e20 n.120. Location: tecnologia, sostenibilità e personalizzazione per experience uniche

Tecnologia, sostenibilità e rapporto con i clienti sono tre ‘hot topic’ anche per le location. A parlarcene i  rappresentanti di alcuni prestigiosi spazi per eventi.

TECNOLOGIA: CONNESSIONE,  ENGAGEMENT E FLESSIBILITÀ

Il ruolo della tecnologia negli eventi è cambiato radicalmente negli ultimi anni, soprattutto in risposta alle nuove esigenze di connessione,  engagement e flessibilità. “Oggi - spiega  Isabella Maggi, marketing and communication director Gattinoni - la tecnologia non è più solo un supporto operativo, ma un elemento centrale dell’esperienza evento”.

“Il ruolo della tecnologia - aggiunge Fabio De Santis, direttore della divisione Event & Conference Ieg - è sempre strategico, lo è sempre stato. S’è resa necessaria una crescente capacità di leggere la domanda e di  organizzare una risposta efficace e tempestiva. Le piattaforme digitali consentono di creare eventi ibridi o virtuali che connettono partecipanti in tutto il mondo, senza limitazioni fisiche. Strumenti come l’intelligenza artificiale e l’analisi dei dati, inoltre, permettono di raccogliere insight  in tempo reale, migliorando il coinvolgimento dei partecipanti e adattando gli eventi sulla base delle esigenze del pubblico".

"Dall’introduzione di streaming live di alta  qualità alle esperienze di realtà aumentata, la tecnologia sta ridefinendo le aspettative di chi partecipa e di chi organizza eventi. Conscia del peso che rappresenta nel bilancio finale dell’evento  un’eccellente dotazione tecnologica, Ieg ha scelto di istituire al suo interno un team dedicato, un albo di fornitori professionali con cui la  relazione è sistematica".

“Siamo passati da una dotazione ‘in house’, a una rete di collaborazioni di altissimo profilo - spiega Fabio De Santis (Ieg) -, concentrandoci sull’infrastruttura tecnologica, che deve essere perfettamente in grado di ospitare quanto di più avanzato offre il mercato. La pandemia ha incrementato la qualità della tecnologia per la partecipazione da remoto , si sono aggiunte le interazioni fra gli ospiti e degli stessi col territorio, sia circostante sia della città. Tutto ciò ha bisogno di risposte adeguate”.

“Le soluzioni tecnologiche più richieste - racconta Maggi (Gattinoni) - riguardano l’integrazione di piattaforme digitali per eventi ibridi e virtuali, la gestione di contenuti  in tempo reale e soluzioni di interazione tra i partecipanti. In particolare, ci viene richiesta sempre più frequentemente l’implementazione di sistemi di live streaming professionali, piattaforme di networking virtuale e tecnologie di realtà aumentata e virtuale per migliorare l’esperienza immersiva. Per rispondere a queste richieste, come Hub Gattinoni Milano abbiamo inserito una  nuova regia nella sala Sidney predisposta per  streaming, in modo tale che la richiesta dei clienti possa essere soddisfatta già in fase di preventivo. Ci siamo poi attrezzati con partnership con  fornitori tecnologici per garantire una perfetta connettività, anche con un ampio numero di partecipanti connessi da remoto”.

SOSTENIBILITÀ: LE BUONE PRATICHE VANNO CONDIVISE

Oggi, le aziende sono sempre più consapevoli dell’ impatto ambientale e sociale delle loro attività, e questo si riflette anche nella scelta di location e soluzioni sostenibili per gli eventi. Per Big Spaces è quindi fondamentale promuovere, gestire e commercializzare  location il più possibile adattive, progettate per minimizzare l’impatto degli allestimenti temporanei. La polifunzionalità degli spazi deve includere strutture residenti e dotazioni fisse, come,   ad esempio, appendimenti e impianti audio/video/luci integrati, insieme a tecnologie e soluzioni per il banqueting già ottimizzate. Questo  modello non solo riduce costi e tempi operativi, ma contribuisce in modo significativo a ridurre l’impatto ambientale.

