Lanza (Consulta degli Eventi): contratti e budget, le regole ci sono. Meglio ricordarle

Serve chiarezza. A intervenire, dopo il Bea Educational di Roma (12 luglio), l'appuntamento organizzato da ADC Group che ha visto il confronto tra agenzie, aziende e professionisti della event industry, è Alessandra Lanza (nella foto), presidente della Consulta degli Eventi di AssoComunicazione.
Chiarezza sul modello di contratto e di budget stipulato, voluto e adottato dalla Consulta stessa. "Anche le agenzie di eventi, come le agenzie di comunicazione - dichiara Lanza a e20express.it - si sono date da tempo (2009, ndr) un modello di contratto e di budget che, opportunamente rispettato, garantisce un rapporto fluido e trasparente tra le parti. Il contratto tutela la creatività, garantisce la proprietà intellettuale dei progetti, definisce budget e modalità di pagamento. E a proposito di budget, vale la pena ricordare che la Consulta ha stilato un modello che riconosce il valore consulenziale delle agenzie e delle loro professionalità interne, ma anche delle attività di pre-produzione. Il budget è, quindi, la risultante di una serie di voci di spesa di natura differente. Insomma, nulla è lasciato al caso e all'improvvisazione".
Il tutto a vantaggio, anche, delle aziende, che con la stipula del contratto della Consulta ottengono garanzie di rispetto di tempi e delle modalità operative, nonché delle normative vigenti.
"C'è ancora troppa confusione in merito - ribadisce Lanza - ed è opportuno ricordare le norme che regolano i rapporti tra le agenzie di eventi e le aziende".

Di seguito, dunque, un 'refresh' sull'argomento già più volte trattato in questa sede e sulla rivista e20. Vi riproponiamo le rubriche curate da Alessandra Lanza e pubblicate su e20.

IL CONTRATTO
È il primo dei risultati importanti raggiunti dalla Consulta nel 2009: il contratto che lega e tutela le parti nell’ideazione e produzione di un evento di comunicazione. La sua realizzazione ha richiesto la collaborazione di un gran numero di specialisti, ma soprattutto l’impegno rigoroso dei membri della Commissione Contratto nata all’interno della Consulta e presieduta da Marco Moroni. Tutori legali: lo studio di avvocati Rossotto, consulenti legali di AssoComunicazione.
È oggi più che mai necessario definire un sistema di regole capace di costruire un rapporto più sano con i clienti e partner. Negli ultimi mesi sono state molte le agenzie che si sono trovate costrette a interrompere progetti già approvati e in fase di pre-produzione senza che gli venissero riconosciuti i costi sostenuti. Concepito proprio per essere loro d’aiuto, il contratto tutela la creatività, garantisce la sicurezza e riconosce il lavoro necessario nelle diverse fasi di della messa in opera di un evento. La stipula di un contratto è nell’interesse di entrambi gli 'attori', quindi sia dell’agenzia sia dell’azienda cliente.
Una carta che, oltre a definire alcuni punti nodali quali l’oggetto dell’incarico, le modalità di svolgimento, il budget e le modalità di pagamento, interviene a garantire la proprietà intellettuale e i diritti di utilizzazione del progetto. Con il contratto, agenzia e cliente possono accordarsi in modo chiaro circa la proprietà dell’idea creativa e il suo ambito di applicazione. Il contratto affronta inoltre la questione delle eventuali variazioni in corso d’opera del progetto, e le relative implicazioni in termini di budget e fattibilità.
Le aziende hanno da un lato la garanzia che i risultati finali incontrino le loro aspettative, e dall’altro che il lavoro dell’agenzia soddisfi le normative vigenti, tra le quali quella sulla sicurezza nei luoghi di lavoro, pena l’annullamento del contratto. Altra buona notizia per le aziende è la stipula obbligatoria di tutte le assicurazioni necessarie a coprire ogni genere di rischio, compreso quello della sopravvenuta impossibilità di realizzare l’evento stesso.

IL BUDGET
Per definire con chiarezza le modalità di remunerazione delle agenzie di eventi, tutelarle e fare un passo ulteriore nella costruzione di un linguaggio comune tra agenzie e clienti, la Consulta degli Eventi ha istituito la Commissione Budget, presieduta da Gianfranco Bo e composta da Andrea Baccuini, Alberto Camerino, Mauro Martelli, Graziano Mascheri e dalla sottoscritta. Obiettivo: definire delle linee guida per la corretta redazione del budget di un evento.
Il percorso non è stato privo di difficoltà. Non tanto per la varietà degli eventi, quanto per la disomogeneità nei format di budget delle agenzie. Il budget di un evento è la risultante di una serie eterogenea di voci di costo, dalla creatività al personale, dalle trasferte alle assicurazioni. Fino a oggi, ogni agenzia ha adottato una propria logica di classificazione e non c’è stata univocità su cosa fosse imputabile all’una o all’altra voce.
In particolare, la Commissione ha focalizzato il suo lavoro su quattro aspetti.
1) La quantificazione dell’idea creativa. È stata individuata una voce specifica per remunerare la creatività dell’evento, il cui valore è in funzione del contesto spazio-temporale di applicazione.
2) Le attività di pre-produzione: dalla finalizzazione dei layout creativi, ai sopralluoghi nelle location, dalla prototipazione dei materiali alla prenotazione degli spazi. È giusto che il cliente sappia quale sia la tipologia e il costo di queste attività, così che in caso di annullamento o posticipo dell’evento non saltino fuori spese non programmate.
3) Il project management, voce che identifica il costo delle professionalità interne all’agenzia necessarie alla progettazione e produzione di un evento. Lo scopo è valorizzare le figure coinvolte, diverse a seconda dell’evento e in funzione della complessità del progetto.
4) Le modalità di calcolo del fee, che deve essere espresso come percentuale sulla produzione. Dal momento che la tipologia degli eventi trattati è molto ampia, ogni agenzia è libera di determinarne il valore in funzione della complessità di gestione dell’evento. Tuttavia, la raccomandazione della Consulta è di non scendere in nessun caso sotto il 10%, soglia minima per garantire alle agenzie una corretta remunerazione.

C.P.