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CWT White Paper, ecco perché conviene prenotare un viaggio aziendale tramite agenzia
Un tema estremamente attuale, che travel manager e viaggiatori affrontano in azienda. In sette brevi capitoli sono passate in rassegna le tante sfaccettature dell’acquisto di un servizio di viaggio - sia esso un biglietto aereo, una camera d’hotel o un’auto a noleggio - e della gestione del business travel in azienda, così da chiarire quali strategie e strumenti siano adottati dalle imprese e perché.
Il primo CWT White Paper pubblicato da CWT Italia, riprendendo un’iniziativa editoriale già promossa da CWT a livello globale, vuole rispondere a una domanda che serpeggia - talvolta sottovoce, talvolta esplicitamente – tra i dipendenti delle aziende: perché non acquistare un servizio di viaggio online, senza passare dall’agenzia, dato che le tariffe talvolta sono più convenienti?
Chi si occupa delle trasferte aziendali ha ben presente i termini della questione e sa come rassicurare i dipendenti e motivarli al rispetto della travel policy.
Il White Paper è concepito con un taglio sintetico, concreto e di rapida lettura per fornire a travel manager e viaggiatori un supporto dettagliato, autorevole e facilmente consultabile.
Il documento, in particolare, mette a fattor comune una serie di esperienze raccolte intervistando alcuni esperti travel manager aziendali - appartenenti a importanti realtà italiane e multinazionali - e si basa sulle loro risposte ed esperienze di vita vissuta.
«Questo primo CWT White Paper ha origine dall’ascolto del mercato. Dal confronto con i responsabili viaggi, infatti, abbiamo colto l’esigenza di ricevere approfondimenti su tematiche specifiche, in modo però semplice e veloce - dichiara Loretta Bartolucci, senior director Sales, Marketing & Advanced Client Solutions di CWT Italia -. Anche l’argomento cui dedicare il primo ebook è stato scelto ascoltando i dubbi e i problemi di viaggiatori e travel manager. Con soddisfazione ora pubblichiamo i risultati di questo approfondimento restando in attesa dei feedback dei lettori per continuare il dialogo aperto».
In sette brevi capitoli sono passate in rassegna le tante sfaccettature dell’acquisto di un servizio di viaggio - sia esso un biglietto aereo, una camera d’hotel o un’auto a noleggio - e della gestione del business travel in azienda, così da chiarire quali strategie e strumenti siano adottati dalle imprese e perché.
Come ha dichiarato un travel manager intervistato «spesso ciò che appare non corrisponde pienamente al vero o è solo la punta di un iceberg molto più grande». In questo breve documento si cerca quindi di svelare cosa si nasconde alla base di questo 'iceberg', confrontando i servizi offerti attorno a sette aree chiave nella gestione complessiva del viaggio aziendale.
Sinteticamente, ecco sette buone ragioni per cui conviene prenotare i viaggi d’affari tramite TMC (Travel Management Company):
1. Tariffe e costi sono complessivamente più bassi, se si valutano le condizioni, i costi nascosti, le oscillazioni tariffarie nel corso dell’anno, il potere negoziale delle TMC nel definire le tariffe corporate - che ricerche indipendenti rivelano più convenienti tra il 9 e il 15% - e le soluzioni di pagamento.
2. Il servizio svolto dall’agenzia permette ai dipendenti di restare focalizzati sulle proprie mansioni, senza perdere tempo e produttività nella ricerca e comparazione delle tariffe e nell’acquisto.
3. La mole di dati a disposizione dell’azienda sulla quantità e tipologia delle spese registrate in dettaglio permette di avere un costante controllo dei costi e di compiere analisi utili per migliorare le performance aziendali, generando importanti saving.
4. Grazie al supporto delle agenzie specializzate, le aziende possono identificare una travel policy più appropriata alle proprie esigenze e promuoverne l’effettivo rispetto da parte dei viaggiatori, con conseguenti miglioramenti nei processi e nei risultati economici.
5. Gli strumenti proposti dalle TMC - dai self booking tool alle soluzioni per il recupero dell’Iva, la gestione delle note spese o i processi amministrativi - si integrano con gli altri programmi in uso in azienda e permettono una gestione del viaggio in ottica end-to-end coprendo tutte le fasi della trasferta.
6. Le agenzie specializzate offrono servizi di safety & security dedicati - sempre più utili in un contesto globale di alti rischi ambientali e politici - che aiutano le aziende a garantire la sicurezza dei collaboratori in trasferta.
7. Il viaggiatore è sempre più al centro dei servizi di viaggio erogati dalle TMC che stanno moltiplicando, in particolare, gli strumenti per comunicare le informazioni utili per la trasferta (piattaforme web, email, sms e innovative app mobile).
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