e20 n.108. INCHIESTA LOCATION&DESTINATION. L'evoluzione, è qui per restare

Oggi, che la situazione in tema emergenza si sta gradualmente risolvendo, il mercato sembra essere ripartito. Aumentano soprattutto gli eventi con numerica elevata che hanno sofferto maggiormente dell’arrivo del Covid19.

Anche tra le location dunque si respira un clima di fiducia nella ripresa del mercato e nella crescita di richiesta per eventi in presenza. E visto che ogni sfida può trasformarsi in un’opportunità di miglioramento oggi, tra le frecce nell’arco delle venue, anche numerosi progressi tecnologici fatti, giocoforza, per rispondere a un mercato stravolto dalla pandemia, ma desideroso comunque di comunicare e realizzare eventi. La digitalizzazione ha mantenuto il settore in vita, così come l’intraprendenza e lo spirito di collaborazione dei player della live communication.

Uno spirito di collaborazione che oggi più che mai è fondamentale all’interno delle aziende e nel rapporto tra aziende e clienti. Non fanno eccezione gli spazi per eventi e le destinazioni, che devono puntare alla costruzione di relazioni chiare e proficue con i propri clienti, specialmente oggi che tempistiche e budget si contraggono sempre di più.

COVID E DINTORNI
Le location sono dunque fiduciose nella ripresa del mercato e nell’aumento di richiesta per eventi in presenza, come ha spiegato Fabio De Santis, direttore Event & Conference Division Ieg: “Cogliamo segnali di vivacità, nel senso che la ripartenza dei primi appuntamenti sta moltiplicando lo stimolo all’incontro che nel lungo tunnel della pandemia era compresso negli appuntamenti digitali o ibridi. I nostri poli congressuali, Rimini e Vicenza, si avvantaggiano dall’ulteriore spinta che è rappresentata dai grandi eventi fieristici, anch’essi nel pieno di una ripartenza in presenza. I due anni trascorsi ci hanno ovviamente danneggiati, noi come tutti, ma in questa fase possiamo fortificarci grazie alle caratteristiche della destinazione. Rimini, profondamente cambiata, con un appeal ulteriore grazie ai profondi interventi compiuti a livello urbanistico, ci aiuta concretamente. Tutto ciò si innesta su una tradizione forte, orientata all’accoglienza, anch’essa fattori che genera ottimismo”.

“Non possiamo dimenticare che, per natura, l’uomo è un animale sociale - ha precisato Michele Gaidano, director of Sales PPN Hospitality -. Si avverte nell’aria e nelle persone il fermento e il desiderio di tornare a riavvicinarsi, a incontrarsi, a presentarsi con una stretta di mano. A conoscersi personalmente, a confrontarsi e a unirsi intorno ad un tema. Gli eventi e la loro organizzazione sono sicuramente soggetti a costumi e innovazione, ma il futuro della live communication, quello delle relazioni interpersonali, rimarrà sempre una costante e significativa componente dello sviluppo e del  consolidamento del business”

In realtà, la fiducia nel ‘live’ non si è mai persa, quello che è cambiato, durante la crisi causata dal Covid19, da parte dei player del settore e anche da parte delle venue è la ricerca di soluzioni alternative per garantire eventi più sicuri e più digitali.

“Ogni sfida può trasformarsi in un’opportunità di miglioramento - ha commentato Lorenzo Fasolo business developer Kready -. Le difficoltà legate all’organizzazione di eventi in presenza ci hanno portato ad arricchire l’offerta legata agli eventi in streaming: oggi, possiamo allestire studi virtuali e portare i contenuti su piattaforme come Vimeo, Zoom, YouTube e molte altre. La nostra regia digitalizzata è pronta a gestire ogni esigenza e a proporre soluzioni creative, sia nelle location interne al nostro ecosistema sia in location esterne”.

Anche il Blue Note Milano non si è mai fermato intraprendendo un profondo processo di digitalizzazione, come ha raccontato Daniele Genovese, managing director: “Abbiamo realizzato diverse produzioni in streaming che sono diventate un vero e proprio format dal titolo ‘the Hearth of Jazz’. Queste produzioni sono entrate a far parte dell’offerta del Blue Note, e contestualizzate con il brief del cliente abbiamo realizzato eventi digitali personalizzati integrandoli con l’experience di un live concert al Blue Note”.

L’esperienza e la condivisione con i clienti alla ricerca delle soluzioni più efficaci sono state una palestra utilissima e gli eventi ibridi sembrano costituire il futuro a prescindere dalla numerica in sala. Ne è convinto Fabio De Santis (Ieg), che ha aggiunto:“La peculiarità di questi mesi, con i limiti imposti dalle norme anticontagio, ha sviluppato ulteriormente l’aspetto della tecnologia per garantire appuntamenti in collegamento digitale. Abbiamo messo a punto soluzioni che si sono rivelate davvero efficaci, anche in questo caso grazie al supporto dell’expertise del gruppo Ieg. Fattori comuni alle fiere, sia quelle da remoto che quelle cosiddette ‘ibride’. Sono conoscenze che restano un patrimonio fondamentale e che integreranno gli appuntamenti in presenza”.

