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Eventi che fanno la differenza: coinvolgenti, originali e memorabili
Queste le caratteristiche del mezzo evento emerse dalla tavola rotonda 'Trasformazione dinamica: gli eventi come opportunità', moderata dal giornalista Giulio Carloni, che si è tenuta oggi, 21 marzo, nell'ambito del workshop 'Riding the change. Events that make the difference, today' di Carlson Wagonlit Travel.
“Un buon evento dovrebbe presentare una realtà ma evocarne tante altre, coinvolgendo i partecipanti in un processo di continua elaborazione che non si limita al semplice ricordo”. Questo è ciò che è emerso dalla tavola rotonda 'Trasformazione dinamica: gli eventi come opportunità', moderata dal giornalista Giulio Carloni, che si è tenuta oggi, 21 marzo, nell'ambito del workshop 'Riding the change. Events that make the difference, today' di Carlson Wagonlit Travel, e che ha visto la partecipazione di Arianna Baldanzi, Responsabile Eventi Fastweb, Maja de' Simoni, Direttore Sicilia Convention Bureau, Lorenzo Giorgetti, Direttore Commerciale RCS Sport, e il fotografo e Instant Artist Maurizio Galimberti.
L'incontro è iniziato con un'osservazione sui cambiamenti necessari a favorire un miglioramento nell'ambito degli eventi, tra cui sono stati individuati un maggiore coinvolgimento dei partecipanti, un'attenzione particolare ai contenuti e un'ottimizzazione dei costi.
“Una comunicazione top down non è più sufficiente, è necessario coinvolgere gli ospiti e farli sentire protagonisti del progetto – ha esordito Arianna Baldanzi -. Non bisogna, inoltre,
dimenticarsi dell'importanza creativa, indispensabile per l'organizzazione di un evento originale e memorabile. Infine, l'espressione 'value for money' non va letta nell'ottica di riduzione dei costi, ma piuttosto come un'ottimizzazione di questi ultimi”.
“L'event industry italiana dovrebbe focalizzarsi di più sui contenuti, che possono essere considerati come l' 'hardware' degli eventi stessi - ha spiegato Maja de' Simoni -. Al contrario di quello che avviene negli Stati Uniti o nel Regno Unito, le agenzie italiane sono molto più concentrate, forse anche troppo, sulla logistica”.
Il discorso si è poi spostato sull'analisi della natura del cosiddetto 'Wow Effect', che richiede un costante impegno nelle aziende a reinventarsi e proporre appuntamenti sempre nuovi e in grado di stupire il pubblico.
“Per ottenere questo effetto è necessario un intenso lavoro con l'agenzia – ha suggerito Arianna Baldanzi -, che consenta la creazione di un progetto basato su valori comuni all'azienda e al target, che si riconoscerà così nell'evento, sentendosi parte attiva di un processo più ampio”.
A questo proposito, Maja de' Simoni ha lanciato una provocazione, chiedendosi se l'effetto sia più da considerarsi come il fine ultimo di un evento o, piuttosto, uno strumento per raggiungere altri obiettivi. “Spesso viene perseguito come risultato di arrivo per misurare la soddisfazione di chi partecipa, ma la 'satisfaction' rappresenta solo uno dei tanti step della misurazione” - ha affermato.
“Al momento c'è una bassissima propensione al rischio – ha poi aggiunto Lorenzo Giorgetti – e non è assolutamente possibile raggiungere l' 'effetto wow' se non si corrono dei rischi”.
Infine, i relatori si sono concentrati su ciò che fa la differenza nei servizi offerti dalle agenzie e, ancora una volta, sono emersi i concetti di 'value for money' come ottimizzazione dei costi, di aumento della creatività e della capacità organizzativa.
La tavola rotonda si è poi conclusa con un intervento del moderatore, Giulio Carloni, che ha prospettato l'atteggiamento ideale che dovrebbero avere le aziende e le agenzie. “Bisognerebbe stare con i piedi per terra, ma, al contempo, avere la capacità di guardare oltre, così che l'event making possa cambiare alla stessa velocità del mercato, fornendo soluzioni istantanee alle nuove esigenze emergenti”.
L'incontro è iniziato con un'osservazione sui cambiamenti necessari a favorire un miglioramento nell'ambito degli eventi, tra cui sono stati individuati un maggiore coinvolgimento dei partecipanti, un'attenzione particolare ai contenuti e un'ottimizzazione dei costi.
“Una comunicazione top down non è più sufficiente, è necessario coinvolgere gli ospiti e farli sentire protagonisti del progetto – ha esordito Arianna Baldanzi -. Non bisogna, inoltre,
dimenticarsi dell'importanza creativa, indispensabile per l'organizzazione di un evento originale e memorabile. Infine, l'espressione 'value for money' non va letta nell'ottica di riduzione dei costi, ma piuttosto come un'ottimizzazione di questi ultimi”. “L'event industry italiana dovrebbe focalizzarsi di più sui contenuti, che possono essere considerati come l' 'hardware' degli eventi stessi - ha spiegato Maja de' Simoni -. Al contrario di quello che avviene negli Stati Uniti o nel Regno Unito, le agenzie italiane sono molto più concentrate, forse anche troppo, sulla logistica”. Il discorso si è poi spostato sull'analisi della natura del cosiddetto 'Wow Effect', che richiede un costante impegno nelle aziende a reinventarsi e proporre appuntamenti sempre nuovi e in grado di stupire il pubblico.
“Per ottenere questo effetto è necessario un intenso lavoro con l'agenzia – ha suggerito Arianna Baldanzi -, che consenta la creazione di un progetto basato su valori comuni all'azienda e al target, che si riconoscerà così nell'evento, sentendosi parte attiva di un processo più ampio”.
A questo proposito, Maja de' Simoni ha lanciato una provocazione, chiedendosi se l'effetto sia più da considerarsi come il fine ultimo di un evento o, piuttosto, uno strumento per raggiungere altri obiettivi. “Spesso viene perseguito come risultato di arrivo per misurare la soddisfazione di chi partecipa, ma la 'satisfaction' rappresenta solo uno dei tanti step della misurazione” - ha affermato.
“Al momento c'è una bassissima propensione al rischio – ha poi aggiunto Lorenzo Giorgetti – e non è assolutamente possibile raggiungere l' 'effetto wow' se non si corrono dei rischi”.
Infine, i relatori si sono concentrati su ciò che fa la differenza nei servizi offerti dalle agenzie e, ancora una volta, sono emersi i concetti di 'value for money' come ottimizzazione dei costi, di aumento della creatività e della capacità organizzativa.
La tavola rotonda si è poi conclusa con un intervento del moderatore, Giulio Carloni, che ha prospettato l'atteggiamento ideale che dovrebbero avere le aziende e le agenzie. “Bisognerebbe stare con i piedi per terra, ma, al contempo, avere la capacità di guardare oltre, così che l'event making possa cambiare alla stessa velocità del mercato, fornendo soluzioni istantanee alle nuove esigenze emergenti”.