“Come Gattinoni - racconta Isabella Maggi  (Gattinoni) . anche nelle nostre location, ci  impegniamo a ridurre al minimo l’impatto ambientale, adottando pratiche sostenibili  in ogni fase dell’organizzazione. Dove possibile scegliamo materiali riciclabili, limitando l’uso della plastica e collaborando con fornitori  per ridurre le emissioni di trasporto. Inoltre, promuoviamo l’utilizzo di energia rinnovabile e incentiviamo i catering sostenibili. Crediamo che  la sostenibilità non sia solo una tendenza, ma un imperativo etico per il futuro degli eventi”.

Dal canto loro, anche le aziende comprendono ormai stabilmente nei loro eventi occasioni e messaggi di natura sociale e orientati alla  sostenibilità a 360°. Secondo Fabio De Santis (Ieg) dunque è un messaggio rivolto sia al proprio interno, mettendo in sintonia collaboratori e stakeholder, ma anche all’esterno per consolidare la propria reputazione. La sostenibilità viene intesa non solo come green, ma come impegno  sociale anche verso le varie disabilità. “Siamo di fronte a un paradigma nuovo -precisa De Santis - e lo standing di un soggetto economico viene misurato anche da questi requisiti”.

“È fondamentale collaborare con fornitori che privilegiano fonti di energia rinnovabile - precisa Andrea Baccuini, founder & partner Big  Spaces -, puntando sull’efficienza energetica. È  inoltre essenziale che le location siano certificate e trasparenti in termini di emissioni, garantendo un approccio responsabile in ogni fase  dell’evento”.

RAPPORTO CON I CLIENTI: FIDUCIA ED ESPERIENZE SU MISURA

Oggi i clienti sono più informati e consapevoli, e le loro aspettative sono aumentate. Vogliono soluzioni personalizzate,  innovative e spesso sostenibili. Il rapporto è diventato più collaborativo: non vedono le location solo come fornitori di  uno spazio e di un servizio, ma come veri e propri partner strategici.

“Ci coinvolgono molto di più fin dall’inizio della  fase di ideazione - racconta Isabella Maggi  (Gattinoni), per studiare insieme soluzioni che siano all’altezza dei loro obiettivi e della loro visione. Siamo passati dall’offrire semplicemente  servizi a creare esperienze su misura, costruite attorno alle esigenze specifiche di ogni cliente”.

“Nel tempo - spiega Andrea Baccuini (Big  Spaces) -, il nostro rapporto con i clienti si è  evoluto verso un approccio più consulenziale  e strategico. Le agenzie e le aziende non ci contattano solo con progetti definiti, ma ci coinvolgono anche per il know-how, richiedendo  di co-progettare eventi sin dalle fasi preliminari. Inoltre, quando l’interlocutore è un developer di un quartiere o distretto urbano, il nostro ruolo  consulenziale è fondamentale fin dalle prime fasi di progettazione. È infatti essenziale identificare le necessità strutturali e di arredo urbano  per garantire una fruizione ottimale degli spazi e assicurare che ogni area sia predisposta per ospitare eventi futuri”.

Per Ieg, il rapporto coi clienti è in continuo mutamento: cambiano le richieste e di conseguenza le sedi congressuali sono stimolate all’innovazione  e a inserire nei processi relazioni di varia natura.

“Spesso - racconta Fabio De Santis -gli eventi vengono confermati direttamente dal promotore,  disintermediando la domanda. Chi fa il nostro mestiere sa bene cosa cambia ”.

Inoltre, i format che si svolgono nei centri congressi e nelle sedi si modificano e si contaminano sempre più: eventi con contenuti scientifici che integrano o si affiancano a fiere con obiettivi prettamente commerciali, prevedono  momenti spettacolari, opportunità di matching commerciale e attività esperienziali. “Si >inserisce un elemento, per noi decisivo - conclude De Santis -, la sinergia coi servizi del territorio,  sempre più apprezzati e utilizzati anche dal mondo  degli eventi corporate”.

Marina Bellantoni