Lo sviluppo delle tecnologie nell’ambito della comunicazione, inoltre, sta creando nuove dimensioni e figure professionali specializzate, ampliando gli orizzonti dell’organizzazione di eventi.

“Oggi - ha precisato Lorenzo Fasolo (Kready) -, il cliente può scegliere se partecipare a un’iniziativa dal vivo oppure in streaming. Il mondo digitale dialoga con il mondo fisico, creando nuovi scenari ed esperienze Phygital. Gli eventi si stanno sviluppando nei Metaversi, dove gli avatar digitali interagiscono in ambienti virtuali. Un panorama vivace e in continua evoluzione, che stimola la nostra creatività e ci carica di entusiasmo!”.

Spazio alla tecnologia, dunque, in grado di potenziare le esperienze multisensoriali, capaci di coinvolgere gli spettatori a 360 gradi. Un esempio? Quello offerto dalla Starbucks Reserve Roastery di Milano che, grazie alla realtà aumenta, consente viaggi interattivi con il proprio dispositivo mobile.

Fil rouge rimane la qualità del servizio, al centro di tutte le venue nostrane. Come ha raccontato Michele Gaidano parlando di Falisia, a Luxury Collection Resort & Spa: “Portopiccolo, con i suoi ampi spazi e un’estrema attenzione alla privacy e alla riservatezza, è stata sempre compliant alle normative Covid senza sforzo. La consapevolezza nei clienti della qualità dei nostri servizi ha esercitato ancora maggiormente in questi due ultimi anni un potere di attrazione che ci ha permesso di continuare le nostre attività in tutta sicurezza”.

IL CLIENTE RIMANE AL CENTRO
Il rapporto con i clienti è da sempre un argomento delicato. Brief chiari e tempistiche ragionevoli sono la ‘conditio sine qua non’ per una relazione serena e, auspicabilmente, duratura. Così come la capacità di ascolto e di problem solving rappresentano i plus per un’implementazione dei progetti ottimizzata.

“L’esperienza maturata nell’ambito dell’organizzazione di eventi ci consente di anticipare e comprendere le richieste dei nostri clienti, nell’ottica della piena soddisfazione degli ospiti - ha raccontato Lorenzo Fasolo (Kready) -. Le possibili criticità sono già state valutate in fase di progettazione degli ambienti: le nostre location sono studiate nei minimi dettagli, in modo da ridurre al minimo i rischi legati agli imprevisti. Dopo aver raccolto le esigenze del cliente, siamo in grado di gestire con successo necessità inattese o richieste dell’ultimo minuto”.

Le esigenze dei clienti vanno sempre ascoltate, questo è certo. Ma il problema delle tempistiche sempre più strette rappresenta una sfida enorme per l’intero settore che spinge verso l’efficienza, ma anche a una definizione chiara degli obiettivi.

“Penso che un approccio professionale vada sempre accompagnato da una componente empatica - ha precisato Michele Gaidano (PPN Hospitality) -. Dalla sensibilità di saper cogliere gli eventuali sottintesi di una richiesta, alla capacità di saperli traslare in azioni concrete, l’obiettivo, così come la missione, è quella di saper anticipare e soddisfare le esigenze di un cliente senza che lo stesso debba necessariamente esplicitarle”.

La velocità di realizzazione di un progetto o di allestimento di una location può essere un problema sia che si parli di richieste fatte alle agenzie sia di quelle fatte a qualsiasi tipologia di location, ma sono un elemento di criticità maggiore specialmente per quelle strutture che hanno una programmazione di eventi interna.

Come ha confermato Daniele Genovese (Blue Note Milano): “La difficoltà maggiore che si incontra è il poco preavviso che il cliente ha nel pianificare e chiedere la disponibilità per un evento al Blue Note: questo perché il club è aperto 6 giorni su 7 e può succedere che la data richiesta dal cliente si accavalli con il palinsesto dei concerti già definito”.

Quale soluzione allora per rispondere al meglio alle richieste ‘last second’ e ottimizzare tempi e risorse? Un’idea viene da Extra Locations, che fornisce già in sede di brief una scheda puntuale e dettagliata della struttura (appendimenti, informazioni tecniche e implementazioni possibili), mettendo così fin da subito a disposizione dei clienti tutti gli strumenti necessari per realizzare eventi ad hoc sulle singole location.

di Francesca Fiorentino

Rivista e20 n.108 Feb_Mar_Apr 2022
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