Ricerche
Pubblicati i risultati della ricerca Mp-Eipm sull'acquisto dei convegni
Scarsa comunicazione fra le parti, poco rispetto e addirittura sospetti di gravi scorrettezze: non è sereno il rapporto fra aziende clienti e agenzie di convegni, secondo una ricerca internazionale presentata durante uno dei seminari della Convention di Federcongressi. Di seguito, la sintesi completa dei contenuti.
Nell’ambito del programma education offerto durante la prima Convention nazionale della federazione tenutasi lo scorso marzo a Viareggio, uno degli approfondimenti più interessanti è stato quello relativo alle tecniche di acquisto dei convegni.
Curato da Antonio Ducceschi, CMM, Director of Sales & Partnership Emea di MPI, il seminario in questione si rifaceva direttamente alla ricerca Meetings and Events purchasing, finanziata da MPI Foundation Europe in associazione con EIBTM (una delle principali fiere internazionali di settore) e da MCI Group Holding, e realizzata nel 2006-2007 dallo European Institute of Purchasing Management (EIPM) su un campione di 276 fra agenzie (43%), meeting planner (17%) e direttori acquisti (40%) nei settori farmaceutico (28%), Information & Technology (15%), finanziario - assicurativo (15%), largo consumo (13%), manifatturiero (13%), automotive (9%) e turistico (7%).
I risultati si possono riassumere nei seguenti punti: (i) difficoltà di comprensione fra venditori e
acquirenti: la grande maggioranza degli uffici acquisti non conosce il ruolo delle agenzie nella progettazione di meeting ed eventi. (ii) Scarsa trasparenza nelle proposte delle agenzie, quando invece i buyer vogliono esser certi di ricevere l’offerta più conveniente. (iii) Consapevolezza, da parte delle agenzie, di essere poco valutate dalle aziende potenziali clienti, soprattutto perché le loro offerte, dal lato sia tecnico sia economico, non risultano soddisfacenti. (iv) Sospetto, sempre da parte delle agenzie, di essere raggirate dalle aziende potenziali clienti, le quali, secondo questa visione, indirebbero gare non tanto per scegliere l’offerente migliore, quanto piuttosto per ricevere il maggior numero di proposte creative e poi utilizzarle in proprio, senza pagarne gli autori. Una visione davvero inquietante del mercato, cui peraltro Federcongressi ha posto recentemente un argine con il servizio di deposito dei progetti creativi, sfruttabile ad probationem nell’ambito di eventuali vertenze legali. (v) L’importanza di una figura dedicata ai meeting all’interno delle aziende, perché con la propria esperienza e sensibilità specifica può efficacemente mediare fra tutte le esigenze di cui ai punti precedenti.
In dettaglio, il 70% dei buyer dichiara di rivolgersi sempre ad agenzie specializzate per la realizzazione dei propri convegni, anche se solo nel 22% dei casi per un full service. Da qui la delusione delle agenzie, che si attenderebbero di essere sempre chiamate nella cabina di regia dei convegni, e che invece, spesso, si ritrovano confinate a un ruolo di consulenza marginale. Solo un buyer su due, oltretutto, dice di avere una precisa strategia d’acquisto, fondata su analisi di mercato.
La ricerca incoraggia a: (1) formalizzare i metodi e gli strumenti che regolano il rapporto fra utenti e fornitori nella meeting industry; (2) esaltare la creatività nelle proposte delle agenzie, e diversificare i servizi; (3) insistere sul fatto che un evento è prima di tutto uno strumento di costruzione o rafforzamento di una company o brand image, e dunque va inserito in un più ampio quadro strategico che certamente, ove compreso e valorizzato, indurrebbe da un lato le aziende clienti a un maggior rispetto per le agenzie e il loro lavoro, e dall’altro le agenzie a proposte più confacenti alle necessità comunicative delle imprese.
Curato da Antonio Ducceschi, CMM, Director of Sales & Partnership Emea di MPI, il seminario in questione si rifaceva direttamente alla ricerca Meetings and Events purchasing, finanziata da MPI Foundation Europe in associazione con EIBTM (una delle principali fiere internazionali di settore) e da MCI Group Holding, e realizzata nel 2006-2007 dallo European Institute of Purchasing Management (EIPM) su un campione di 276 fra agenzie (43%), meeting planner (17%) e direttori acquisti (40%) nei settori farmaceutico (28%), Information & Technology (15%), finanziario - assicurativo (15%), largo consumo (13%), manifatturiero (13%), automotive (9%) e turistico (7%).
I risultati si possono riassumere nei seguenti punti: (i) difficoltà di comprensione fra venditori e
acquirenti: la grande maggioranza degli uffici acquisti non conosce il ruolo delle agenzie nella progettazione di meeting ed eventi. (ii) Scarsa trasparenza nelle proposte delle agenzie, quando invece i buyer vogliono esser certi di ricevere l’offerta più conveniente. (iii) Consapevolezza, da parte delle agenzie, di essere poco valutate dalle aziende potenziali clienti, soprattutto perché le loro offerte, dal lato sia tecnico sia economico, non risultano soddisfacenti. (iv) Sospetto, sempre da parte delle agenzie, di essere raggirate dalle aziende potenziali clienti, le quali, secondo questa visione, indirebbero gare non tanto per scegliere l’offerente migliore, quanto piuttosto per ricevere il maggior numero di proposte creative e poi utilizzarle in proprio, senza pagarne gli autori. Una visione davvero inquietante del mercato, cui peraltro Federcongressi ha posto recentemente un argine con il servizio di deposito dei progetti creativi, sfruttabile ad probationem nell’ambito di eventuali vertenze legali. (v) L’importanza di una figura dedicata ai meeting all’interno delle aziende, perché con la propria esperienza e sensibilità specifica può efficacemente mediare fra tutte le esigenze di cui ai punti precedenti.In dettaglio, il 70% dei buyer dichiara di rivolgersi sempre ad agenzie specializzate per la realizzazione dei propri convegni, anche se solo nel 22% dei casi per un full service. Da qui la delusione delle agenzie, che si attenderebbero di essere sempre chiamate nella cabina di regia dei convegni, e che invece, spesso, si ritrovano confinate a un ruolo di consulenza marginale. Solo un buyer su due, oltretutto, dice di avere una precisa strategia d’acquisto, fondata su analisi di mercato.
La ricerca incoraggia a: (1) formalizzare i metodi e gli strumenti che regolano il rapporto fra utenti e fornitori nella meeting industry; (2) esaltare la creatività nelle proposte delle agenzie, e diversificare i servizi; (3) insistere sul fatto che un evento è prima di tutto uno strumento di costruzione o rafforzamento di una company o brand image, e dunque va inserito in un più ampio quadro strategico che certamente, ove compreso e valorizzato, indurrebbe da un lato le aziende clienti a un maggior rispetto per le agenzie e il loro lavoro, e dall’altro le agenzie a proposte più confacenti alle necessità comunicative delle imprese.