Inchieste
Location, i 'must' per fare la scelta giusta
Quando si organizza un evento, è necessario prendere numerose decisioni, ma scegliere la location più adatta è quella che avrà il maggiore impatto sul proprio evento. Tutto, dalla data dell’evento al numero dei partecipanti, dalla dimensione del palco alle opzioni di fornitura catering, fino alla possibilità di ‘ibridare’ l’evento può dipendere dal luogo selezionato per l’occasione.
Quando iniziare a cercare? Prima è meglio è. Tre i fattori determinanti: budget, dimensioni stimate dell’evento e requisiti di spazio. Anche la tipologia di evento che si desidera realizzare ha ovviamente il suo peso nella scelta della location. Una cosa è certa: meglio prenotare lo spazio con mesi di anticipo in modo da avere tempo per pianificare altre cose importanti, come assicurarsi relatori d’eccezione,‘bloccare’ i partner più adatti o quelli ‘preferiti’, creare un programma dettagliato e magari sito Web dedicato, avviare la vendita biglietti o inviare inviti personalizzati, interagire con i partecipanti e altro ancora.
Sono numerosi i fattori che vanno vagliati quando si cerca una location per il proprio evento.
Di seguito ne riassumiamo alcuni, in un vademecum che speriamo possa essere utile per addetti ai lavori e non.
LOCATION, COSA CONSIDERARE
Costo
Essere flessibili sulla data può essere un ottimo strumento di negoziazione, poiché alcuni giorni della settimana tendono a costare meno.
Flessibilità dello spazio
Conoscere la flessibilità e modularità di uno spazio è fondamentale. Molti locali sono in grado di adattare le proprie sale a vari layout, mentre altri hanno layout fissi: è bene assicurarsi che il luogo scelto possa soddisfare le proprie preferenze prima di prenotare. Se si sta organizzando un evento all’aperto, è importante considerare la possibilità di maltempo. Dunque è bene assicurarsi di poter spostare l’evento in un’area al chiuso in caso di pioggia o al limite di poter coprire gli spazi open air.
Capacità, planimetria e accessibilità
La superficie totale è di estrema importanza. È necessario conoscere la capacità massima delle sale a disposizione sia per il comfort degli invitati sia per motivi di sicurezza, incluse eventuali regole, estemporanee o meno, relative alla capienza legate al Covid19. È necessario valutare da subito quali aree della location possono essere adibite ai diversi momenti/attività dell’evento, come registrazione, guardaroba, food&beverage, area espositiva, ecc. e dove poter posizionare palco, sedie per il pubblico, tavoli, ecc. Fondamentale assicurarsi che l’evento sia facilmente accessibile ai non abili (ascensori, peda- ne mobili, scivoli e rampe per disabili, ecc..).
Posizione
La location dovrebbe essere situata in un luogo facile da raggiungere per la maggior parte degli invitati e di facile accesso per i mezzi con i quali arriveranno. Se molti invitati vengono da fuori città, un luogo vicino all’aeroporto o ai loro hotel può essere più vantaggioso. In ogni caso, non bisogna dimenticare di considerare traffico, trasporti e opzioni di parcheggio. Se si desidera ridurre la possibilità che i partecipanti arrivino in ritardo, è possibile fornire loro una app per eventi mobili, con mappe, indicazioni stradali e informazioni sul parcheggio/navetta e sul programma.
Parcheggio
Una location con parcheggio privato, o nelle vicinanze, è ovviamente l’ideale. Nel caso, è possibile anche includere il costo nel prezzo del biglietto. In alternativa, è possibile negoziare con un servizio di taxi locale dando la possibilità agli ospiti di indicare un codice promozionale per i partecipanti. In eventi di alto profilo potrebbe essere apprezzato un servizio di parcheggio e riconsegna auto per l’evento.
Architettura e Ambiente
Tra le valutazioni da fare anche che l’architettura e l’arredamento dello spazio siano in linea con il mood del proprio evento.
