Una formula da bis

da e20 di aprile 2007

La formula non è inedita: ‘Focus on Us’ è ormai diventato un appuntamento fisso per i dipendenti Vodafone. Giunto alla sua quarta edizione, è a metà tra un roadshow e un evento interno aziendale, nel senso che unisce l’efficacia del presidio territoriale, fondamentale per una realtà che opera a livello nazionale, alla formula collaudata della comunicazione interna, necessaria per trasmettere entusiasmo e per creare un clima di coesione.
Nuova è, invece, la collaborazione con il gruppo ForumNet, che, dotato di location nelle principali città italiane, ben si presta a un evento con queste caratteristiche. Per il primo anno, dunque, Vodafone, supportato dall’agenzia Input che si è aggiudicata la gara per il 2007, ha scelto le strutture del network ForumNet per due delle tappe del roadshow: il PalaAlgida di Livorno (9 febbraio) e il Teatro della Luna di Milano (26 febbraio), quest’ultimo noto al grande pubblico per i musical della compagnia della Rancia (l’ultimo, ‘Cabaret’, ha visto in scena Michelle Hunziker) e ormai ‘costola’ dell’adiacente DatchForum. Andiamo, dunque, a scoprire qualcosa di più su questo evento.


FATTI ‘CON LO STAMPINO’
Eventi come ‘Focus on Us’ pongono, innanzitutto, la questione della replicabilità, o meglio, di una perfetta replicabilità: ciascuna delle tappe deve seguire la stessa ‘impronta’, sia per una ragione di immagine, sia per la necessità di comunicare un messaggio omogeneo. “L’obiettivo - specifica Simona Vandelli, responsabile organizzazione ed eventi Vodafone Italia - è quello di fare il punto della situazione sul mercato in cui operiamo e, soprattutto, sulla nostra realtà: dove siamo arrivati e in che direzione stiamo andando. Per questo, l’amministratore delegato e il direttore generale, insieme al management delle diverse aree, illustrano di volta in volta lo stato dell’arte e rispondono alle domande a loro rivolte. Un momento importante, quindi, di condivisione strategica e di confronto. In ciascuna delle tappe, l’evento si è svolto in maniera identica. Abbiamo organizzato, in ogni location, un pre-accredito elettronico che ha permesso di facilitare l’ingresso delle quasi 10.000 persone in tutta Italia: iscrivendosi tramite la rete Intranet, i colleghi hanno ricevuto via e-mail un codice a barre da presentare all’ingresso.

Dopo il welcome coffee, una plenaria a cura dell’amministratore delegato o del direttore generale; a seguire, gli interventi dei manager di regione e, infine, una sessione di domande e risposte. Ogni ‘Focus on Us’ è durato circa quattro ore. All termine degli incontri, è nostra prassi chiedere un feedback per capire il livello di apprezzamento dell’evento e per definire gli eventuali margini di miglioramento”.
Quando si parla di replicabilità, però, si intende non solo la ripetizione della scaletta degli incontri, ma anche la ‘clonazione’ di uno stesso tipo di allestimento, di palco, di effetti di luci, suoni e immagini, poiché è ormai acquisito che, prima che dalle parole dei relatori, il messaggio passa attraverso l’esperienza, la percezione sensoriale e l’atmosfera che si respira a un evento. Ecco il motivo per cui la location diventa elemento fondamentale: prima che per la disponibilità degli spazi, per la versatilità degli stessi e per la professionalità dello staff che lavora per contribuire a rendere possibile qualunque tipo di esigenza scenografica. Non a caso, Vodafone si è affidata a location polifunzionali, o comunque, come specifica Vandelli, “a spazi diversi dagli alberghi”.

IL CONTRIBUTO DELLA LOCATION
A conferma dell’importanza delle location per la riuscita di un roadshow istituzionale come ‘Focus on Us’, le parole di Enrico Quartana (nella foto), responsabile commerciale gruppo ForumNet, che così ricostruisce le fasi di un lavoro che ha visto la collaborazione tra Vodafone, l’agenzia Input per la regia e lo studio degli allestimenti, la collegata Output per la logistica dei partecipanti e lo stesso ForumNet: “Non ci siamo limitati al solo affitto del PalaAlgida e del Teatro della Luna, ma abbiamo fornito supporto tecnico, sia durante l’allestimento e lo smontaggio sia nel corso dell’evento tramite personale specializzato.
Inoltre, ci siamo occupati del catering, firmato Il Maestro di Casa, nostro partner per molti eventi, rimanendo in continuo contatto con Ouput. Oltre al personale tecnico, ciascuna delle tappe ha visto il coinvolgimento della figura commerciale di riferimento, Rita Bonzio, del responsabile della struttura e dell’account dedicato. Per un brief molto dettagliato come quello di ‘Focus on Us’, che richiedeva location flessibili e modulari in cui riprodurre il ‘mondo Vodafone’, le strutture ForumNet si sono rivelate ideali. In particolare, al Teatro della Luna le dotazioni di base si prestano per grandi allestimenti, a partire dalle americane fisse e dall’ampio palco (40 x 20 m, ndr). Sia il PalaAlgida che il Teatro della Luna, poi, sono dotati di spazi suddivisibili, plus che è stato sfruttato durante la convention. Abbiamo ricreato un’area per l’accoglienza degli ospiti, organizzata per l’accredito dei partecipanti con guardaroba annesso, un’area convention, con un palco molto imponente su cui sono stati posizionati grandi schermi per garantire una buona visuale a tutti i partecipanti, e infine un’area esterna dedicata al catering, che a Milano è stata organizzata all’interno di una tensostruttura esterna riscaldata, in modo da ampliare la capienza del foyer. Al Teatro della Luna, inoltre, è stata utilizzata la sala vip riservata al management di Vodafone con catering a parte”.
Quattrocento persone a Livorno e circa duemila a Milano: questi i numeri delle tappe del roadshow, che rendono l’idea della grandiosità dell’evento e della relativa difficoltà di garantire a ciascuno il meglio in termini di soddisfazione, visibilità, partecipazione e, per gli aspetti più tecnici, disponibilità di spazi vitali, accessibilità e comodità.
Anche su questi ultimi punti, le due location del network ForumNet si sono rivelate all’altezza delle esigenze: 3.500 i posti auto esterni al DatchForum e Teatro della Luna per una ricettività di oltre 1.700 persone e una capienza di oltre 8.000 persone per una superficie di 12.000 metri quadri per il PalaAlgida di Livorno.
Abbiamo chiesto a Vandelli il livello di soddisfazione raccolto dai questionari distribuiti durante le tappe del 9e 26 febbraio: “C’è stata una grande adesione da parte dei dipendenti di tutte le sedi. Dai feedback ricevuti, l’evento è stato apprezzato; grazie al confronto con il top management, le strategie sono più chiare a tutti i colleghi. L’obiettivo prefissato è stato raggiunto”.

Chiara Pozzoli