Incentive family-friendly: un trend in aumento

Nel 2007 il 15% degli Incentive organizzate da Maritz Travel ha visto la partecipazione di bambini. Nel 2010 la percentuale è aumentata fino a raggiungere il 21%. "I tempi sono cambiati - spiega Jim Ruszala (nella foto), Direttore Marketing -, le persone hanno sempre meno tempo a disposizione". E se un Incentive significa sottrarre ulteriore tempo alla famiglia, può spesso essere visto come un peso, piuttosto che come una ricompensa.


Quando si tratta di organizzare un incentive family-friendly, le compagnie hanno a loro disposizione diverse opzioni: potrebbero decidere di coinvolgere i bambini solo ad anni alternati, potrebbero semplicemente aprirlo alle famiglie senza, per questo, modificarne la location, i meeting e le normali attività di intrattenimento previste, oppure, come suggerisce Ruszala, potrebbero modificare interamente l'organizzazione dell'evento in base alle esigenze che la partecipazione della famiglia comporta.

Ci sono aziende, come The Principal Financial Group, per cui gli incentive family-friendly sono già una scelta consolidata da decine di anni. "Il continuo feedback positivo che riceviamo a proposito dei nostri incentive ci fa capire quanto l'opportunità di poter portare i bambini sia importante per i partecipanti - ha affermato Lynne Schueler, Assistant Director, Supplier Relations and Development del Gruppo di Des Moines - . I nostri dirigenti pensano che questo ci differenzi in positivo dai nostri competitor e contribuisca a far sentire i partecipanti come parte 'di una grande famiglia', grazie alle relazioni che si instaurano tra le diverse famiglie che si incontrano ogni anno".

Generalmente questo tipo di eventi coinvolge da un minimo di 550 a un massimo di 700 partecipanti. "La location è un elemento fondamentale che influenza un'affluenza maggiore o minore di bambini - ha spiegato Schueler - . Di solito la media si aggira attorno a 100-125 bambini, tuttavia l'incentive organizzato nel 2010 al Disney Yatch and Beach Club ha attirato 200 bambini".

Una delle grandi sfide per chi, come Schueler, gestisce questo tipo di eventi, è rappresentata dai costi relativi agli accompagnatori dei partecipanti. "Cerchiamo di ottenere prezzi scontati e offerte per quanto riguarda le attività e i menu, ma non possiamo pagare anche le quote per bambini, che sono completamente a carico dei partecipanti. Facciamo il possibile per creare dei 'pacchetti', sia per quanto riguarda i pasti, che per le attività e i trasferimenti".

"Inizialmente le aziende pagavano anche le quote dei bambini. Nel 2007, ci è stato imposto di far pagare ai partecipanti le quote delle famiglie. Ci sono due fasce di prezzo: una per i bambini dai 6 ai 18 anni, e un'altra per i ragazzi dai 18 anni in su - spiega un altro organizzatore - . Per i bambini al di sotto dei 6 anni la partecipazione è gratuita. Inoltre, anche i costi per il trasporto sono a carico delle famiglie. Si possono raggiungere anche i 4.000 dollari a famiglia per ogni evento; per questo, da quando i costi sono a carico delle famiglie, abbiamo registrato un diminuzione della tendenza del personale a portare l'intera famiglia".

La possibilità per le famiglie di partecipare agli Incentive può rivelarsi, però, un'arma a doppio taglio: se, infatti, da un lato, la presenza dei propri cari contribuisce a creare un senso di 'grande famiglia' con la propria azienda e permette ai partecipanti di condividere la propria realtà lavorativa con la famiglia, dall'altro, si corre il rischio che gli stessi si concentrino di più su quest'ultima.

4 Suggerimenti prima di invitare le famiglie

Le aziende che considerando l'eventualità di aprire i propri Incentive alle famiglie devono tenere conto di diverse variabili. Jim Ruszala ha individuato quelli che ritiene essere i quattro principali  fattori da tenere in considerazione.

1. Distrazioni.
È importante che le compagnie comunichino direttamente ai partecipanti gli obiettivi dell'incontro e quelli che saranno i loro impegni nel corso dell'Incentive. Sarà fondamentale organizzare apposite attività per le famiglie, così che queste abbiano qualcosa da fare mentre il personale dell'azienda sarà coinvolto negli incontri.

2. Partecipanti senza bambini.
In un recente sondaggio eseguito da Maritz Travel sul personale senza figli, è emerso che quattro intervistati su cinque sono comunque favorevoli alla partecipazione dei bambini agli Incentive. Tuttavia, Ruszala specifica che ogni singola azienda è diversa dall'altra, per cui sarebbe appropriato chiedere al personale il proprio parere al riguardo prima di prendere eventuali decisioni.

3. Budget.
La partecipazione delle famiglie non deve incideresul budget dell'evento. Per venire incontro ai partecipanti, gli organizzatori possono offrire prezzi scontati per le attività e i menù dei bambini.

4. Family-friendly o family-focused?
Nel primo caso, i bambini sono semplicemente invitati all'evento; nel secondo, la famiglia è l'elemento fondamentale in base al quale vengono scelte la location, le attività e l'intrattenimento. Inoltre, in questo caso, viene anche spedito del materiale promozionale dell'evento direttamente a casa dei partecipanti, così da coinvolgere tutta la famiglia.

(da meetingsnet.com)