Innovation Lab al Bea Expo Festival: come sfruttare il digital per gli eventi

Quali innovazioni vengono messe oggi a disposizione dei professionisti? 

Vediamo quattro proposte ‘eccellenti’ per potenziare il lavoro di aziende e agenzie.


1. Il primo intervento, quello di Franco Bondi di Eventboost, ha illustrato le potenzialità di una ‘integrated guest management platform’. Spieghiamo meglio. “Eventboost è una start up innovativa che vuole rispondere alle richieste dei professionisti di settore attraverso soluzioni ad hoc. Cosa chiedono gli event professional? Da una ricerca di MPI Internation emerge che vogliano wi-fi veloci, software a supporto dell’organizzazione dell’evento (budget, logistica, hotel reservation, table management e così via), soluzioni efficaci per la promozione dell’evento on line e sistemi efficienti per gestire gli attendee. Quest’ ultimo punto è il nostro core business”.

Infatti, Eventboost ha creato una piattaforma integrata in cloud per la gestione dei rapporti con gli attendee dedicata ai professionisti del mondo degli eventi, meeting, convegni, corsi di formazione, facilmente fruibile e totalmente customizzabile.

“Il nostro plus? Molti ancora oggi non sanno gestire efficacemente la relazione con gli invitati, mandano mail e inviti senza avere un quadro di chi parteciperà all’evento e senza alcun follow up. Noi gestiamo ogni aspetto. Qualche esempio? Invio save the date, social network sharing, mail di invito e conferme registrazione, settaggio delle comunicazioni relative all’evento, reminder, generazione di guest list finale, e check in on site con l’iPad App per gestire gli accessi e così via. Inoltre, realizziamo statistiche e report in tempo reale e campagne di after marketing”.


2. Realtà innovativa nell’ambito tipografico, Pixartprinting, invece, ricorda agli operatori di settore l’importanza di avere un partner affidabile e veloce per i processi di stampa.
“Il digitale offre potenzialità enormi – spiega Davide Turatti, digital marketing manager Pixartprinting -. Il nostro lavoro (e obiettivo) è quello di fornire attraverso un modello semplice e in un ambiente di sicurezza garantito dai feedback un catalogo di prodotti personalizzabile e acquistabile on line in Italia ed Europa”.

I servizi top? Pixartprinting è un’e-commerce con servizi di stampa professionali, una vera rivoluzione nell’ambiente. “Siamo andati on line per primi e abbiamo investito nelle tecnologie più sofisticate – spiega Turatti -, nonché in una logistica che ci permette di soddisfare i nostri clienti in tempi record, che vanno dalle 24 ore a un massimo di 7 giorni”.

Fin da subito Pixartprinting si è impegnata a garantire standard qualitativi di alto livello, superando le ‘distanze digitali’ tra cliente e tipografo on line e inserendo nel sito elementi utili per gli utenti, come interazioni, e feedback.

“Cosa offriamo? Chi organizza eventi qui può trovare di tutto, anche espositori - come il folding screen che ultimamente va moltissimo e che permette la personalizzazione di spazi -, o ancora, banner, manifesti, fotoquadri, borse, magliette, brochure, packaging, segnaletica, tutto a prezzi molto competitivi”.

Una delle ultime novità, infine, è il programma di loyalty creato per i clienti più fedeli. “Si tratta di Starway, un servizio per i nostri clienti atto a creare rapporti a lungo termine, fidelizzando con condizioni molto vantaggiose, attenzioni, sconti e linee preferenziali di assistenza”.


3. Altro fronte su cui ci sarebbe tanto da dire e da imparare è quello dei social, ‘pane quotidiano’ di Creativi Digitali, rappresentata al Bea Expo Festival dal socio Daniele Giudici. 

“Gli eventi non sanno sfruttare ancora appieno le grandi opportunità rappresentate dai social. Noi siamo un’agenzia di comunicazione non convenzionale, nata sui social, e posizionata tra le prime 10 agenzie di settore. Nel 2011 abbiamo creato un brand che si chiama Flash Mob Milano per unire mondo digitale e mondo reale, creando contenuti da comunicare in rete”.

I numeri? Dal 2011 sono stati fatti 37 eventi (tra flash mob & affini), è stata curata una community di 50mila persone con reach di 500.000 e sono state ottenute circa 1,4 mln di views su Youtube per il canale dell’agenzia.

“Oggi gli eventi non possono fare più a meno dei social. Perché essi nel tempo generano una grande loyalty e un valore aggiunto molto forte. Non affidate questo compito a gente inesperta, è pericolosissimo per la brand reputation. Oltre a stabilire un contatto con l’utente, infatti, bisogna saper produrre contenuti che siano interessanti e mantenere viva l’interazione. Perché le persone sono curiose, si emozionano e amano condividere ciò che li rende interessanti nella loro cerchia di contatti”.

Se vogliamo, quindi, rendere l’evento uno strumento di comunicazione potente dobbiamo saper usare i social. Le persone amano condividere ciò che li rende ‘fighi’, ovvero che dà contenuti interessanti perché accresce anche la loro reputation.

I benefit sono attivazione, coinvolgimento, fidelizzazione, brand awareness. La cosiddetta ‘Long tail’, coda lunga, ovvero, quel meccanismo per cui l’evento non muore e continua nel tempo, si generano contenuti extra, ha una seconda vita. Qualche tip per partire col piede giusto sui social? 

“Non improvvisare, stabilire una strategia, dedicare risorse specifiche a questo settore, saper usare linguaggi diversi a seconda della piattaforma di riferimento e...hashtag ma senza esagerare!” conclude Giudici.

4. Infine, l’intervento di Andrea Ghizzoni, country director WeChat Italy, ha illustrato le potenzialità dello strumento della chat applicato agli eventi. “Perché parlare di una chat in una rassegna sugli eventi? Perché le chat le usiamo tutti, per cui sono uno strumento da sfruttare al massimo anche nel settore. Oltre che per chattare, infatti, si possono utilizzare per molteplici scopi: per creare engagement, per informare, per lanciare opportunità di vendita...”.

WeChat è la quinta app più utilizzata al mondo con 468 milioni di utenti attivi. Oggi si propone come vero e proprio interlocutore per il mondo degli eventi. “Qualche esempio? Attraverso WeChat possiamo – senza lo scambio di numeri di telefono e dati personali – far comunicare le persone che partecipano a un evento, farli commentare quanto stanno vedendo, condividere mini video, accedere a contenuti particolari tramite QR Code o funzioni di prossimità, mandare messaggi di benvenuto e assistenza via chat, file multimediali di pubblicità, programmi dell’evento... 

Ad esempio: per il concerto della cantante Alessandra Amoroso abbiamo creato un’attività ad hoc per connettere i fan. Scaricando WeChat potevano accedere all’account ufficiale dell’artista, farsi selfie che andavano sul maxi schermo, vincere l’ingresso nel backstage...I risultati? Un + 13.300 di follower e oltre 55.000 messaggi sull’account ufficiale”.