Da CWT un nuovo White Paper su spese di viaggio e rappresentanza

Ecco il contenuto del nuovo CWT White Paper dal titolo T&E Decision Tree.

Per molte aziende le spese di viaggio e rappresentanza rappresentano una quota significativa dei costi, quindi controllarle è fondamentale per i bilanci dell’azienda. 

Tuttavia, la grande quantità di dati correlati rende difficile elaborare, gestire e interpretare a fondo queste spese.

«L’Albero Decisionale per le spese di viaggio e rappresentanza che abbiamo elaborato - spiega Catalin Ciobanu, senior director Data & Analytics di CWT Solutions Group (la divisione specializzata nella consulenza strategica alle aziende che ha curato il White Paper) - prende in considerazione i diversi tipi di analisi che le aziende già svolgono e li riunisce in un unico schema costruito ad hoc. Analizzare sinotticamente le diverse categorie di spesa aiuta i responsabili viaggi, acquisti e finanza a individuare quali ambiti possono essere migliorati e con quali priorità».

Il T&E Decision Tree semplifica questo obiettivo, fornendo una visione immediata di come un’azienda può ridurre la spesa. In particolare, utilizza algoritmi per organizzare i dati all’interno di un modello di lettura molto chiaro, partendo da tre semplici domande: Quali servizi e prodotti sono stati acquistati? Come? Perché? 

Le categorie di spesa evidenziate sono le seguenti:

- Servizi essenziali di viaggio acquistati attraverso la TMC (Travel Management Company), tra cui voli, hotel e autonoleggio

- Spese extra legate ai servizi di viaggio, come le spese ancillari sui voli o i costi per i navigatori GPS per il noleggio auto; 

- Prenotazioni fatte 'fuori-canale', ossia non utilizzando la TMC

- Spese per servizi ausiliari occorse durante la trasferta, come pasti, taxi o parcheggi

- Spese non legate al viaggio (Non-Trip), compresi gli articoli per ufficio o brevi spostamenti con vetture di proprietà o sui mezzi pubblici in città

Oltre a fornire una visione strategica della spesa complessiva di viaggio e rappresentanza, il modello è flessibile e consente di gestire altre sottocategorie di spesa, da evidenziare in base alle specifiche esigenze. 

Dopo aver identificato le aree su cui focalizzare l’attenzione, i responsabili aziendali possono utilizzare l’albero decisionale T&E per:

- Allineare la spesa di viaggio con gli obiettivi di business

- Considerare il total cost of travel per prendere decisioni o autorizzare le trasferte

- Ridurre le spese ausiliarie, extra e Non-Trip;

- Migliorare la compliance alla travel policy da parte dei viaggiatori

«Il T&E Decision Tree – aggiunge Loretta Bartolucci (FOTO), senior director sales & marketing di CWT Italia – rappresenta un ulteriore strumento che CWT mette a disposizione del mercato per affrontare un ambito fondamentale nella gestione delle trasferte quale l’analisi delle spese. Il modello permette di coniugare l’accuratezza dell’analisi con la semplicità di applicazione e testimonia l’impegno di CWT nell’offrire ai clienti consulenza strategica, oltre che l’efficienza operativa di cui hanno bisogno. 

«Questa nuova iniziativa - conclude Bartolucci - si inserisce in un percorso di ricerca iniziato molto tempo fa e che ha consentito a CWT, grazie anche all’esperienza globale per clienti di tutte le tipologie, di precorrere i tempi e di proporre sempre al mercato soluzioni innovative per la gestione del ciclo completo della trasferta».

Il CWT White Paper T&E Decision Tree è scaricabile gratuitamente dal sito CWT a QUESTO LINK