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Grande successo per il meeting organizzato dal Club para la Excelencia en Eventos a Valencia
Da una visione d'insieme, è risultato che la Germania è attualmente l'industria più grande e attiva (25 miliardi di euro, contro i 5 miliardi in Spagna) e FAMAB conta più di 250 membri tra aziende, agenzie e fornitori. Anche per quanto riguarda l'ambito dei servizi e delle responsabilità, ha una struttura solida e ben definita. La stessa cosa può essere detta per l'Inghilterra e per la Francia, dove i servizi sono sviluppati e notevoli, ed è stata data particolare attenzione alla formazione di futuri professionisti nel campo degli eventi, con una vera e propria Scuola dedicata.
L'associazione italiana è parte di un gruppo più grande, la tradizionale AssoComunicazione, un'organizzazione che ha più di 60 anni. Tralasciando alcuni rallentamenti burocratici, l'associazione ha pubblicato una campagna (e manifesto) su alcuni media dove venivano riportate tutte le pratiche negative che le agenzie di eventi devono spesso subire dai propri clienti.
In Spagna, l'anno scorso, il Club para la Excelencia en Eventos ha sviluppato un Codice di Comportamento per l'industria e supportato la creazione di una scuola per Organizzatori di Eventi (alcuni membri del Club sono entrati a far parte dello staff della scuola).
Con l'eccezione della Germania, che sta attraversando una fase di debole crescita, tutti gli altri Paesi hanno sofferto di forti cali nella produzione, che ammontano, nella maggior parte dei casi, a circa il 10% nell'ultimo anno.
Con l'aiuto di Ephymera Sostenibilidad, agenzia specializzata nell'ambito della sostenibilità degli eventi, è stato osservato che il coinvolgimento in 'eventi sostenibili' varia di Paese in Paese. Nuovamente, la Germania e il Regno Unito sono in testa, rispettivamente grazie alle azioni di FAMAB e alla spinta ottenuta grazie alle misure governative previste per le prossime Olimpiadi nel 2012.
La Germania ha la sua Certificazione di Sostenibilità, convalidata da due aziende che hanno una qualifica legale in merito, e ha una richiesta di eventi sostenibili che raggiunge il 30%. Il processo complessivo richiede un lavoro di documentazione speciale e, punto di vista che tutte le altre associazioni europee condividono, mira ad acquisire una certificazione per l'agenzia e non il singolo evento. Il Regno Unito ha il suo British Standard per certificare gli eventi sostenibili, che, però, nonostante l'autorizzazione del governo, non è ancora molto diffuso. La Francia ha dato il via ad alcune azioni e ha creato dei siti web specializzati sul tema, mentre Italia e Spagna non hanno ancora delle regolamentazioni in ambito di sostenibilità.
Quello che le agenzie vorrebbero ottenere è una certificazione europea, della durata di almeno 2 anni, che possa essere ottenuta in un modo più semplice rispetto alle troppo complicate e burocratiche certificazioni ISO. Bisognerebbe imitare il modello tedesco, che ha già iniziato un processo di internazionalizzazione con la Svizzera. Nel corso dell'incontro è stato istituito un gruppo di lavoro, che si è dato come termine per avere alcuni risultati in merito l'estate 2012.
Il secondo giorno è stato invece incentrato sul tema della misurazione finanziaria di un evento, standardizzata sul modello del ROI. Eric Mottard di Eventoplus ha moderato l'incontro, che si è focalizzato soprattutto sulla questione della validità o meno del ROI in relazione ai corporate events, e alla ricerca di soluzioni alternative.
Tutti i partecipanti sono stati d'accordo nell'affermare che avere una misurazione è essenziale, sia per i clienti che per le agenzie, perchè l'industria si evolva. I clienti devono giustificare i propri investimenti e le agenzie devono giustificare l'utilità del proprio lavoro ai clienti. Tuttavia, molti aspetti e variabili sono in gioco in un evento, e i semplici risultati in termini di vendite non possono misurarli.
Uno dei focus principali della discussione è stato sul ROI che lo European ROI Institute, attraverso Elling Hamso e la metodologia Phillips, ha standardizzato, anche se in maniera ufficiosa. Fino a un certo livello (il livello 3 Phillips) la misurazione sarebbe valida e utile, ma proseguendo in una valutazione strettamente finanziaria (livelli 4 e 5) diventerebbe pura teoria, date le numerose variabili non misurabili. A questo proposito, il ROO (Return on Objectives) o il ROE (Return on Education) si sono rivelati più specifici e più 'pratici' in termini di valutazione dell'impatto di un evento.
Inoltre, è stata riscontrata una grande differenza rispetto a come i diversi Paesi gestiscono la misurazione dell'impatto degli eventi: la metodologia Phillips è accettata nel Regno Unito, ma non è molto utilizzata altrove. In Italia e Spagna l'argomento viene evitato dalle agenzie e sembra essere un problema riguardante unicamente i clienti; la Germania manifesta un atteggiamento critico rispetto al metodo, ritenendolo non sufficientemente obbiettivo; infine, la Francia, ha una propria metodologia, così come un ampio database di case studies.
È stato deciso di sviluppare un nuovo sistema, che possa tenere conto dell'impatto globale degli eventi, senza limitarsi solo agli aspetti economici, e che andrebbe convalidato da un comitato di esperti. Il modo migliore per promuovere l'importanza della valutazione dell'impatto degli eventi sarebbe quello di selezionare una serie di case studies, coinvolgendo ogni associazione che porterebbe degli esempi propri. In seguito, il comitato potrebbe iniziare a sviluppare la nuova metodologia, che terrebbe conto di aspetti quali l'impatto sociale, motivazionale ed educativo.
L'iniziativa avrà inizio entro la fine dell'anno ed Eventia, l'associazione inglese, ha proposto un esperto che guiderà il progetto.
L'incontro è stato organizzato da Club para la Excelencia en Eventos, in collaborazione con il Palacio de Congresos deValencia, Turismo Valencia e Sorolla Palace Hotel.