Servizi
Catering. Se lo spazio scelto ha una propria cucina, potrebbe ad- debitare solo un acconto insieme al costo del cibo per ciascun partecipante. Se ne è sprovvista, potrebbe avere una partnership con un fornitore esterno, quindi se si optasse per una valutazione, sarà necessario un controllo preventivo della qualità del catering affiliato. Tavoli, sedie e biancheria. Se lo spazio scelto è già equipaggiato con arredamenti e accessori in linea con il tema e l’atmosfera del proprio evento, questo consente di risparmiare una grande quantità di denaro e fatica.
Installazione/pulizia. Se la location fornisce una squadra di montaggio e pulizia è l’ideale, altrimenti bisogna attrezzarsi per tempo.
Tecnologia
Alcune venue sono dotate di attrezzature audio- visive. In questo caso è necessario valutare se sono sufficienti e consentono la realizzazione dell’evento come è stato pianificato e dove si trovano nella planimetria. Se non fossero presenti va fatto un attento studio delle apparecchiature che serviranno e dove sarebbe meglio posizionarle. A seconda delle diverse tipologie di evento, l’acustica può contribuirne al successo o meno. Ci sono attrezzature che possono migliorarla qualora si ritenga che non sia sufficiente. Anche la connettività Wi-Fi è una necessità.V erificarne esistenza ed efficienza è ormai indispensabile.
Contratto e forza maggiore
Ottenere un contratto ufficiale con il fornitore della location è da sempre un must, perché dovere cambiare la sede quando è già tutto predisposto sarebbe molto complicato da gestire. Tuttavia, con la grande incertezza della pandemia, è una buona idea negoziare condizioni contrattuali flessibili con la sede, poiché il proprio evento potrebbe essere posticipato o annullato a causa di fattori imprevisti. Se la sede include una clausola di forza maggiore, verificare se vi è già o possa essere aggiunta una clausola relativa al Covid che protegga dalla perdita di tutto il deposito.
Data evento
Essere flessibili sulla data dell’evento può essere un ottimo modo per negoziare con la location. Se si danno due o tre opzioni di data, è più probabile che si ottengano prezzi scontati.
Assicurazione
Alcuni locali sono assicurati, altri accettano clienti con assicurazioni proprie. Meglio informarsi per tempo.
Sostenibilità
Tante scelte possono fare la differenza sia per l’ambiente sia per l’immagine che l’evento può dare di un’azienda o di un brand. La sostenibilità sarà la chiave non solo per gli eventi del futuro, ma anche per le location stesse. Dalla sostituzione della plastica con soluzioni biodegradabili per quanto riguarda omaggi alle bottigliette ed eventuali posate e contenitori di cibo ecologici, dagli arredamenti sostenibili in cartone alla lotta allo spreco del cibo fino alla pianificazione di un corretto smaltimento rifiuti differenziato. Gli organizzatori degli eventi, inoltre, possono incentivare l’uso del mezzo pubblico, convertire gli eventi fisici in digitali o ibridi o creare eventi localizzati che non comportino grandi spostamenti.
Sicurezza
Negli ultimi anni la regolamentazione in tema di sicurezza negli eventi è molto cambiata. La normativa di riferimento va sempre valutata con attenzione, così come i requisiti e percorsi di accesso alla location, la protezione antiincendio e l’eventuale piano di emergenza ed evacuazione a seguito della valutazione dei rischi. Con la situazione Covid in divenire e l’aggiornamento di norme e procedure costante, spazi e organizzatori devono garantire la presenza di attrezzature volte a: controllo green pass, screening digitale temperatura all’arrivo, tracciatura di tutti i partecipanti con contatto telefonico, eventuale test rapido con tampone, ambiente ventilato e con sistemi di filtrazione dell’aria (se non all’aperto), dispenser con igienizzante, cartelli con informazioni utili e personale specializzato nella pulizia e nel controllo del rispetto di norme anticovid.
Francesca Fiorentino