I partner degli eventi. Intervista a Fbai Promotion

I partner di servizi per eventi si propongono oggi come veri e propri consulenti, capaci di dare un contributo importante al successo dell'evento.
Fondamentale, dunque, è il ruolo di tutti quei fornitori che gestiscono i diversi 'pezzi' dell'evento: catering, grafica, servizi audio, video e luci, allestimenti e scenografie, selezione del personale e altro ancora.
e20express, dopo l'intervista a Scenes e Slide Events, prosegue il proprio 'viaggio' tra i player di settore, cercando di far luce sulle tendenze, sulle richieste dei clienti, sull'impatto della crisi economica e sulle previsioni per il futuro.
Oggi è il turno di Fbai Promotion, agenzia speicalizzata in event marketing e promotion.
A rispondere alle nostre domande è Mattia Di Lullo, Client Director.

Quando a suo avviso un partner della sua categoria fa la differenza nella realizzazione di un evento?
L’evento deve essere gestito dall’agenzia come se fosse una creatura propria.
È fondamentale che il cliente trovi nell’agenzia che lo segue, attraverso tutte le persone con cui entra in contatto, un partner dedicato, motivato e attento alle sue esigenze, che si rapporti a lui non come un'entità esterna, ma come un suo prolungamento. Un interlocutore sempre disponibile quando si presentano specifiche esigenze operative.
Fbai Promotion, per esempio, opera come braccio operativo della società partner, collaborando a stretto contatto con il Project Leader per fornire le migliori risorse attraverso una selezione ad hoc e garantire un feedback costante durante tutte le fasi dell’evento, dalla pianificazione alla presentazione dei risultati finali.

Quali sono state nell’ultimo anno le richieste più frequenti da parte dei clienti?
La crisi economica ha portato a una focalizzazione dei nostri clienti sulle attività BtoC, che consentono di raggiungere il consumatore finale offrendo un maggiore controllo dei risultati in tutte le fasi dell’evento. Abbiamo avuto una crescita consistente delle richieste di In Store Promotion finalizzate all’aumento del sell-out nel breve e medio periodo e delle richieste di distribuzione hand to hand e door to door. In parte sono aumentate anche le richieste di attività di Guerrilla e Street Marketing. C’è stata invece una contrazione delle attività di comunicazione pura e di Brand Awarness.

In che modo la crisi economica ha impattato sul vostro settore? Quali aspetti in particolare ne hanno risentito? E quanto la crisi ha pesato sulle vostre proposte economiche?
La crisi economica ha indubbiamente portato a una contrazione dei budget destinati alle attività di comunicazione, anche se rispetto al settore dell’Above the Line, il Below the Line ha risentito meno di questa tendenza. In particolare nel mondo degli eventi c’è un’attenzione sempre maggiore all’efficacia e all’efficienza dei budget investiti che ha portato i clienti ad esprimere nuove esigenze sia per quanto riguarda gli aspetti gestionali sia per quanto riguarda i profili delle risorse richieste. Molto spesso, i clienti chiedono un minor numero di risorse, ma sempre più competenti, versatili e in grado di svolgere diverse funzioni.
Per rispondere a queste esigenze Fbai Promotion ha deciso di investire ulteriormente sulla ricerca di nuovi profili e su una più ampia offerta dei servizi. Dal punto di vista delle proposte economiche crediamo nell’ottimizzazione dei preventivi attraverso la riduzione dei costi che ci ha consentito di offrire ai nostri clienti una politica di pricing più aggressiva rispetto al passato.

Si può parlare di un ritorno alla semplicità anche nel vostro mercato?
Al contrario, la crisi ha portato a un aumento delle esigenze dei clienti e a una maggiore complessità. Come già accennato, i clienti chiedono profili professionali più versatili e multitasking in grado di svolgere diversi compiti contemporaneamente. La risposta di Fbai Promotion a questo scenario è una nuova figura professionale: la Promo-Hostess. Un’unica risorsa che unisce la capacità di accoglienza e gestione ospiti e di problem solving della hostess di talento, alla capacità di vendita, persuasione e incentivazione del pubblico all’acquisto della migliore promoter, il tutto supportato da un elevato standard estetico.

Quali sono le strategie e le armi che una società di risorse umane per eventi deve possedere per resistere alla crisi?
Fbai Promotion punta molto sulla qualità delle risorse umane, sia per quanto riguarda il personale esterno sia per quanto riguarda quello interno. E’ fondamentale avere risorse motivate, costantemente aggiornate e flessibili per dare risposte più efficaci alle esigenze del mercato. Un altro aspetto importante sono le tecnologie. Per ottimizzare i tempi di gestione abbiamo puntato su una forte informatizzazione, per esempio potenziando le funzioni dei database interni.

Che tipo di relazione deve esistere fra un partner come voi, l’agenzia che organizza l’evento e l’azienda committente?
Il rapporto che costruiamo con i nostri partner è di trasparenza e collaborazione. La nostra società si presenta come un’estensione dell’impresa partner nella fornitura dei servizi richiesti per la buona riuscita dell’evento, condividendone gli obiettivi. Gestiamo l’evento come se fosse un nostro progetto, ma non interveniamo nel rapporto tra l’agenzia cliente e il committente.

Ci può citare una case history significativa del vostro approccio agli eventi?
Abbiamo una lunga casistica di eventi significativi, ma esemplifica molto bene il nostro modus operandi la collaborazione con il Gruppo Pam, per il quale abbiamo realizzato diverse tipologie di evento, dalle attività In Store per le Private Label, alle campagne di lancio delle fidelity card, dalle inaugurazione di nuovi store con attività di animazione e spettacolo, ad eventi concorsuali istant win finalizzate al rilancio territoriale.
Ognuno di questi eventi ha visto una costante collaborazione di tutti i soggetti impegnati nell’attivazione. Come agenzia siamo stati coinvolti fin dalle prime fasi di pianificazione con il cliente per la definizione degli obiettivi, della meccanica e della comunicazione a supporto. Inoltre abbiamo gestito non solo la selezione delle risorse umane e l’organizzazione del briefing, ma anche gli aspetti logistici, di contattativa e gestione del punto vendita e di elaborazione dei dati sull’evento, operando come una segreteria organizzativa interna alla committenza. In sostanza, siamo scomparsi come agenzia e abbiamo agito come divisione distaccata del cliente, con l’obiettivo ultimo di garantire un continuo feedback sull’andamento dell’attivazione.

Come vede il futuro prossimo per la sua struttura? Quali sono le previsioni di chiusura per il 2010?
La situazione economica per il momento non presenta segni di ripresa, pertanto, per quanto ci riguarda, il 2010 è un anno di osservazione del mercato, finalizzata alla valutazione delle tendenze e dei cambiamenti. È sicuramente un periodo in cui ci impegniamo a rinforzare i rapporti con i partner consolidati e a potenziare il nostro bacino di clienti attraverso una differenzazione dell’offerta e una sempre maggiore personalizzazione dei servizi.