veci del Pco o del DMC. Il mercato avrebbe molto da beneficiare dalla chiarezza dei ruoli di ciascun operatore.
Come tutelarsi, poi, nei confronti dell’albergo che firma un contratto con un anno di anticipo e che successivamente modifica le tariffe inserendone in Internet di più basse? «Contattando alberghi seri», è stato suggerito, «i cui reservation manager lavorino di concerto col commerciale e con chi fa quotazioni per gruppi». Anche qui va peraltro tenuto sempre presente che la certezza di cento camere a un anno e passa dall’evento va pagata. Non è confrontabile con un’offerta last minute limitata a un pugno di camere.

In tutti i casi, va sempre ricordato che nessun contratto, neppure il più raffinato, varrà mai quanto la stretta di mano fra due brave persone. La correttezza è il valore più importante e auspichiamo che sia sempre la premessa di tutto ciò che si fa nel nostro settore. I contratti vanno visti in quest’ottica: servono non a sostituire la correttezza bensì a definire i dettagli e a evitare che un malinteso alteri la cordialità dei rapporti. A riguardo, vale la pena indicare sempre le responsabilità delle parti (proprietà/gestione del centro congressi e organizzatore) e rivolgersi a un’assicurazione a copertura dei rischi.
L’esito dell’incontro può così riassumersi in un concetto semplice ma fondamentale: l’etica va sempre posta a protagonista, sia del business sia delle relazioni tra professionisti.
La bozza del contratto verrà ora discussa dai Consigli direttivi di tutte le associazioni, i quali, emendandola e approvandola nei prossimi mesi, produrranno la versione finale, unitaria e condivisa.

A seguire, a Catania, dalle ore 19.00, nella medesima sede del seminario, si è tenuto un Global Growth Party, organizzato dal past president & Global Growth director Emilio Milano con la collaborazione locale del socio Francesco Scuto, preceduto da un insolito e accattivante team-building marshmallow-based a cura di Dario Cherubino (agenzia Azimut).